Kunnskapsgrunnlag for sirkulære møbelinnkjøp i regionen (ny utlysning)

1. Bakgrunn og formål Møre og Romsdal fylkeskommune har behov for et kunnskapsgrunnlag om sirkulære innkjøp av kontor- og skolemøbler i Møre og Romsdal. Formålet er å få et faglig og markedsmessig grunnlag for å vurdere hvordan framtidige anskaffelser av kontor- og skolemøbler kan bidra til reduserte klima- og miljøbelastninger. Utredningen skal gi grunnlag for å vurdere om og i hvilken grad lønnsomme sirkulære løsninger, bør inngå i framtidige rammeavtaler eller andre tiltak. Utredningen skal belyse status i dagens verdikjede for møbler, vurdere markedsmodenhet og identifisere hva som må være på plass for at sirkulære løsninger skal være gjennomførbare i regional sammenheng. Et sentralt mål er også å legge til rette for regional utvikling i fylket. 2. Hva som skal utredes Behovet omfatter en analyse av markedet og verdikjeden for kontor- og skolemøbler, med særlig vekt på forhold som påvirker muligheten for gjenbruk og ombruk. Det skal vurderes hvordan nye forretningsmodeller i verdikjeden kan utvikles regionalt, og hvilke grep som kan styrke markedet og gjøre sirkulære løsninger mer praktisk og kommersielt bærekraftige Utredningen må også belyse sentrale utfordringer som er identifisert i dag, herunder et umodent marked, manglende logistikk for innsamling og ombruk, usikkerhet knyttet til kvalitet og sporbarhet for brukte møbler, samt at kommunale behov foreløpig ikke er kartlagt. Kartlegging av behov bør inngå dersom dette er nødvendig for å vurdere hvordan forretningsmodeller og verdikjede kan utvikles. Utredningen skal belyse hvilke forutsetninger som må være på plass for at ulike sirkulære løsninger skal være gjennomførbare og økonomisk bærekraftige. Dette inkluderer relevante forretningsmodeller. Utredningen skal også identifisere barrierer og muligheter knyttet til marked, logistikk, kvalitetssikring, sporbarhet og etterspørsel. 3. Omfang og involvering Utredningen bør dekke hele Møre og Romsdal og involvere relevante aktører i regionen for å sikre at anbefalingene blir gjennomførbare. Utredningen skal identifisere og involvere relevante aktører i Møre og Romsdal som kan ha betydning for utviklingen av en mer bærekraftig verdikjede for kontor- og skolemøbler. Dette kan omfatte kommuner, fylkeskommune, innkjøpsmiljø, leverandører, ombruksaktører, logistikkaktører, attføringsbedrifter, skoler, eiendomsforvaltere og andre aktører som vurderes som relevante. Det er også relevant å se hen til at statlige og private aktører kan ha nytte av en regional utvikling av verdikjeden. Et viktig tema er hvordan volum kan påvirke utviklingen i markedet. Utredningen bør derfor, så langt det er nødvendig, kartlegge kommunale behov som kan inngå i framtidige regionale løsninger, slik at samlet etterspørsel kan vurderes som virkemiddel for å modne verdikjeden. 4. Ønskede leveranser Utredningen skal gi en samlet rapport med markedsanalyse og modenhetsvurdering, vurdering av relevante framtidige forretningsmodeller, samt anbefalinger om hvilke tiltak og eventuelle anskaffelsesstrategier som best kan bidra til en mer bærekraftig og regionalt forankret verdikjede for kontor- og skolemøbler. 5. Tildelingskriterier Viser her til fane Tildelingskriterier og tilhørende krav i fane Kravspesifikasjon. 5.1 Evalueringsmodell Ved evalueringen vil det for tildelingskriterene bli gitt karakter. I karaktersettingen blir det benyttet en karakterskala fra 1-10, der 10 er beste score. Karakteren som blir gitt for hvert tildelingskriterium, multiplisert med vekt, blir til kriteriets poengsum. Evalueringen blir dessuten gjennomført på en slik måte at karaktersettingen sikrer at relevante forskjeller mellom tilbudene blir gjenspeilet i de poengene som tilbudene får. 6. Kontrakt Det vil bli inngått kontrakt mellom oppdragsgiver og leverandør for levering av leveransen som er spesifisert i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. Avtalen som blir inngått vil være basert på Avtale tjenestekjøp.Hovedtrekkene i prosedyrenOppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre dialog gjennom forhandlinger med en eller flere av leverandørene som inngir tilbud i konkurransen. Forhandlingene vil kunne gjelde alle sider av tilbudene. Utvelgelsen av hvem det vil forhandles med vil bli foretatt etter en vurdering av tildelingskriteriene. Forhandlinger blir ikke gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurderer at forhandlinger ikke er hensiktsmessig. Dialog i form av rettinger/avklaringer gjennomføres ved behov. Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i kommunikasjonsmodulen i Hyyr.