Raamovereenkomst externe cateringpartners maatwerk en evenementen

Brief

Arrangementstjenester

Katholieke Hogeschool Vives Zuid vzw zoekt externe cateringpartners voor een raamovereenkomst van vier jaar, met een geschatte maximale totale waarde van 1,4 miljoen euro. De diensten omvatten catering voor evenementen en "High-end" maatwerkopdrachten, verspreid over alle campussen in West-Vlaanderen. Perceel 1 betreft evenementen, waaronder drie grootschalige institutionele evenementen met 700 tot 1.000 aanwezigen, en diverse proclamaties. Perceel 2 richt zich op maatwerkopdrachten voor gemiddeld 10 tot 50 personen, waarbij een uitzonderlijk hoog kwaliteitsniveau, exclusiviteit en beleving centraal staan. De aanbesteding verloopt in twee fasen: een selectiefase gevolgd door een gunningsfase. Kandidaten voor perceel 1 moeten een jaaromzet van minimaal 350.000 euro hebben in minstens één van de laatste drie boekjaren en minimaal drie relevante referentieopdrachten kunnen voorleggen, waarvan minstens twee voor onderwijs- of overheidsinstellingen of vergelijkbare organisaties, en minstens één voor een evenement met minimaal 1.000 deelnemers. Daarnaast is een vaste operationele kern van minimaal vijf medewerkers vereist, inclusief een chef-kok met zeven jaar ervaring, een sous-chef met vijf jaar ervaring en een maître d'hôtel met zeven jaar ervaring.

About the bid

Voorwerp van deze diensten: Raamovereenkomst externe cateringpartners maatwerk en evenementen Toelichting: Hogeschool VIVES Zuid en VIVES Noord organiseert jaarlijks een brede waaier aan evenementen en “High-end” maatwerkopdrachten binnen zowel de campussen Noord als Zuid, die zich verspreid bevinden in de provincie West-Vlaanderen. Deze activiteiten maken integraal deel uit van het academisch en maatschappelijk functioneren van de hogeschool en vragen een professionele, kwalitatieve en betrouwbare cateringondersteuning. De catering speelt hierbij een cruciale rol in de beleving, uitstraling en organisatorische kwaliteit van deze momenten. Fases van de opdracht: 1ste fase – Selectie Onderhavig document betreft de eerste fase, met name de selectiefase, van een plaatsingsprocedure in twee stappen. In deze eerste fase wordt enkel een “Aanvraag tot deelneming” gevraagd, aangevuld met de nodige bijlagen, waarmee de kandidaat zijn interesse voor de opdracht betoont, zijn schriftelijke wil uit om geselecteerd te worden (artikel 2, 12° Wet Overheidsopdrachten 17 juni 2016) en de gevraagde verantwoordingsstukken overmaakt teneinde geselecteerd te kunnen worden. 2de fase - Gunning Na de selectie kunnen enkel de geselecteerde kandidaten deelnemen aan de tweede fase, de gunningsfase, op basis van het bestek dat hen zal worden bezorgd na de selectiebeslissing. In deze tweede fase zullen de geselecteerde kandidaten op basis van het bestek worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. Percelen: - voor perceel 1 “Evenementen” zoeken wij drie externe cateringpartners die de hogeschool gedurende een periode van vier jaar kunnen ondersteunen bij onderstaande activiteiten die flexibel inzetbaar zijn over alle campussen heen dus over de gehele provincie West-Vlaanderen kunnen bedienen. Evenementen: Elk academiejaar voorziet Hogeschool VIVES onder andere 3 grootschalige institutionele evenementen waaronder de Academische Opening in september, de Nieuwjaarsreceptie in januari en de Pro-dag in mei; Voor deze evenementen wordt telkens een opkomst verwacht van ongeveer 700 tot 1.000 aanwezigen. Daarnaast organiseert Hogeschool VIVES jaarlijks meerdere proclamaties, promotiezittingen etc. gespreid over de verschillende studiegebieden. Deze plechtigheden vinden plaats per opleiding of groep en richten zich op studenten en hun ouders of begeleiders. Ook voor deze momenten is een aangepaste, verzorgde en vlot georganiseerde catering vereist, rekening houdend met variërende groepsgroottes, locaties en praktische omstandigheden. - voor perceel 2 “maatwerkopdrachten” zoeken wij eveneens drie externe cateringpartners, voor aanzienlijk kleinere opdrachten van gemiddeld 10 tot 50 personen waar een uitzonderlijk hoog kwaliteitsniveau primeert, zowel op vlak van producten, presentatie en service. “High-end” maatwerkopdrachten: Dit perceel heeft betrekking op de levering van hoogwaardige, op maat uitgewerkte cateringdiensten, waarbij de nadruk expliciet ligt op kwaliteit, exclusiviteit en beleving. De aanbestedende overheid beoogt met dit perceel de selectie van dienstverleners die in staat zijn om cateringconcepten te ontwikkelen en te realiseren die volledig afgestemd zijn op de specifieke context, doelstellingen en doelgroep van elk evenement. Het betreft hierbij geen standaardaanbod, maar telkens een unieke invulling waarbij maatwerk centraal staat. Looptijd De raamovereenkomst heeft een initiële looptijd van vier jaar, op voorwaarde dat de geraamde maximale waarde van de opdracht binnen deze termijn niet wordt overschreden. De aanbestedende overheid vestigt de aandacht van de kandidaat op het feit dat de aangegeven maximumwaarde niet is berekend op basis van de vermoedelijke hoeveelheden in de inventaris. Deze maximale waarde biedt dus geen aanwijzing voor het offertebedrag waarvoor de inschrijving kan worden gegund. Het gaat in dit geval over de maximale waarde van de raamovereenkomst, die vastgesteld is op basis van de maximaal te bestellen hoeveelheden over alle opdrachten die de aanbestedende overheid kan plaatsen. Om de omvang van de opdracht te controleren, houdt de aanbestedende overheid toezicht over de uitgaven in kader van de raamovereenkomst om ervoor te zorgen dat zij de maximale waarde van de raamovereenkomst niet overschrijden. Bij overschrijding van de maximale waarde, kunnen er geen nieuwe bestellingen worden geplaatst.Main features of the procedureniet-openbare procedure

