Medieovervåkning for Kommunikasjonsavdelingen i SSB

SSB ønsker å inngå avtale om medieovervåkingsverktøy som gir rask, relevant og oppdatert oversikt over det norske nyhetsbildet og omtalen av SSB og tilhørende fagområder. Løsningen skal dekke behov hos flere brukergrupper, og bidra til å rapportere og presentere mediebildet på en relevant måte, innenfor flere ulike fagkategorier. Det er ønskelig at løsningen skal effektivisere eller erstatte dagens manuelle prosesser slik som å kategorisere omtaler og distribuere oversikter i organisasjonen.Hovedtrekkene i prosedyrenSSB ønsker å inngå avtale om medieovervåkingsverktøy som gir rask, relevant og oppdatert oversikt over det norske nyhetsbildet og omtalen av SSB og tilhørende fagområder. Løsningen skal dekke behov hos flere brukergrupper, og bidra til å rapportere og presentere mediebildet på en relevant måte, innenfor flere ulike fagkategorier. Det er ønskelig at løsningen skal effektivisere eller erstatte dagens manuelle prosesser slik som å kategorisere omtaler og distribuere oversikter i organisasjonen. I dag kan SSB ha opp mot 2000 oppslag i redaksjonelle medier i måneden, og bli nevnt i opp mot 250 oppslag på en dag. Gjennomsnittet vil ligge mellom 50 og 100 oppslag på en dag. I dagens løsning kan kommunikasjonsrådgiverne bruke opp mot 10 timer i uka på å kategorisere nyhetssaker til våre fagområder eller tema. Medieovervåkningen skal støtte fire brukerbehov. Totalt er vi rundt 850 ansatte i SSB. Av disse er det rundt 50 stykker som i dag logger seg inn i medieovervåkningsverktøyet. Resten mottar en PDF-rapport/ e-post laget av kommunikasjonsrådgiverne. Dette er hvordan de ulike brukerne forholder seg til medieovervåkningen i dag:Gruppe 1: Kommunikasjonsrådgivere (superbrukere): Disse utarbeider en daglig oppsummering til ledelsen, samt en PDF-rapport til alle medarbeidere basert på en manuell kategorisering av nyhetssaker etter fagområder. Disse har også ansvar for å analysere utviklingen av omtale, og vedlikeholde søkeprofiler som er relevante. Gruppe 2: Fagansatte (selvbetjeningsbrukere): Ønsker å følge med på omtale av egne publiseringer gjennom innlogging i medieovervåkingsverktøyet eller gjennom den utsendte PDF-rapporten. Gruppe 3 - Ledelsen: Ønsker å være orientert av kommunikasjonsrådgiverne, med mulighet for å være proaktiv om det skjer noe kritisk. Gruppe 4 - Øvrige ansatte: Mottar oversikter og omtaler i form av e-post (sendt av kommunikasjonsrådgiverne). Merk; denne beskrivelsen er slik vi jobber i dag. Det er ønskelig med en mer automatisert prosess som reduserer tiden kommunikasjonsrådgiverne bruker på kategorisering og analyse, men at fagansatte og ledelsen fortsatt på en enkel måte skal få tilgang til nyhetssaker innenfor sitt fagområde eller tema.