Matka- ja kululaskujen hallintajärjestelmä hyvinvointialueen käyttöön

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tavoitteena on hankkia matka- ja kululaskujen hallintajärjestelmä (jäljempänä ”Järjestelmä”), joka tukee henkilöstön matka- ja kuluprosesseja kokonaisvaltaisesti. Hankinta on osa VAKEn laajempaa Digi#2-hankekokonaisuutta, jossa hyvinvointialue on jo kilpailuttanut HR-järjestelmän sekä palkanlaskennan ja työvuorosuunnittelu- ja optimointiratkaisun. Palkkajärjestelmänä käytetään huhtikuusta 2026 alkaen Personec F-järjestelmää ja HR-järjestelmänä Personec F ESS:iä. Nyt hankittavan matka- ja kululaskujen hallintajärjestelmän tulee olla huhtikuussa 2026 valmis integroitumaan HR-masterjärjestelmään (Personec F ESS) ja talouden järjestelmiin (kirjanpito- ja maksatusjärjestelmä). Hankinnan tavoitteena on varmistaa, että hyvinvointialueiden henkilöstöllä on käytössään moderni, käyttäjäystävällinen ja automaatiota hyödyntävä järjestelmä, joka vähentää manuaalista työtä, tukee digitaalista asiointia ja on yhteensopiva hyvinvointialueiden hallinnollisten järjestelmien arkkitehtuurin kanssa. Tarjousten vertailussa hinnan painoarvo on 70 % ja laadun 30 %.Menettelyn pääpiirteetHankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki). Hankinnan arvo ylittää hankintalain 26 §:n mukaisen EU-kynnysarvon. Hankinta julkaistaan tarjouspalvelu.fi palvelussa. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus myös HILMA:ssa internet-osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista ja keskeyttää hankintamenettelyn tai hankinnan todellisesta ja perustellusta syystä. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa vain suomeksi. Tarjoukset on laadittava suomen kielellä. Tarjous ei saa olla ehdollinen, eikä osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia hyväksytä. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska palvelut tulee rakentaa yhdenmukaisesti. Jakamalla osiin on vaarana, että ratkaisut eivät olisi yhteensopivia ja jouduttaisiin mahdollisiin päällekkäisiin hankintoihin. Tarjoajalle ei makseta korvausta tarjouksen tekemisestä tai muusta tarjouskilpailuun kuuluvaan menettelyyn osallistumisesta. Selvyyden vuoksi todetaan, että Hankintayksikkö julkaisee hankintapäätöksen internetissä, kun hankintapäätös on tehty.