Contact name: Britt Govaert
Contact phone: +32 50305212
Contact email: britt.govaert@vives.be
Address: Doorniksesteenweg 145, 8500 Kortrijk

Custom Assessment Criteria

Start a free trial to ask your own questions about the tender and get AI-generated answers.

Award Criteria

Description
De gunningscriteria zullen nader bepaald worden in het bestek.
Description
De gunningscriteria zullen nader bepaald worden in het bestek.

Qualification requirements

Description
De inschrijver toont aan dat hij beschikt over voldoende economische en financiële draagkracht voor de uitvoering van perceel 1. Daartoe realiseerde de inschrijver gedurende minstens één van de laatste drie afgesloten boekjaren een omzet van minstens € 350.000 excl. btw, rekening houdend met de oprichtingsdatum van de onderneming of met de datum waarop de ondernemer zijn activiteiten heeft aangevat, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn. Het criterium "omzet" wordt geïnterpreteerd overeenkomstig artikel 3:90 van het Koninklijk Besluit van 29 april 2019 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.
Documentation Requirement
De inschrijver voegt een verklaring toe betreffende de totale jaaromzet van de laatste drie beschikbare boekjaren. De verklaring vermeldt minstens: het betrokken boekjaar; de gerealiseerde totale omzet; de eventuele geconsolideerde omzet, indien van toepassing; de berekening van de gemiddelde jaarlijkse omzet. De verklaring wordt ondertekend door een persoon die rechtsgeldig de onderneming kan vertegenwoordigen. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor de juistheid van de verstrekte informatie te controleren aan de hand van de enkelvoudige en, indien van toepassing, geconsolideerde jaarrekeningen die werden neergelegd bij de Nationale Bank van België of via andere authentieke gegevensbronnen. Voor ondernemingen die geen jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank van België, of voor buitenlandse ondernemingen, kan de aanbestedende overheid de voorlegging vragen van gelijkwaardige bewijsstukken waaruit de vereiste omzet blijkt.
Description
De kandidaat toont zijn technische en beroepsbekwaamheid aan aan de hand van minimaal drie (3) relevante referentieopdrachten uitgevoerd gedurende de laatste drie jaar voorafgaand aan de uiterste datum van indiening van de offertes. De referenties hebben betrekking op cateringopdrachten voor evenementen met een vergelijkbare omvang en complexiteit als de voorliggende opdracht. Elke referentie heeft betrekking op een afzonderlijke opdrachtgever. De waarde van elke referentieopdracht bedragen minimaal € 10.000 en maximaal € 75.000 excl. btw. Meerdaagse evenementen komen niet in aanmerking als referentie.
Documentation Requirement
Voor iedere referentie wordt een afzonderlijke referentiefiche toegevoegd van maximaal twee A4-pagina's, waarin bovenstaande elementen worden beschreven. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor de opgegeven referenties te verifiëren bij de betrokken opdrachtgevers. Referenties die onvoldoende informatie bevatten om de relevantie ten aanzien van de voorliggende opdracht te beoordelen, worden buiten beschouwing gelaten. Indien na beoordeling blijkt dat niet langer voldaan wordt aan het vereiste minimumaantal relevante referenties, wordt de kandidaat niet verder geselecteerd. De referentiefiche bevat minstens volgende informatie: Algemene beschrijving van de opdracht: naam van de opdrachtgever; type opdrachtgever (onderwijsinstelling, overheid, onderneming, vereniging, enz.); uitvoeringsperiode; waarde van de opdracht; omschrijving van de cateringopdracht; doelstelling