Search

  • Search

    Raamcontract in verband met ter beschikking stellen van een geïntegreerd (HRM) personeelbeheersysteem en de levering van de nodige diensten voor de loon-en weddeberekening (Payroll-sociaal secretariaat) voor het provinciebestuur Vlaams-Brabant

    Provincie Vlaams-Brabant

    Raamcontract in verband met ter beschikking stellen van een geïntegreerd (HRM) personeelbeheersysteem en de levering van de nodige diensten voor de loon-en weddeberekening (Payroll-sociaal secretariaat) voor het provinciebestuur Vlaams-Brabant

    1. Contract start date

      Dec 7, 12:00 AMDecember 7, 2023 12:00 AM

    2. Contract signed

      Dec 7, 12:00 AMDecember 7, 2023 12:00 AM

    3. Result notice published

      Jan 7, 10:00 PMJanuary 7, 2024 10:00 PM

    Brief

    Belgium: Tenders/Provincie Vlaams-Brabant/Raamcontract in verband met ter beschikking stellen van een geïntegreerd (HRM) personeelbeheersysteem en de levering van de nodige diensten voor de loon-en weddeberekening (Payroll-sociaal secretariaat) voor het provinciebestuur Vlaams-Brabant

    Awarded

    The competition has ended and a winner has been selected.

    Brief

    Momenteel beschikt het provinciebestuur over een SAP HR-systeem. Er wordt gebruik gemaakt van een externe loonmotor bij een sociaal secretariaat. Het provinciebestuur wenst via deze raamovereenkomst deze software-omgeving en werkwijze grondig te veranderen waarbij het provinciebestuur ook open staat voor niet-SAP-oplossingen. In de eerste plaats concentreert het provinciebestuur zich op personeelsadministratie, tijdsregistratie, payroll en sociaal secretariaat. Dit impliceert dat Alle software inzake personeelsadministratie, tijdsregistratie, loonmotor en payroll worden voorzien in een SaaS of cloudoplossing zodat er geen data-uitwisseling meer gebeurt tussen interne provinciale systemen en de loonmotor. Uitzondering hierop is de import van financiële informatie in het SAP-FI-systeem. Voor tijdsregistratie dient ook de nodige hardware te worden geïmplementeerd. De nodige toepassingen/apps worden voorzien opdat de personeelsleden, de medewerkers van de dienst personeel en organisatie en de leidinggevenden de aangegeven informatie kunnen aanleveren, wijzigen of opvragen. Er wordt hierbij maximaal ingezet op self service door de provinciale medewerkers. De dienstverlener verleent de nodige diensten aan het provinciaal bestuur inzake personeelsadministratie, payroll en sociaal secretariaat zodat het provinciaal bestuur op deze vlakken maximaal ontzorgd wordt. Het provinciebestuur telt momenteel ongeveer 800 medewerkers. Hier komen 60 seizoenpersoneelsleden en 200 jobstudenten bij. Ook mandatarissen, eenmalige externe prestaties (160 personen op maandbasis) en derden dienen uitbetaald te worden rekening houdend met de diverse sociale wetgevingen ter zake. . Het kan hier zowel om rechtspersonen als om natuurlijke personen gaan (o.a. lesgevers, vrijwilligers, ...). Op basis van de gegevens in het personeelsdossier moeten elke maand de lonen en wedden correct worden berekend. Bovendien moeten de lonen en wedden kunnen worden geboekt en uitbetaald en moeten de nodige documenten worden afgedrukt alsook de nodige aangiften gedaan en dit zowel naar de werknemer als naar de officiële instellingen toe. Het is vanzelfsprekend dat de loonberekeningsmodule afgestemd is op een loonberekening voor de publieke sector van de lokale besturen die dus rekening houdt met o.a. volgende elementen: eindejaarstoelagen, specifieke toelagen en vergoedingen, specifieke inhoudingen voor overheidspersoneel en derden. Alle personeelsuitgaven moeten op een correcte manier kunnen worden ingeboekt in de boekhouding. Dit gebeurt door het opladen van een aangeleverd bestand in het SAP-FI systeem. De dienstverlener zal ook instaan voor het opladen van de gegevens in zijn systemen. Hij kan hierbij van de veronderstelling uitgaan dat het provinciebestuur de nodige gegevens uit het huidige SAP-systeem zal downloaden. Hij dient hiervoor wel de nodige instructies te leveren aan het provinciebestuur. Verder staat de dienstverlener in de data te transformeren alvorens ze op te laden in het nieuwe systeem. Om een zicht te krijgen op de huidige data zal de inschrijver de mogelijkheid worden geboden om gedurende een halve dag het huidige systeem te bestuderen. In volgende fasen zal het provinciebestuur de andere elementen inzake HR zoals competentiebeheer, evaluatie en vorming implementeren. Indien het provinciebestuur het opportuun acht, kan dit gebeuren binnen deze raamovereenkomst. Gezien het provinciebestuur van de veronderstelling uitgaat dat het sociaal secretariaat haar diensten aanbiedt op de eigen software, wordt deze opdracht in één perceel geplaatst. Uiteraard kan de inschrijver gebruik maken van een constructie aannemer-onderaannemer of tijdelijke vereniging om in te schrijven op deze opdracht. Het provinciebestuur wil op 1 januari 2025 de nieuwe omgeving inzake personeelsadministratie en payroll in gebruik nemen. Dit is een strikte deadline.

