Prekvalifisering Anskaffelse Sak/arkivsystem for Nome og Midt Telemark kommuner 25/10878

Nome og Midt Telemark IKT gjennomfører på vegne av Nome kommune og Midt Telemark kommune. Anskaffelsens formål er å inngå kontrakt om kjøp av sak og arkivsystem. Anskaffelsen omfatter komplett leveranse av sak og arkivsystem, opplæring samt løpende konsulenttjenester for årlig drift av systemet. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring, jfr § 13-1(2). Denne konkurransen innledes med en kvalifiseringsfase. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene og har blitt invitert vil få anledning til å levere tilbud. Oppdragsgiver planlegger å invitere fem leverandører til å gi tilbud. Dersom flere enn fem kvalifiserte leverandører leverer forespørsel om deltakelse til konkurransen vil oppdragsgiver velge ut blant disse leverandørene på grunnlag av utvelgelseskriteriene. Alle inviterte tilbydere vil få sine tilbud evaluert. Tilbyderne med de tre beste tilbudene etter innledende evaluering vil bli invitert til forhandlinger. Etter forhandlingene og eventuelle oppdaterte tilbud vil endelig evaluering av de tre tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt. Det gjøres oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser § 24-8(1)b. Forhandlingene vil kunne gjelde alle sider av tilbudene. Utvelgelsen av hvem det vil forhandles med vil bli foretatt etter en vurdering av tildelingskriteriene i kravspesifikasjonen jfr. Vedlegg 2, med den vektingen som er oppgitt der. Tilbyder må derfor inngi sitt beste tilbud, og kan ikke forvente å bli invitert til forhandlinger. Det vil også kunne skje en reduksjon av antall tilbud ifm forhandlingene. Forhandlinger blir ikke gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurderer at forhandlinger ikke er hensiktsmessig. Rettinger/avklaringer gjennomføres ved behov. Lengen på avtalen verdisettes til 7 år. Det vurderes til at det her foreligger særlige forhold knyttet til både avtalens formål, investeringskostnader og brukernes behov. Dette er et kostbart IT System som har en kjernefunksjon i hele virksomheten, som krever tid for å implementeres i organisasjonen og vil ikke være et system man ønsker å gå i ny anskaffelse på innen 5 år. Anskaffelsen gjennomføres derfor med en tidsubegrenset kontrakt, men en stipulert samlet kontraktsverdi over 84 måneder er estimert til ca. kr. 15 000 000 eks. mva.Hovedtrekkene i prosedyrenKommunene benytter i dag Websak fra Acos som On Prem løsning og ny løsning skal være skybasert. Virksomhetene ønsker en helhetlig løsning som ivaretar saksbehandling, møte og  utvalgsbehandling, politikerportal, ePlansak, eByggesak, skjemaløsning og innsyn. Det er også viktig for virksomhetene at historiske data blir med over i ny skyløsning. Antall brukere av systemet anslås til å være ca. 270 saksbehandlere i Midt-Telemark kommune, og ca. 160 saksbehandlere i Nome kommune. De som gjør generell saksbehandling og plan/byggesaksbehandlere utgjør den største brukergruppen. For mer informasjon om hvilke krav som stilles til anskaffelsen, se kravspesifikasjonen Dokument 1.