van het evenement; type catering (ontbijt, receptie, lunch, diner, walking dinner, galadiner, personeelsevenement, netwerkevenement, enz.); doelgroep van het evenement; aantal deelnemers of bezoekers. Organisatie en uitvoering: beschrijving van de aanpak en organisatie; voorbereiding en coördinatie van het evenement; beschrijving van de logistieke ondersteuning; aantal ingezette medewerkers; opvolging van de opdracht; communicatie en afstemming met de opdrachtgever. Resultaat: beschrijving van het gerealiseerde eindresultaat; eventuele bijzondere uitdagingen en wijze waarop deze werden aangepakt; evaluatie of feedback van de opdrachtgever, indien beschikbaar.
Description
Minstens twee (2) van de drie opgegeven referenties hebben betrekking op cateringdiensten geleverd aan: onderwijsinstellingen; overheidsinstellingen; of organisaties met een vergelijkbaar profiel inzake omvang, stakeholdercontext en organisatorische complexiteit; evenementen met minstens 500 deelnemers.
Documentation Requirement
Voor iedere referentie wordt een afzonderlijke referentiefiche toegevoegd van maximaal twee A4-pagina's, waarin bovenstaande elementen worden beschreven. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor de opgegeven referenties te verifiëren bij de betrokken opdrachtgevers. Referenties die onvoldoende informatie bevatten om de relevantie ten aanzien van de voorliggende opdracht te beoordelen, worden buiten beschouwing gelaten. Indien na beoordeling blijkt dat niet langer voldaan wordt aan het vereiste minimumaantal relevante referenties, wordt de kandidaat niet verder geselecteerd. De referentiefiche bevat minstens volgende informatie: Algemene beschrijving van de opdracht: naam van de opdrachtgever; type opdrachtgever (onderwijsinstelling, overheid, onderneming, vereniging, enz.); uitvoeringsperiode; waarde van de opdracht; omschrijving van de cateringopdracht; doelstelling van het evenement; type catering (ontbijt, receptie, lunch, diner, walking dinner, galadiner, personeelsevenement, netwerkevenement, enz.); doelgroep van het evenement; aantal deelnemers of bezoekers. Organisatie en uitvoering: beschrijving van de aanpak en organisatie; voorbereiding en coördinatie van het evenement; beschrijving van de logistieke ondersteuning; aantal ingezette medewerkers; opvolging van de opdracht; communicatie en afstemming met de opdrachtgever. Resultaat: beschrijving van het gerealiseerde eindresultaat; eventuele bijzondere uitdagingen en wijze waarop deze werden aangepakt; evaluatie of feedback van de opdrachtgever, indien beschikbaar.
Description
Minstens één (1) van de drie opgegeven referenties heeft betrekking op: een evenement met minstens 1000 deelnemers.
Documentation Requirement
Voor iedere referentie wordt een afzonderlijke referentiefiche toegevoegd van maximaal twee A4-pagina's, waarin bovenstaande elementen worden beschreven. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor de opgegeven referenties te verifiëren bij de betrokken opdrachtgevers. Referenties die onvoldoende informatie bevatten om de relevantie ten aanzien van de voorliggende opdracht te beoordelen, worden buiten beschouwing gelaten. Indien na beoordeling blijkt dat niet langer voldaan wordt aan het vereiste minimumaantal relevante referenties, wordt de kandidaat niet verder geselecteerd. De referentiefiche bevat minstens volgende informatie: Algemene beschrijving van de opdracht: naam van de opdrachtgever; type opdrachtgever (onderwijsinstelling, overheid, onderneming, vereniging, enz.); uitvoeringsperiode; waarde van de opdracht; omschrijving van de cateringopdracht; doelstelling