    Result

    Winner
    Dileoz
    Number of bids
    0
    Contract value
    Not stated

    About the bid

      Momenteel beschikt het provinciebestuur over een SAP HR-systeem. Er wordt gebruik gemaakt van een externe loonmotor bij een sociaal secretariaat. Het provinciebestuur wenst via deze raamovereenkomst deze software-omgeving en werkwijze grondig te veranderen waarbij het provinciebestuur ook open staat voor niet-SAP-oplossingen. In de eerste plaats concentreert het provinciebestuur zich op personeelsadministratie, tijdsregistratie, payroll en sociaal secretariaat. Dit impliceert dat Alle software inzake personeelsadministratie, tijdsregistratie, loonmotor en payroll worden voorzien in een SaaS of cloudoplossing zodat er geen data-uitwisseling meer gebeurt tussen interne provinciale systemen en de loonmotor. Uitzondering hierop is de import van financiële informatie in het SAP-FI-systeem. Voor tijdsregistratie dient ook de nodige hardware te worden geïmplementeerd. De nodige toepassingen/apps worden voorzien opdat de personeelsleden, de medewerkers van de dienst personeel en organisatie en de leidinggevenden de aangegeven informatie kunnen aanleveren, wijzigen of opvragen. Er wordt hierbij maximaal ingezet op self service door de provinciale medewerkers. De dienstverlener verleent de nodige diensten aan het provinciaal bestuur inzake personeelsadministratie, payroll en sociaal secretariaat zodat het provinciaal bestuur op deze vlakken maximaal ontzorgd wordt. Het provinciebestuur telt momenteel ongeveer 800 medewerkers. Hier komen 60 seizoenpersoneelsleden en 200 jobstudenten bij. Ook mandatarissen, eenmalige externe prestaties (160 personen op maandbasis) en derden dienen uitbetaald te worden rekening houdend met de diverse sociale wetgevingen ter zake. . Het kan hier zowel om rechtspersonen als om natuurlijke personen gaan (o.a. lesgevers, vrijwilligers, ...). Op basis van de gegevens in het personeelsdossier moeten elke maand de lonen en wedden correct worden berekend. Bovendien moeten de lonen en wedden kunnen worden geboekt en uitbetaald en moeten de nodige documenten worden afgedrukt alsook de nodige aangiften gedaan en dit zowel naar de werknemer als naar de officiële instellingen toe. Het is vanzelfsprekend dat de loonberekeningsmodule afgestemd is op een loonberekening voor de publieke sector van de lokale besturen die dus rekening houdt met o.a. volgende elementen: eindejaarstoelagen, specifieke toelagen en vergoedingen, specifieke inhoudingen voor overheidspersoneel en derden. Alle personeelsuitgaven moeten op een correcte manier kunnen worden ingeboekt in de boekhouding. Dit gebeurt door het opladen van een aangeleverd bestand in het SAP-FI systeem. De dienstverlener zal ook instaan voor het opladen van de gegevens in zijn systemen. Hij kan hierbij van de veronderstelling uitgaan dat het provinciebestuur de nodige gegevens uit het huidige SAP-systeem zal downloaden. Hij dient hiervoor wel de nodige instructies te leveren aan het provinciebestuur. Verder staat de dienstverlener in de data te transformeren alvorens ze op te laden in het nieuwe systeem. Om een zicht te krijgen op de huidige data zal de inschrijver de mogelijkheid worden geboden om gedurende een halve dag het huidige systeem te bestuderen. In volgende fasen zal het provinciebestuur de andere elementen inzake HR zoals competentiebeheer, evaluatie en vorming implementeren. Indien het provinciebestuur het opportuun acht, kan dit gebeuren binnen deze raamovereenkomst. Gezien het provinciebestuur van de veronderstelling uitgaat dat het sociaal secretariaat haar diensten aanbiedt op de eigen software, wordt deze opdracht in één perceel geplaatst. Uiteraard kan de inschrijver gebruik maken van een constructie aannemer-onderaannemer of tijdelijke vereniging om in te schrijven op deze opdracht. Het provinciebestuur wil op 1 januari 2025 de nieuwe omgeving inzake personeelsadministratie en payroll in gebruik nemen. Dit is een strikte deadline.

