Markkinavuoropuhelun tietopyyntö: Kiinteistönhoitopalvelut

Tämä ilmoitus on kutsu vastaamaan tietopyyntöön. Tämä ilmoitus ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus, tarjouspyyntö eikä ilmoituksen julkaisulla aloiteta tarjouskilpailua. Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan Tilat-palvelu hankkii kiinteistönhoitopalveluja kaiken kaikkiaan noin 650 kohteeseen. Kilpailutuksissa kohteet pyritään kokoamaan tarkoituksenmukaisiksi kokonaisuuksiksi, jotka tukevat sujuvaa yhteistyötä sopimuskaudella ja mahdollistavat mahdollisimman laajan yritysjoukon osallistumisen tarjouskilpailuihin. Sopimusten sisältöä ja ehtoja kehitetään edelleen. Kehittämisen tueksi järjestämme tämän tietopyyntönä toteutettavan markkinavuoropuhelun, jossa pyydämme palautetta muun muassa sopimusehdoista, palvelukuvauksista, kilpailutusten osa-alueiden koosta ja hinnoittelusta. Toivomme vastauksia mahdollisimman laajalta joukolta alan toimijoita. Tietopyynnön tarkoituksena on saada toimijoiden näkemys tulevien hankintojen valmistelun tueksi. Tietopyynnön tavoitteena on selvittää seuraavia asioita: 1. Tietopyynnön liitteenä on palvelukuvauksen luonnos (Liite 1). Pyydämme siitä palautetta seuraavien kysymysten avulla. Perustelkaa vastauksenne ja yksilöikää mahdollisuuksien mukaan palvelukuvauksen kohdat, joita palaute koskee. - Mitkä palvelukuvauksen vaatimukset ja toimintatavat ovat nähdäksenne toimivia ja säilyttämisen arvoisia esimerkiksi palvelun laadun tai yhteistyön sujuvuuden kannalta? - Mitkä palvelukuvauksen vaatimukset tai toimintatavat ovat mielestänne epäselviä, vaikeasti toteutettavia tai tarpeettomia ja miksi? - Mitä muuttaisitte, lisäisitte tai poistaisitte palvelukuvauksesta? Kuvatkaa konkreettiset kehittämisehdotuksenne ja niiden arvioidut vaikutukset esimerkiksi palvelun laatuun, kustannuksiin tai yhteistyön toimivuuteen. 2. Kilpailutuksissa on pyritty vahvistamaan laadun merkitystä tarjousten vertailussa. Laadun painoarvo on ollut 50 % ja hinnan 50 %. Painotuksia harkitaan tulevissa kisoissa. Tietopyynnön liitteenä on luonnos hankinnan laadunarvioinnista ja pisteytyksestä. Pyydämme siitä palautetta seuraavien kysymysten avulla. Perustelkaa vastauksenne ja yksilöikää mahdollisuuksien mukaan liitteen kohdat, joita palaute koskee. - Onko laadun ja hinnan yhtä suuri painotus (50 % / 50 %) mielestänne tarkoituksenmukainen? Jos ehdotatte muuta painotusta, millainen se olisi? - Mitkä esitetyt laatukriteerit kuvaavat mielestänne parhaiten valmiuksia tuottaa laadukasta kiinteistönhoitoa? Entä mitä kriteerejä muuttaisitte, lisäisitte tai poistaisitte? - Onko laatupisteiden jakautuminen yrityksen, kohdekoordinaattorin ja kiinteistönhoitajien sekä yksittäisten kriteerien kesken mielestänne tarkoituksenmukainen, vai pitäisikö sitä muuttaa? - Ovatko arviointiperusteet ja pisteiden saamiseksi vaadittavat selvitykset riittävän selkeitä ja käytännössä toteutettavia? Mitä täsmennyksiä tai muutoksia ehdotatte? 3. Aikaisemmissa kilpailutuksissa kohdekoordinaattorin vastuulla olevien kaupungin sopimuskohteiden määrä on rajattu enintään 40 kohteeseen. Rajauksella on pyritty pitämään kohdekoordinaattorin työmäärä kohtuullisena. - Pidättekö 40 kohteen enimmäismäärää tarkoituksenmukaisena? Jos ette, mikä olisi mielestänne sopiva enimmäismäärä? 4. Aikaisemmissa kilpailutuksissa hankinta on jaettu 2-3 osa-alueeseen, joista kukin on sisältänyt noin 20-30 kohdetta. Tavoitteena on ollut valita useampia toimjoita. Tämän vuoksi sama tarjoaja on voinut tulla valituksi määrän mukaan 1-2 osa-alueelle. Osa-aluejaolla on pyritty mahdollistamaan myös pienten ja keskisuurten yritysten osallistuminen tarjouskilpailuihin. - Miten osa-alueiden koko ja niiden lukumäärä vaikuttavat yrityksenne mahdollisuuksiin osallistua tarjouskilpailuun? Näettekö edellä kuvatussa jaottelussa osallistumista rajoittavia tekijöitä? - Kuinka monta kohdetta yhteen osa-alueeseen ja kuinka monta osa-aluetta yhteen kilpailutukseen tulisi mielestänne sisällyttää tai näettekö muita rajoitteita kuin kohteiden määrä? 5. Tilaajan tavoitteena on siirtyä BEM-huoltokirjassa asteittain KH-nimikkeistöstä Tehtäväkirjasto 2024 käyttöön. Uudessa tehtäväkirjastossa päivä- ja viikkotehtävät on korvattu kausi- ja kuukausitehtävillä, joiden toteutusta ohjaavat erillisessä laatuliitteessä määritellyt laatutavoitteet. Molemmissa kirjastoissa tavoitellaan KiinteistöRYLin mukaista laatua. - Millä edellytyksillä muutos voidaan toteuttaa sopimuskauden aikana, ja miten se vaikuttaisi palvelun toteutukseen ja hinnoitteluun? Arvioikaa asiaa liitteenä olevan huolto-ohjelmien vertailun perusteella (Liite 3) Kysymyksiin vastataan sähköisellä lomakkeella liitteenä olevan linkin kautta viimeistään 2.12.2026 kello 16:00. Tietopyynnöllä saatuja tuloksia voidaan tulla käyttämään hankinta-asiakirjojen ja hankintojen valmisteluun ja suunnitteluun. Saatuja tietoja ei tulla julkaisemaan sellaisenaan. Mahdolliset hankintailmoitukset aiheeseen liittyen tullaan julkaisemaan myöhemmin.