OSALLISTUSMISPYYNTÖ - Digitaalinen asiointialusta

Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue (myös ”tilaaja”, ”hankintayksikkö” tai "Soite") pyytää ehdokkaita lähettämään osallistumishakemuksen neuvottelumenettelyyn Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen mukaisesti. Hankinnan kohteena on digitaalinen asiointialustaratkaisu. Hankinta käsittää ratkaisun teknisen määrittelyn ja toteutuksen, käyttöönoton sekä käytönaikaisen tuki- ja ylläpitopalvelun kehittämis- ja asiantuntijakonsultaatiotöineen. Tekniseksi ratkaisuksi haetaan pilviympäristöstä käytettävää SaaS (Software as a Service)-valmisohjelmistopalvelua, joka sovitetaan tilaajan prosesseihin sekä integroidaan toimimaan yhteen tilaajan teknisen ympäristön kanssa tarvittavien liittymien välityksellä. Hankinnan kohde on kuvattu alustavassa tarjouspyyntöluonnoksessa ja sen liitteissä. Asiakirjoissa kuvatuista hankintaa koskevista ehdottomista (pakolliset) vaatimuksista tai tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteista ei neuvotella hankintaprosessin aikana eikä niiden sisältöä muuteta, mutta niiden täsmentäminen on mahdollista. Muilta osin alustava tarjouspyyntöluonnos ja sen liitteet ovat hankintayksikön alustavia näkemyksiä ja asiakirjoja tullaan muuttamaan ja täsmentämään hankintamenettelyn kuluessa. Lopulliseen tarjouspyyntöön voidaan asettaa enimmäisbudjetti, jota saadut lopulliset tarjoukset eivät voi ylittää. Hankinnan alustava aikataulu on liitteenä olevassa alustavassa neuvottelukutsuluonnoksessa. Hankinnan tarkoituksena on valita yksi (1) kokonaisvastuullinen toimittaja, jonka kanssa hankintayksikkö tekee puitesopimuksen. Valittava toimittaja voi olla myös ehdokkaiden muodostama ryhmittymä. Puitesopimus allekirjoitetaan arviolta loppuvuonna 2026 ja on voimassa 8 vuotta. Puitesopimuksen enimmäisarvo on 12 miljoona euroa. Kyseessä ei ole ostolupaus, vaan hankinnat toteutetaan hankintayksikön tarpeiden ja budjetin mukaisesti. Tässä vaiheessa tilaaja odottaa ainoastaan osallistumishakemuksia ja vain osallistujien valintavaiheessa tarjoajiksi valituilta tarjoajilta pyydetään alustava tarjous erillisellä tarjouspyynnöllä.Menettelyn pääpiirteetHankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta ja hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä (hankintalaki 34-35 §). Hankintayksikkö voi valita neuvottelumenettelyn: 1) jos hankintayksikön tarpeita ei voida täyttää olemassa olevia ratkaisuja mukauttamatta; 2) jos hankintaan kuuluu suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja; 3) jos hankinnan luonteeseen, monimutkaisuuteen tai oikeudelliseen ja rahoituksen muotoon liittyvistä erityisistä syistä tai niihin liittyvien riskien vuoksi ei voida tehdä hankintasopimusta ilman edeltäviä neuvotteluita; tai 4) jos hankinnan kohteen kuvausta ei voida laatia riittävän tarkasti viittaamalla standardiin, eurooppalaiseen tekniseen arviointiin, yhteiseen tekniseen eritelmään tai tekniseen viitteeseen. Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä, koska hankintaan kuuluu suunnittelua, monimutkaisuutta sekä sen luonteeseen ja oikeudellisiin seikkoihin liittyvistä erityisistä syistä sekä näihin liittyvien riskien vuoksi ei voida tehdä hankintasopimusta ilman edeltäviä neuvotteluita. Kilpailutuksen perusteella muodostetaan yhden toimittajan puitejärjestely. Puitesopimuksen pituudessa on huomioitu ratkaisun käyttöönotossa ja palvelun hallittuun siirtoon menevä aika. Osatarjouksia ei sallita, koska kyseessä on kokonaisvaltainen hankinta, jonka jakaminen mahdollisesti pienempiin osiin ei ole vastuunäkökulmasta mielekästä toimittajille. Vaihtoehtoiset tai rinnakkaiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä hankintasopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta tai valitulle toimittajalle yksinoikeutta tuottaa palvelua. Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä. OSALLISTUMISHAKEMUSTEN KÄSITTELY Hankintayksikkö 1. Avaa osallistumishakemukset 2. Tarkastaa ehdokkaiden soveltuvuutta koskevat vastaukset 3. Valitsee tarjoajat (vertailee ehdokkaat, jos soveltuvia ehdokkaita on enemmän kuin kolme: hankintayksikkö asettaa ehdokkaat paremmuusjärjestykseen pisteytettävien referenssien perusteella sekä valitsee tarjoajat ALUSTAVIEN TARJOUSTEN KÄSITTELY JA NEUVOTTELUT Hankintayksikkö 1. Avaa tarjoukset 2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset 3. Tarkastaa alustavien tarjousten sisällön 4. Käy samansisältöiset neuvottelut tarjoajien kanssa LOPULLISTEN TARJOUSTEN KÄSITTELY (kuvataan tarjouspyynnöllä) Osallistumishakemuksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta ehdokkaille korvausta. Hankinta-asiakirjat ovat saatavissa vain suomen kielellä. Jos ehdokas haluaa hankinta-asiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat ehdokkaan itsensä vastattavina. Tilaaja on käyttänyt hankintailmoituksen ja hankinta-asiakirjojen laadinnassa PTCServices Oy:n asiantuntijoita. Edellä mainitun yhtiön asiantuntijat ovat esteellisiä toimimaan hankkeessa ehdokkaiden neuvonantajina tarjouskilpailun aikana.