      Contact phone
      +32 16267000
      Contact email
      aankoopcel@vlaamsbrabant.be
      Address
      Provincieplein 1, 3010 Kessel Lo

    Custom Assessment Criteria

    Start a free trial to ask your own questions about the tender and get AI-generated answers.

    Award Criteria

    • Description

      Met prijs wordt de Total Cost of Ownership bedoeld en dit omvat de geraamde kosten over een periode van 4 jaar conform de vermoedelijke hoeveelheden aangegeven in de meetstaat.

    • Description

      Kwaliteit van de aangeboden software, projectaanpak en kwaliteit van de aangeboden dienstverlening & SLA.

      Sub-criteria

      Description

      Kwaliteit van de aangeboden software

      Description

      Projectaanpak

      Description

      Kwaliteit van de aangeboden dienstverlening & SLA

    Qualification requirements

      Found no qualification requirements in the contract notice.

    Previous Contract Winners

    Start a free trial to see who has won similar tenders for this buyer.

    See the full notice

    Contracting authority
    Provincie Vlaams-Brabant
    Title
    Raamcontract in verband met ter beschikking stellen van een geïntegreerd (HRM) personeelbeheersysteem en de levering van de nodige diensten voor de loon-en weddeberekening (Payroll-sociaal secretariaat) voor het provinciebestuur Vlaams-Brabant
    Type
    ResultFramework agreementPrequalification
    Main code
    75131100General personnel services for the government
    Supplemental codes

    No supplemental codes from buyer…

    Location
    Arr. Leuven
    Estimated value
    €2,500,000.00
    Duration
    4 years

    Active similar competitions

    • Koopkoepel vzw

      Programvareprodukter og lisenser

      Raamovereenkomst voor softwarediensten voor dienstroosterplanning en verwante functionaliteit

      Koopkoepel vzw heeft een raamovereenkomst nodig voor softwarediensten voor dienstroosterplanning en verwante functionaliteit voor een periode van 4 jaar. De gunningscriteria zijn prijs (50%) en kwaliteit (50%).

      Framework agreementSep 22, 2026
      Oct 19, 2026(8 days)

    • Zorgpunt Waasland

      Leveren en implementeren van software voor dienst thuiszorg

      Zorgpunt Waasland heeft behoefte aan de levering en implementatie van webgebaseerde software voor thuiszorgdiensten, met een maximale totale waarde van 525.000 euro over 10 jaar. De software, die als SaaS (Software As A Service) wordt aangekocht en gehost moet worden door de leverancier, dient processen te stroomlijnen voor gezinszorg, poetsdienst, karweidienst, dagverzorging, kortverblijf en woonzorg. De focus ligt initieel op thuiszorg, maar uitbreidbaarheid naar woonzorg is gewenst. Cruciale functionaliteiten omvatten een overkoepelend zorgdossier, een gebruiksvriendelijke planningstool met medewerkersapp, koppelingen met tijdsregistratie, Vesta, Pluxee en BelRAI, en conversie van bestaande zorgdossiers. De software moet intuïtief, makkelijk beheerbaar zijn, beschikken over minimale koppelingen om dubbele registratie te voorkomen, en compatibel zijn met Windows Server 20149, Citrix ready zijn en een koppeling met Azure Active Directory hebben. De aanbesteding evalueert op prijs. Kandidaten moeten een minimale jaarlijkse omzet van 200.000 euro aantonen, minimaal 3 referenties van vergelijkbare software in (thuis)zorgdiensten in Vlaanderen leveren, een beroepsaansprakelijkheidsverzekering kunnen voorleggen en voldoen aan de vereisten inzake informatieveiligheid zoals beschreven in bijlage B.

