Resultat

Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Bergen kommune har inngått avtale med Vivicta AS om Økonomiløsning til Bergen kommune.Økonomiløsningen skal leveres som en skytjeneste og omfatter innføring og tilrettelegging, herunder opplæring, datakonvertering og etablering av integrasjoner. I tillegg omfatter avtalen drift/forvaltning, videreutvikling og brukerstøtte. Økonomiløsningen skal dekke kommunens behov innenfor økonomi, regnskap, inngående og utgående faktura og prosjektregnskap.Områder som økonomiløsningen skal støtte er:Regnskap, herunder registrering og bokføring, remittering, anleggshåndtering og avgiftshåndtering.Utgående faktura, herunder fakturering, inntektsføring, og betalingsoppfølging.Inngående faktura, herunder fakturamottak, fakturabehandling, fakturamatching, avviksbehandling og betalingsoppfølging.Prosjektregnskap, herunder timeregistrering, administrasjon og oppfølging av prosjekter og generering av fakturagrunnlag.Virksomhetsstyring og rapportering, samt økonomisk innsikt og kontroll.Register- og masterdata, som for eksempel kunderegister, leverandørregister og anleggsregister.Integrasjoner og utveksling av data mellom ulike løsninger.Avtalen omfatter også tilleggstjenester som konsulentbistand/rådgivning og opplæringstjenester utover behovet i forbindelse med etablering av tjenesten, samt mulighet for utvidet brukerstøtte.Avtalen trådte i kraft 7. september 2026 og gjelder i fem år fra denne dato.  Avtalen fornyes deretter automatisk for ett år om gangen med mindre den sies opp av partene iht. bestemmelsene om oppsigelse.Hovedtrekkene i prosedyrenBergen kommune har inngått avtale med Vivicta AS om Økonomiløsning til Bergen kommune.Økonomiløsningen skal leveres som en skytjeneste og omfatter innføring og tilrettelegging, herunder opplæring, datakonvertering og etablering av integrasjoner. I tillegg omfatter avtalen drift/forvaltning, videreutvikling og brukerstøtte. Økonomiløsningen skal dekke kommunens behov innenfor økonomi, regnskap, inngående og utgående faktura og prosjektregnskap.Områder som økonomiløsningen skal støtte er:Regnskap, herunder registrering og bokføring, remittering, anleggshåndtering og avgiftshåndtering.Utgående faktura, herunder fakturering, inntektsføring, og betalingsoppfølging.Inngående faktura, herunder fakturamottak, fakturabehandling, fakturamatching, avviksbehandling og betalingsoppfølging.Prosjektregnskap, herunder timeregistrering, administrasjon og oppfølging av prosjekter og generering av fakturagrunnlag.Virksomhetsstyring og rapportering, samt økonomisk innsikt og kontroll.Register- og masterdata, som for eksempel kunderegister, leverandørregister og anleggsregister.Integrasjoner og utveksling av data mellom ulike løsninger.Avtalen omfatter også tilleggstjenester som konsulentbistand/rådgivning og opplæringstjenester utover behovet i forbindelse med etablering av tjenesten, samt mulighet for utvidet brukerstøtte.Avtalen trådte i kraft 7. september 2026 og gjelder i fem år fra denne dato.  Avtalen fornyes deretter automatisk for ett år om gangen med mindre den sies opp av partene iht. bestemmelsene om oppsigelse.

