Prenova poslovno informacijskega sistema RTV Slovenija

Predmet javnega naročila je celovita prenova in vzpostavitev novega poslovno-informacijskega sistema (PIS) Javnega zavoda Radiotelevizija Slovenija (RTV Slovenija), vključno z integracijo, migracijo podatkov, podporo pri uvajanju brezpapirnega poslovanja, vzdrževanjem in nadgradnjami sistema. Novi PIS predstavlja temeljni projekt digitalne transformacije RTV Slovenija, katerega namen je zagotoviti sodobno, stabilno in zanesljivo informacijsko podporo poslovanju, odpraviti tveganja, ki jih predstavlja obstoječi sistem, ter omogočiti učinkovitejše in preglednejše delovanje zavoda. Predmet javnega naročila je celovita uvedba enotnega poslovno-informacijskega sistema, ki vključuje funkcionalne sklope ERP, HRM, DMS in BI. Ponudnik mora ponuditi celovito rešitev, ki zajema vse navedene sklope. Ponudbe, ki ne bodo vključevale celovite rešitve, bodo izločene iz postopka javnega naročanja. Izvedba vseh sklopov mora biti zaključena najkasneje v roku 18 mesecev od sklenitve pogodbe. Trenutni poslovno-informacijski sistem RTV Slovenija je zastarel, fragmentiran in sestavljen iz več kot 20 let starih platform, ki so med seboj šibko integrirane. Posledično poslovni procesi temeljijo na ročnem vnosu podatkov v različne aplikacije, kar pomeni neučinkovitost, napake in veliko odvisnost od posameznikov. Številne aplikacije nimajo več ustrezne podpore, njihovi avtorji so že upokojeni ali tik pred upokojitvijo, vzdrževanje pa je že danes težavno in v prihodnosti vse bolj tvegano. Prav tako trenutni sistem ne omogoča celovitega upravljanja z dokumenti, digitalnega potrjevanja in arhiviranja poslovne dokumentacije, kot to zahtevajo zakonski predpisi in standardi. V okviru projekta je predvidena vzpostavitev štirih ključnih sklopov novega PIS: • ERP (Enterprise Resource Planning): za celovito podporo poslovnim procesom, kot so finance, računovodstvo, nabava, zaloge, projekti, planiranje, upravljanje pogodb, servisno in vzdrževalno dejavnost, s centralizirano bazo podatkov in integriranimi funkcijami; • HRM (Human Resource Management): za upravljanje kadrovskih evidenc, obračuna plač, nadzora prisotnosti, e-izobraževanja in portala za zaposlene; • DMS (Document Management System): za digitalizacijo dokumentov, upravljanje z dokumenti in pogodbami, elektronsko potrjevanje in arhiviranje skladno z zahtevami Arhiva RS; • BI (Business Intelligence): za poslovno analitiko, poročanje, planiranje in nadzor nad izvajanjem poslovnih funkcij, s podporo odločanju na vseh ravneh vodenja. Vse navedene rešitve bodo medsebojno tesno integrirane ter prilagojene specifikam poslovanja RTV Slovenija, z ustreznimi povezavami z nekaterimi obstoječimi informacijskimi sistemi, ki jih naročnik še naprej uporablja. Cilji projekta so dvig učinkovitosti poslovanja, optimizacija procesov, zmanjšanje količine ročnega dela, uvedba brezpapirnega poslovanja in centraliziranega digitalnega arhiva, izboljšanje uporabniške izkušnje ter zmanjšanje odvisnosti od posameznikov. Novi PIS bo omogočil tudi tehnološko posodobitev in skladnost z veljavnimi zakonskimi zahtevami, kot so določbe o varstvu osebnih podatkov in arhivskem gradivu. Poleg vzpostavitve novega sistema obsega predmet naročila tudi vse potrebno vzdrževanje in nadgradnje sistema v celotnem garancijskem in poprodajnem obdobju, ki bodo zagotavljale njegovo varnost, stabilnost, tehnološko aktualnost in prilagodljivost spremembam zakonodaje in poslovnih potreb. V okviru priprave projektne časovnice oziroma izvedbenega načrta projekta (ang.: »blueprint«) bo izbrani ponudnik dolžan v sodelovanju z naročnikom pregledati, analizirati in po potrebi prilagoditi obstoječe delovne procese naročnika z vidika optimizacije in uskladitve s funkcionalnostmi novega sistema. Namen te faze je, da se zagotovijo racionalizacija postopkov, odprava podvajanj in ustrezno prilagajanje poslovnih praks možnostim, ki jih omogočajo sodobne informacijske rešitve, ob hkratnem upoštevanju zakonodajnih zahtev in notranjih pravil naročnika. Poseben poudarek bo na iskanju sinergij med različnimi organizacijskimi enotami ter pripravi predlogov za uvedbo dobrih praks, ki bodo zagotovile čim bolj učinkovito implementacijo novega PIS v vsakodnevno poslovanje. V okviru prenove poslovno informacije sistema RTV Slovenija je potrebno dosledno upoštevati vse zakonske in ostale predpise, ki vplivajo na opravljanje dejavnosti in poslovanje RTV Slovenija, in sicer: Zakon o zavodih (ZZ), Zakon o medijih (ZMed), Zakon o avdiovizualnih medijskih storitvah (ZAvMS), Zakon o avtorski in sorodnih pravicah (ZASP) Zakon o RTV Slovenija (ZRTVS-1A), Zakon o Slovenskem filmskem centru, javni agenciji Republike Slovenije (ZSFCJA), Zakon o javnih financah (ZJF), Zakon o javnem naročanju (ZJN-3), Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1), Statut RTV Slovenija, Kolektivna pogodba za javni sektor, Kolektivna pogodba JZ RTV Slovenija, Kolektivna pogodba za poklicne novinarje, Kolektivna pogodba za kulturne dejavnosti v Republiki Sloveniji in drugi predpisi, pravilniki in interni akti. Podrobnosti predmeta javnega naročila so razvidne iz tehničnih specifikacij, ki jih zainteresirani ponudniki prejmemo po podpisu Dogovora o varovanju poslovne skrivnosti – NDA, v skladu z navodili iz točke 3.1.1 Dokumentacije v zvezi z oddajo javnega naročila. Zahtevane funkcionalnosti in dodatne funkcionalnosti novega poslovno informacijskega sistema so razvidne iz ločene EXCEL datoteke »Tabela funkcionalnosti.xlsx«, ki predstavlja sestavni del te Dokumentacije v zvezi z oddajo javnega naročila.