OSALLISTUMISPYYNTÖ ASIAKASTIETOJÄRJESTELMÄN HANKINNASSA

Kajave Oy (jäljempänä ”tilaaja” tai ”hankintayksikkö”) pyytää ehdokkaita lähettämään osallistumishakemuksen neuvottelumenettelyyn Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän osallistumispyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohteena on asiakastietojärjestelmä. Hankintaan kuuluvat mahdollisesti optiona myös seuraavat palvelut: tasehallinta, mittauspalvelu, laskutus ja perintä sekä tiedonhallinta. Hankintasopimuksen tavoitteena on kilpailutuksessa hankkia asiakastietojärjestelmä SaaS-ratkaisuna. Tarkoitus ei ole räätälöidä asiakastietojärjestelmää Tilaajan tarpeisiin vaan hyödyntää asiakastietojärjestelmän standardiratkaisuja. Hankinnan tulee lisäksi vastata myös Loisteen eri yhtiöiden tarpeisiin, joita ovat ensisijaisesti sähköverkko- ja mahdollisesti kaukolämpöyhtiöt (Loiste Lämpö Oy ja Kajave Oy) sekä tulevaisuudessa muut mahdolliset konserniyhtiöt. SaaS -ratkaisun tulee olla käytettävissä suomen kielellä. Tukipalvelun kielivaatimuksena on suomen kieli aina, kun ollaan tekemisissä Tilaajan kanssa. Kajave Oy on osa Loiste-konsernia ja se toimii sähkömarkkinalain määrittämänä jakeluverkon haltijana verkkovastuualueella, joka kattaa Kainuun yhdeksän kuntaa sekä Pyhännän kunnan ja osan Siikalatvan kunnasta Pohjois-Pohjanmaalla. Tilaaja vastaa verkkoalueellaan sähkön siirrosta, sähköverkon rakennuttamisesta, käytöstä ja kunnossapidosta sekä näihin liittyvien palvelujen ostosta. Loiste Lämpö Oy on valtuuttanut Kajave Oy:n kilpailuttamaan asiakastietojärjestelmän sekä hankintaan mahdollisesti optiona kuuluvat toiminnallisuudet, tekemään hankintaa koskevan päätöksen ja sopimuksen. Tilaaja valitsee yhden (1) palveluntuottajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Valittava palveluntuottaja voi olla myös tarjoajien muodostama ryhmittymä. Tarjouskilpailun voittajan kanssa tehdään ainoastaan yksi sopimus Kajave Oy:n kanssa. Palvelun ulottamista Loiste Lämpö Oy:n toimintaan päätetään erikseen ennen lopullisen tarjouspyynnön lähettämistä. Laskutus tapahtuu erikseen Loiste Lämpö Oy:lle ja Kajave Oy:lle Tilaajan ilmoittaman suhdeluvun mukaisesti. Asiakastietojärjestelmästä ja siihen mahdollisesti optiona kuuluvista toiminnallisuuksista suurin osa kohdistuu Kajave Oy:n sähköverkkoon. Sopimuskausi on määräaikaisena kolme (3) vuotta ja sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana. Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta. Tilaajan tavoitteena on, että sopimus saataisiin allekirjoitettua toukokuussa 2024 ja sopimuksenmukainen palvelu käynnistyisi kevään 2025 aikana.Menettelyn pääpiirteetHankinta toteutetaan käyttämällä erityisalojen hankintalain 38 §:n tarkoittamaa neuvottelumenettelyä. Hankinnassa noudatetaan lakia vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1398/2016). Hankintamenettelynä on neuvottelumenettely, koska hankintaan kuuluu suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja ja hankinnan kohteen kuvausta ei voida laatia riittävän tarkasti viittaamalla standardiin, eurooppalaiseen tekniseen arviointiin, yhteiseen tekniseen eritelmään tai tekniseen viitteeseen. Osallistumishakemuksensa jättäneiden ehdokkaiden joukosta valitaan mukaan 3-4 tarjoajaa, jotka kutsutaan osallistumaan neuvottelumenettelyyn. Hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan perustellusta syystä. Osallistumishakemuksen tai tarjouksen tekemisestä, neuvotteluista tai muusta menettelyyn osallistumisesta taikka siihen liittyneistä toimenpiteistä ei makseta tarjoajille korvausta. Osallistumishakemusohjeen liitteenä ovat alustavat luonnokset seuraavista asiakirjoista: • alustava tarjouspyyntö liitteineen (Liite 1 ja sen alaliitteet) • neuvottelukutsuluonnos (Liite 2) • alustava luonnos sopimuskokonaisuudeksi (Liite 4 ja sen alaliitteet) Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksina on kuvattu ehdottomat vaatimukset sekä liitteet 4.3. Toimittajaohjaus ja vaatimustenmukaisuuden arviointi ja 4.3.1 Toimittaja-arviointimenetelmä ja kysymykset, joista ei neuvotella hankintaprosessin aikana eikä niiden sisältöä muuteta, mutta niiden täsmentäminen on mahdollista. Muilta osin edellä luetellut liitteet ovat hankintayksikön alustavia näkemyksiä ja asiakirjoja tullaan muuttamaan ja täsmentämään hankintaprosessin kuluessa. Hankintaprosessin vaiheet pääpiirteittäin ja alustavat aikataulut on kuvattu kohdassa Muut asiat. Hankintaan liittyvät hankinta-asiakirjat ovat saatavissa vain suomen kielellä. Jos yritys haluaa tarjousasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat yrityksen itsensä vastattavina. Tilaaja on käyttänyt osallistumishakemusohjeen laadinnassa seuraavia asiantuntijoita: • PTCServices Oy Edellä mainitun yhtiön asiantuntijat ovat esteellisiä toimimaan hankkeessa ehdokkaiden tai tarjoajien neuvonantajina tarjouskilpailun aikana.