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Maj-Britt Brobakke

Kontakt telefon

+47 05556

Kontakt e-post

maj-britt.brobakke@bergen.kommune.no

Adresse

Rådhusgaten 10, 5014 BERGEN

• Pris

  30%

  Beskrivelse

  I dette kriteriet vil leverandørens totalpris evalueres. Priser oppgis eks. mva. i NOK. Priselementene er delt inn i følgende kategorier og det er summen av disse som utgjør totalprisen: Etableringskostnader: Leverandøren skal oppgi alle kostnader knyttet til etablering (tilrettelegging og innføring) av Skytjenesten/Ytelsen iht. Avtalen, herunder prosjektkostnader, integrasjoner, datakonvertering, opplæring, eventuelle kostnader ved bruk av Skytjenesten fram til Leveringsdag og bistand i Hypercarefasen. Forvaltningskostnader: Leverandøren skal oppgi alle kostnader knyttet til forvaltning iht. Avtalen. Dette omfatter blant annet lisens- og transaksjonskostnader, brukerstøtte, vedlikehold, drift, oppgraderinger, testmiljø og administrasjon av avtalen. Forvaltningskostnadene beregnes for en avtaleperiode på 10 år. Forvaltningsfasen starter ved Leveringsdag. Tilleggstjeneste konsulentbistand/rådgivning. Leverandøren skal oppgi priser for konsulentbistand/rådgivning. Kunden har oppgitt et timeestimat for evalueringsformål. Prisbestemmelsene for øvrig framgår av Bilag 7 Pris og prisbestemmelser og Bilag 7 Vedlegg 1 Prisskjema. Dokumentasjonskrav: Leverandøren skal fylle ut Bilag 7 Vedlegg 1 Prisskjema. De samlede kostnadene for priselementene over framgår av arkfanen «Veiledning og samlet kostnad». Disse summene skal legges inn av leverandør i Mercell iht. oppsett under Produkter/Tjenester.

• Funksjonell støtte og brukervennlighet

  Funksjonsområder og hovedprosesser | Brukervennlighet

  50%

  Beskrivelse

  Oppdragsgiver gjør en helhetsvurdering av i hvilken grad Løsningen oppfyller Kundens krav og behov. Oppdragsgiver vil legge vekt på: 1. Funksjonsområder og hovedprosesser, med følgende innbyrdes vekting; Generelle og overordnede krav, vektes 15% (Vedlegg A, arkfane 1A - Generelt) Masterdata og grunndata, vektes 17% (Vedlegg A, arkfane 1B - Masterdata og grunndata) Regnskap, vektes 15% (Vedlegg A, arkfane 1C - Regnskap (hovedbok)) Inngående faktura, vektes 15% (Vedlegg A, arkfane 1D - Inngående faktura) Utgående faktura, vektes 15% (Vedlegg A, arkfane 1E - Utgående faktura) Virksomhetsstyring og rapporter, vektes 15% (Vedlegg A, arkfane 1F - Styring og rapporter) Prosjekt, vektes 8% (Vedlegg A, arkfane 1G - Prosjekt) 2. Brukervennlighet. Punkt 1 og 2 er angitt i prioritert rekkefølge. Metode for evaluering - generelt: Evalueringen skjer basert på leverandørens besvarelse iht. dokumentasjonskravet, samt demonstrasjon av tilbudt løsning. Demonstrasjonen skal gjennomføres av leverandør basert på forhåndsdefinerte brukertilfeller/case som leverandør får tilsendt i forkant av demonstrasjonen. Det er kun leverandørene som inviteres til forhandlinger som får anledning til å demonstrere sin løsning. Oppdragsgiver vil gjøre opptak av demonstrasjonen. Metode for evaluering av Brukervennlighet: Brukervennlighet vurderes ut fra en helhetsvurdering av de spesifikke kravene knyttet til brukervennlighet i Vedlegg A Kravspesifikasjon arkfane 2 - Brukervennlighet, samt de funksjonelle kravene i Vedlegg A Kravspesifikasjon arkfane 1A - 1G, i den grad disse er egnet til å vise Løsningens brukervennlighet. Brukervennlighet i Løsningens funksjonalitet vil også vurderes i Leverandørens demonstrasjon, hvor poengscore per evalueringskrav vil justeres ut fra hvor smidige arbeidsprosessene fremstår, hvor enkel løsningen fremstår i bruk, samt hvordan Løsningen støtter brukeren for å sikre korrekt utførelse av oppgaver. Dokumentasjonskrav: Vedlegg A Kravspesifikasjon, arkfanene 1A til 1G og arkfane 2 – Brukervennlighet. Bilag 2 (hvor det er angitt at Leverandøren skal besvare krav iht. Vedlegg A Kravspesifikasjon, arkfanene 1A-1G og 2 - Brukervennlighet)

  Evalueringsmetode

  Evalueringen skjer basert på leverandørens besvarelse iht. dokumentasjonskravet, samt demonstrasjon av tilbudt løsning. Demonstrasjonen skal gjennomføres av leverandør basert på forhåndsdefinerte brukertilfeller/case som leverandør får tilsendt i forkant av demonstrasjonen. Det er kun leverandørene som inviteres til forhandlinger som får anledning til å demonstrere sin løsning. Oppdragsgiver vil gjøre opptak av demonstrasjonen.