van het evenement; type catering (ontbijt, receptie, lunch, diner, walking dinner, galadiner, personeelsevenement, netwerkevenement, enz.); doelgroep van het evenement; aantal deelnemers of bezoekers. Organisatie en uitvoering: beschrijving van de aanpak en organisatie; voorbereiding en coördinatie van het evenement; beschrijving van de logistieke ondersteuning; aantal ingezette medewerkers; opvolging van de opdracht; communicatie en afstemming met de opdrachtgever. Resultaat: beschrijving van het gerealiseerde eindresultaat; eventuele bijzondere uitdagingen en wijze waarop deze werden aangepakt; evaluatie of feedback van de opdrachtgever, indien beschikbaar.
Description
De kandidaat toont aan dat hij beschikt over de nodige beroepsbekwaamheid.
Documentation Requirement
De beschrijving van de organisatiestructuur omvat een organogram en begeleidende beschrijving van de organisatie van de cateringactiviteiten op maximaal 2 A4-pagina's R/V.
Description
De inschrijver beschikt over een vaste operationele kern van minstens vijf medewerkers die structureel betrokken zijn bij de uitvoering van cateringactiviteiten, waaronder ten minste één chef-kok, één sous-chef en één maître d'hôtel. 1 chef-kok met ten minste zeven jaar ervaring, 1 sous-chef met ten minste vijf jaar ervaring, 1 maître d'hotel met ten minste zeven jaar ervaring.
Documentation Requirement
Een overzicht van de medewerkers die worden ingezet voor de uitvoering van de opdracht; Per opgegeven medewerker: functie; statuut (werknemer, zaakvoerder, vennoot, enz.); aantal jaren relevante beroepservaring; datum indiensttreding. De inschrijver voegt hiertoe een curriculum vitae of een functiefiche toe van: de chef-kok; de sous-chef; de maître d'hôtel waaruit de gevraagde ervaring blijkt.
Description
De kandidaat toont aan dat hij beschikt over de nodige beroepsbekwaamheid.
Documentation Requirement
De inschrijver voegt een beschrijving toe van de aanvullende personeelscapaciteit waarop hij beroep kan doen voor piekmomenten of grotere evenementen. Deze beschrijving bevat minstens: het type medewerkers (flexi-jobmedewerkers, jobstudenten, interims, freelancers, enz.); het geschatte aantal beschikbare medewerkers; de wijze waarop deze medewerkers worden geselecteerd, opgeleid en aangestuurd.
Description
De kandidaat toont aan dat hij beschikt over de nodige beroepsbekwaamheid.
Documentation Requirement
De inschrijver voegt een nota toe waarin wordt beschreven: hoe afwezigheden van sleutelprofielen worden opgevangen; hoe personeelsuitval op korte termijn wordt beheerd; hoe de continuïteit van de dienstverlening wordt gegarandeerd bij gelijktijdige opdrachten of piekmomenten.
Description
De kandidaat toont aan dat hij beschikt over de nodige beroepsbekwaamheid.
Documentation Requirement
De kandidaat voegt toe: bewijs van registratie of erkenning bij het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV); een beschrijving van het gehanteerde voedselveiligheidssysteem (HACCP of gelijkwaardig); een beschrijving van de kwaliteitsborging tijdens voorbereiding, transport, opstelling, bediening en afruim.
Description
Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
Documentation Requirement
No documentation specified

Previous Contract Winners

Start a free trial to see who has won similar tenders for this buyer.

See the full notice

Contracting authority: Katholieke Hogeschool Vives Zuid vzw
Title: Raamovereenkomst externe cateringpartners maatwerk en evenementen
Type
Main code
Supplemental codes
Location: Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad
Estimated value: €1,400,000.00