      Framework agreement with qualificationSep 24, 2026
      Oct 27, 2026(16 days)
      €525,000

    • Brandweerzone Oost-Limburg

      Aanstellen sociaal secretariaat

      Brandweerzone Oost-Limburg heeft behoefte aan diensten voor loonadministratie en ondersteuning van het personeelsbeheer via een raamovereenkomst. De diensten moeten geleverd worden in het arrondissement Tongeren. De gunningscriteria zijn: volledigheid en gebruiksvriendelijkheid van de loonadministratie (35%), prijs (30%), beschikbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van de HR-software en integratie met andere systemen (10%), ervaring met verloning bij hulpverleningszones van 5 jaar of meer (15%), en service en ondersteuning (10%).

      Framework agreementSep 28, 2026
      Nov 5, 2026(25 days)

    • ZORGBEDRIJF ANTWERPEN, Welzijnsvereniging

      IT-drift og support

      Levering, implementatie, ondersteuning en het onderhoud van een elektronisch Zorg- en Bewonersdossier

      ZORGBEDRIJF ANTWERPEN, Welzijnsvereniging heeft diensten nodig voor de levering, implementatie, ondersteuning en het onderhoud van een elektronisch Zorg- en Bewonersdossier middels een raamovereenkomst van 4 jaar, met een maximale totale waarde van 2,5 miljoen euro. De diensten moeten geleverd worden in het arrondissement Antwerpen. De aanbesteding richt zich op een oplossing die aantoonbare ervaring vereist met de implementatie van een elektronisch zorg- en bewonersdossier binnen een vergelijkbare zorgcontext. De inschrijver moet een gemiddelde jaarlijkse omzet van minimaal € 625.000 excl. btw over de laatste drie boekjaren hebben gerealiseerd. Daarnaast zijn er eisen voor minimaal drie succesvolle implementaties van een elektronisch zorg- en bewonersdossier in de afgelopen vijf jaar, waarvan minstens twee binnen organisaties met minimaal drie verschillende locaties en minstens één binnen de residentiële ouderenzorg. Het projectteam moet minimaal bestaan uit een projectmanager, een functioneel consultant, een technisch integratiespecialist, een expert datamigratie en een opleidingsverantwoordelijke. De aangeboden softwareoplossing dient te beschikken over een geldige attestering van het Agentschap Vlaamse Sociale Bescherming (AVSB) voor communicatie met eWZCfin voor specifieke functionaliteiten. De gunningscriteria zijn prijs (40%), kwaliteit van de oplossing (functioneel en technisch) (40%) en implementatie, plan van aanpak en dienstverlening (SLA) (20%).

      Framework agreementSep 10, 2026
      Oct 26, 2026(15 days)
      €2,500,000

    • Provincie Vlaams-Brabant

      Raamovereenkomst inzake het documentmanagementsysteem Documentum (OpenText) van het provinciebestuur Vlaams-Brabant

      De Provincie Vlaams-Brabant heeft behoefte aan diensten voor een raamovereenkomst van 8 jaar betreffende het documentmanagementsysteem Documentum (OpenText). De opdracht omvat de levering en het onderhoud van softwarelicenties, abonnementen en ondersteuningsdiensten om de bestaande Documentum-omgeving operationeel en conform de fabrikantvoorwaarden te houden. Daarnaast wordt gespecialiseerde technische en functionele expertise gevraagd voor diverse opdrachten, ondersteuningsvragen en trajecten voor archivering en rationalisatie. Een eventuele upgrade van het systeem is voorzien binnen de raamovereenkomst. De diensten moeten geleverd worden in het arrondissement Leuven.

      Framework agreement with qualificationSep 27, 2026
      Oct 30, 2026(19 days)