  Brukervennlighet vurderes ut fra en helhetsvurdering av de spesifikke kravene knyttet til brukervennlighet i Vedlegg A Kravspesifikasjon arkfane 2 - Brukervennlighet, samt de funksjonelle kravene i Vedlegg A Kravspesifikasjon arkfane 1A - 1G, i den grad disse er egnet til å vise Løsningens brukervennlighet.

  Brukervennlighet i Løsningens funksjonalitet vil også vurderes i Leverandørens demonstrasjon, hvor poengscore per evalueringskrav vil justeres ut fra hvor smidige arbeidsprosessene fremstår, hvor enkel løsningen fremstår i bruk, samt hvordan Løsningen støtter brukeren for å sikre korrekt utførelse av oppgaver.

  Dokumentasjonskrav:

  • Vedlegg A Kravspesifikasjon, arkfanene 1A til 1G og arkfane 2 – Brukervennlighet.
  • Bilag 2 (hvor det er angitt at Leverandøren skal besvare krav iht. Vedlegg A Kravspesifikasjon, arkfanene 1A-1G og 2 - Brukervennlighet)

  Delkriterier

  Funksjonsområder og hovedprosesser

  Beskrivelse

  Evaluering av funksjonsområder og hovedprosesser, med følgende innbyrdes vekting: * Generelle og overordnede krav, vektes 15% (Vedlegg A, arkfane 1A - Generelt) * Masterdata og grunndata, vektes 17% (Vedlegg A, arkfane 1B - Masterdata og grunndata) * Regnskap, vektes 15% (Vedlegg A, arkfane 1C - Regnskap (hovedbok)) * Inngående faktura, vektes 15% (Vedlegg A, arkfane 1D - Inngående faktura) * Utgående faktura, vektes 15% (Vedlegg A, arkfane 1E - Utgående faktura) * Virksomhetsstyring og rapporter, vektes 15% (Vedlegg A, arkfane 1F - Styring og rapporter) * Prosjekt, vektes 8% (Vedlegg A, arkfane 1G - Prosjekt)

  Brukervennlighet

  Beskrivelse

  Brukervennlighet vurderes ut fra en helhetsvurdering av de spesifikke kravene knyttet til brukervennlighet i Vedlegg A Kravspesifikasjon arkfane 2 - Brukervennlighet, samt de funksjonelle kravene i Vedlegg A Kravspesifikasjon arkfane 1A - 1G, i den grad disse er egnet til å vise Løsningens brukervennlighet. Brukervennlighet i Løsningens funksjonalitet vil også vurderes i Leverandørens demonstrasjon, hvor poengscore per evalueringskrav vil justeres ut fra hvor smidige arbeidsprosessene fremstår, hvor enkel løsningen fremstår i bruk, samt hvordan Løsningen støtter brukeren for å sikre korrekt utførelse av oppgaver.

• Teknisk kvalitet

  Digital sikkerhet | Dataflyt og integrasjoner

  10%

  Beskrivelse

  Oppdragsgiver gjør en samlet vurdering ut fra oppfyllelse av Kundens krav og behov, og vil legge vekt på, i prioritert rekkefølge: 1. Digital sikkerhet. 2. Dataflyt og integrasjoner. Evalueringen skjer basert på leverandørens besvarelse iht. dokumentasjonskravet. Dokumentasjonskrav: Vedlegg A Kravspesifikasjon, arkfanene 3 – Digital sikkerhet og arkfane 4 – Data og integrasjonskrav.

