Osallistumispyyntö / ICT-peruspalveluhankinta

Rauman kaupunki pyytää ehdokkaita lähettämään osallistumishakemuksensa neuvottelumenettelyyn tämän osallistumispyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohteena ovat ICT-peruspalvelut tämän osallistumispyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Puitejärjestelyn maksimiarvo on 9 000 000 euroa. Puitejärjestely voi olla voimassa maksimissaan neljä (4) vuotta tai siihen asti kunnes sen maksimiarvo on täynnä. Puitejärjestelyn perusteella solmittu sopimus voi kuitenkin olla voimassa tätä pidempään.Menettelyn pääpiirteetHankinta toteutetaan käyttämällä hankintalain 34–35 §:n tarkoittamaa neuvottelumenettelyä. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Hankintamenettelynä on neuvottelumenettely, koska hankintayksikön tarpeita ei voida täyttää olemassa olevia ratkaisuja mukauttamatta. Osallistumishakemuksen tai tarjouksen tekemisestä, neuvotteluista tai muusta menettelyyn osallistumisesta taikka siihen liittyneistä toimenpiteistä ei makseta tarjoajille korvausta. Hankintaan liittyvät tilaajan hankinta-asiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Jos yritys haluaa tarjousasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat yrityksen itsensä vastattavina. NEUVOTTELUMENETTELYN KULKU Tarjoajien valinta neuvottelumenettelyyn ja neuvottelukutsu Hankintayksikkö tekee tarjoajien valinnasta erillisen päätöksen. Jäljempänä on kuvattu ehdokkaiden valinta. Neuvotteluihin valituille esitetään neuvottelukutsu ja ilmoitetaan tarkentunut neuvotteluaikataulu sekä pyydetään alustava tarjous. Neuvotteluvaihe ja lopullinen tarjouspyyntö Hankintayksikkö neuvottelee erikseen kunkin neuvottelukumppanin kanssa. Hankintayksikkö ei paljasta neuvottelukumppanin esittämiä ratkaisuja eikä luottamuksellisia tietoja. Neuvotteluissa ja hankinnassa käytettävä kieli on suomi. Neuvottelujen kuluessa suunnitelmaehdotuksia ja lopullista tarjouspyyntöä ja sen liitteitä valmistellaan. Neuvottelujen tarkoituksena on saada tietoja, joiden perusteella voidaan laatia lopullinen tarjouspyyntö. Neuvottelut voivat koskea kaikkia hankittavien palvelujen tuottamiseen liittyviä ratkaisuja ja ehtoja, lukuun ottamatta palvelua koskevia pakollisia vaatimuksia (P1 vaatimukset liitteestä P3 Vaatimukset) ja tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteita. Neuvottelujen päätyttyä hankintayksikkö pyytää kirjallisella tarjouspyynnöllä kirjallisen tarjouksen määräaikaan mennessä. Ehdokkaiden valinta neuvottelumenettelyyn Neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö valitsee osallistumishakemuksen jättäneiden ehdokkaiden joukosta tarjoajat, jotka kutsutaan neuvotteluihin. Hankintayksikkö valitsee kolme (3) tarjoajaa, mikäli soveltuvuusvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on riittävästi. Mikäli soveltuvia ehdokkaita on kolme (3) tai vähemmän kuin kolme (3) hankintayksikkö valitsee mukaan neuvottelumenettelyyn kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät ehdokkaat. Mikäli soveltuvuusvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin hankintayksikkö päättää valita neuvotteluihin, hankintayksikkö vertailee ehdokkaat seuraavaksi esitettyjen perusteiden mukaisesti. Neuvotteluihin tarjoajiksi valitaan tällöin kolme (3) eniten pisteitä saanutta ehdokasta. Ehdokkaiden soveltuvuudelle asetetut vaatimukset on kuvattu ESPD-lomakkeessa. EHDOKKAIDEN VERTAILU Mikäli soveltuvuusvaatimukset täyttäviä ehdokkaita ilmoittautuu enemmän kuin ilmoitettu vähimmäismäärä, tilaaja vertailee osallistumishakemukset osallistumispyynnön liitteen Referenssilomake ja tämän tarjouspyynnön mukaisten vertailtavien muiden perusteiden (sertifikaatit) mukaisesti. Soveltuvuusvaatimukset täyttäviä ehdokkaita vertaillaan pisteytettävien referenssien ja sertifikaattien perusteella. Lopuksi kunkin ehdokkaan saamat pisteet lasketaan yhteen ja ehdokkaat asetetaan paremmuusjärjestykseen. Neuvotteluihin valitaan kolme (3) eniten pisteitä saanutta ehdokasta, joille toimitetaan neuvottelukutsu ja pyyntö jättää alustava tarjous. Tasapistetilanteessa hankintayksikkö valitsee ehdokkaan/ehdokkaat siten, että ehdokkaiden keskinäinen etusijajärjestys muodostetaan vertaamalla yksittäisten vertailtavien vaatimusten pisteitä seuraavassa järjestyksessä kunnes ehdokkaiden välille saadaan muodostettua eroja: 1. Katakri 2020 -auditointi 2. Sertifikaatti ISO 9001 3. Sertifikaatti ISO 22301 4. Sertifikaatti ISO 14001 5. Tietoturvapalvelut 6. Tietoliikennepalvelut 7. Tukipalvelut 8. Päätelaitteiden elinkaaripalvelut 9. Microsoft M365 -pilvipalvelut 10. Palvelinten ylläpito-, käyttö- ja kapasiteettipalvelut 11. Palvelun ja toimintaympäristön kehittäminen 12. Identiteetinhallintapalvelut 13. Päätelaitteiden elinkaaripalvelut opetuksessa 14. Kokemus julkisen sektorin organisaatioista 15. Konesalin siirtoprojektin toteuttaminen 16. Konesalin siirto pilvipalveluympäristöön 17. Google Workspace for Education 18. Microsoft Azure -pilvipalvelut Mikäli ehdokkaat ovat yllä mainitun etusijajärjestyksen jälkeen tasatilanteessa, ratkaistaan neuvotteluun valittavat ehdokkaat arpomalla.