  Evalueringsmetode

  Evalueringen skjer basert på leverandørens besvarelse iht. dokumentasjonskravet.

  Dokumentasjonskrav:
  Vedlegg A Kravspesifikasjon, arkfanene 3 – Digital sikkerhet og arkfane 4 – Data og integrasjonskrav.

  Delkriterier

  Digital sikkerhet

  Beskrivelse

  Vurdering av digital sikkerhet.

  Dataflyt og integrasjoner

  Beskrivelse

  Vurdering av dataflyt og integrasjoner.

• Kvalitet i etablering

  Leverandørens Innledende og Generelle plan | Leverandørens foreslåtte prosjektorganisering

  8%

  Beskrivelse

  I dette kriteriet vil oppdragsgiver legge vekt på, i prioritert rekkefølge: 1. Leverandørens Innledende og Generelle plan for gjennomføring av Avtalen. Leverandørens plan vurderes ut fra en helhetlig vurdering av planen. Det vil være positivt om planen er konkret, med klare ansvarsforhold, om den er realistisk og ivaretar Kundens behov for fleksibilitet, og om den legger opp til en arbeidsfordeling mellom Kunde og Leverandør som er tids- og ressursbesparende for Kunden. Kunden vil også blant annet vurdere: I hvilken grad planen tar hensyn til kompleksiteten ved å ha delvis parallelle og nært knyttede etableringsprosjekter. I hvilken grad Leverandørens plan for opplæring er målrettet og tilpasset de ulike brukergruppene, og om den er godt tilpasset til øvrige aktiviteter i etableringsprosjektet. I hvilken grad Leverandørens plan for etablering av integrasjoner legger til rette for at de kan testes og verifiseres i god tid til Kundens Godkjenningsprøve. I hvilken grad Leverandørens metode for konvertering av data reduserer risiko og sikrer datakvalitet. I hvilken grad Leverandørens plan for testing legger til rette for avdekking av feil i god tid før Godkjenningsprøven. Leverandørens beskrivelse av Hypercare-fasen og i hvilken grad denne legger til rette for tett oppfølging og effektiv håndtering av spørsmål og feil. 2. Leverandørens foreslåtte prosjektorganisering. For prosjektorganisering gjøres det en vurdering av: I hvilken grad Leverandøren beskriver en robust og smidig styringsmodell og prosjektmetodikk som er tilpasset at det vil løpe parallelle etableringsprosjekter. I hvilken grad samarbeidet med Bergen kommune organiseres på en forutsigbar måte, og om prosjektorganiseringen legger opp til en klar arbeidsfordeling mellom Kunde og Leverandør som er tids- og ressursbesparende for Kunden. Det er videre positivt om prosjektorganiseringen legger til rette for fleksibilitet som ivaretar behov for samhandling med leverandør av ny Innkjøpsløsning. I hvilken grad Leverandøren tilbyr et prosjektteam bestående av ressurser med relevant kompetanse og erfaring, med tydelige roller og ansvar. I hvilken grad Leverandørens beskrivelse av den kapasitet og kompetanse Kunden skal bidra med i etableringsprosjektet legger til rette for å være ressursbesparende for Kunde, samtidig som prosjektet totalt sett vil ha god behovsdekning. Dokumentasjonskrav: Bilag 4 Vedlegg 1 Innledende og generell plan for gjennomføring av Avtalen Bilag 4 Vedlegg 2 Prosjektorganisering, inkludert CV-er som dokumenterer opplysninger gitt i Bilag 4 Vedlegg 2

  Evalueringsmetode

  Dokumentasjonskrav:

  • Bilag 4 Vedlegg 1 Innledende og generell plan for gjennomføring av Avtalen
  • Bilag 4 Vedlegg 2 Prosjektorganisering, inkludert CV-er som dokumenterer opplysninger gitt i Bilag 4 Vedlegg 2

  Delkriterier

  Leverandørens Innledende og Generelle plan

  Beskrivelse

  Leverandørens plan vurderes ut fra en helhetlig vurdering av planen. Det vil være positivt om planen er konkret, med klare ansvarsforhold, om den er realistisk og ivaretar Kundens behov for fleksibilitet, og om den legger opp til en arbeidsfordeling mellom Kunde og Leverandør som er tids- og ressursbesparende for Kunden. Kunden vil også blant annet vurdere: * I hvilken grad planen tar hensyn til kompleksiteten ved å ha delvis parallelle og nært knyttede etableringsprosjekter. * I hvilken grad Leverandørens plan for opplæring er målrettet og tilpasset de ulike brukergruppene, og om den er godt tilpasset til øvrige aktiviteter i etableringsprosjektet. * I hvilken grad Leverandørens plan for etablering av integrasjoner legger til rette for at de kan testes og verifiseres i god tid til Kundens Godkjenningsprøve. * I hvilken grad Leverandørens metode for konvertering av data reduserer risiko og sikrer datakvalitet. * I hvilken grad Leverandørens plan for testing legger til rette for avdekking av feil i god tid før Godkjenningsprøven. * Leverandørens beskrivelse av Hypercare-fasen og i hvilken grad denne legger til rette for tett oppfølging og effektiv håndtering av spørsmål og feil.

  Leverandørens foreslåtte prosjektorganisering

  Beskrivelse

  For prosjektorganisering gjøres det en vurdering av: * I hvilken grad Leverandøren beskriver en robust og smidig styringsmodell og prosjektmetodikk som er tilpasset at det vil løpe parallelle etableringsprosjekter. * I hvilken grad samarbeidet med Bergen kommune organiseres på en forutsigbar måte, og om prosjektorganiseringen legger opp til en klar arbeidsfordeling mellom Kunde og Leverandør som er tids- og ressursbesparende for Kunden. Det er videre positivt om prosjektorganiseringen legger til rette for fleksibilitet som ivaretar behov for samhandling med leverandør av ny Innkjøpsløsning. * I hvilken grad Leverandøren tilbyr et prosjektteam bestående av ressurser med relevant kompetanse og erfaring, med tydelige roller og ansvar. * I hvilken grad Leverandørens beskrivelse av den kapasitet og kompetanse Kunden skal bidra med i etableringsprosjektet legger til rette for å være ressursbesparende for Kunde, samtidig som prosjektet totalt sett vil ha god behovsdekning.

• Kvalitet i forvaltning

  2%

  Beskrivelse

  Oppdragsgiver gjør en samlet vurdering ut ifra oppfyllelse av Kundens krav og behov. Evalueringen skjer basert på leverandørens besvarelse iht. dokumentasjonskravet. Dokumentasjonskrav: Leverandøren skal fylle ut Bilag 5 og Bilag 2 (hvor det er angitt at Leverandøren skal besvare krav iht. Vedlegg A Kravspesifikasjon – arkfane 5 – Forvaltning)

  Evalueringsmetode

  Evalueringen skjer basert på leverandørens besvarelse iht. dokumentasjonskravet.
  Dokumentasjonskrav:
  Leverandøren skal fylle ut Bilag 5 og Bilag 2 (hvor det er angitt at Leverandøren skal besvare krav iht. Vedlegg A Kravspesifikasjon – arkfane 5 – Forvaltning)

• Firmaattest

  Beskrivelse

  Leverandør er registrert i et foretaksregister eller et handelsregister i medlemsstaten som leverandøren er etablert i. Som beskrevet i bilag XI til direktiv 2014/24/EU; leverandører fra visse medlemsstater kan være nødt til å oppfylle andre krav i nevnte bilag. Leverandør skal være et lovlig registrert foretak.

  Dokumentasjonskrav

  For leverandører som er registrert i det norske Enhetsregisteret, er det ikke nødvendig å legge ved dokumentasjon. Oppdragsgiver vil kontrollere registreringen ved bruk av organisasjonsnummer oppgitt i leverandørens Mercell-profil. For leverandører som ikke er registrert i ovennevnte register må leverandør levere attest eller bekreftelse (tilsvarende firmaattest) for registrering i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Slik attest skal ikke være utstedt mer enn 6 måneder før frist for anmodning om deltakelse.

Se hele utlysningen