Über das Angebot

Beschreibung der Aufgabe

Gegenstand der zu vergebenden Rahmenvertragsleistungen (in Zusammenhang mit dem parallel laufenden Vergabeverfahren) zur Erreichung der oben genannten Ziele ist die Beratung, Entwicklung, Konzeption, Gestaltung, Planung und Durchführung von imagefördernden Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen im Rahmen der für das Bezirksamt Lichtenberg von Berlin. Im Wesentlichen sind folgende Leistungen zu erbringen, die in den weiteren Abschnitten im Detail erläutert werden: • objektive Beratung bei der Festlegung und Verteilung der zur Erreichung der Kommunikationsziele erforderlichen Media-Budgets • Medianutzungsanalyse der Kernzielgruppen des Bezirksamtes Lichtenberg • Erstellung von Mediastrategien für die 8 Kernzielgruppen (siehe 3.1.3.) • Planung des zeitlichen, räumlichen, inhaltlichen und intensitätsmäßigen Einsatzes der Maß-nahmen in allen Medien Grundsätzliche Anforderungen an die Agentur • Während der Vertragsdauer ist die Kontaktierbarkeit werktags zwischen Montag – Freitag von 9–17 Uhr für den Auftraggeber gegeben • Der Auftragnehmer gewährleistet bei Bedarf die persönliche Anwesenheit in den Räumlichkeiten des Bezirksamtes Lichtenberg – entgeltfrei • Das vom bewerbenden Unternehmen benannten Kernteam muss die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 beherrschen • Erfahrung mit der BITV des Landes Berlin zur Sicherstellung barrierefreier PDF-Dateien mit oder ohne Textinhalt Aufgaben des Auftragnehmers a) Medianutzungsanalyse, Strategie und Planung Der Auftragnehmer erstellt auf Basis von verfügbaren Marktdaten für alle 8 Zielgruppen und ggf. ergänzend für Nachwuchskräfte eine Medianutzungsanalyse und erarbeitet auf dieser Grundlage eine Mediastrategie, die nach den aktuellen Erkenntnissen der Mediaforschung ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis für die Ansprache der definierten Zielgruppen berücksichtigt. Auf Basis der durch den Auftraggeber genehmigten Mediastrategie arbeitet der Auftragnehmer die Mediaplanung aus. Zum Leistungsumfang der Mediaplanung gehören: • Auswertung von Statistiken aus Studien zum Medienverhalten der einzelnen Zielgruppen unter Berücksichtigung von Informationsquellen, die in der Mediaplanung branchenüblich sind (z.B. „best 4 planning“). • das Aufzeigen von Potenzialen für die jeweilige Zielgruppe, um die Bewerbendenzahlen passgenauerer Kandidaten zu erhöhen • Beratung zur Mediaauswahl und zur Festlegung und Verteilung der zur Erreichung der Kommunikationsziele erforderlichen Mediabudgets • Erstellung von Schalt-, Termin-, Kosten- und Motivplänen inklusive Druckunterlagen-schlüssen und Produktionsspezifikationen • laufende Optimierung des Budgeteinsatzes je Werbeträger einschließlich notwendiger Anpassungen und Änderungen während eines Kampagnenflights und immer vor dem folgenden Flight b) Mediaeinkauf Grundlage für Auftragserteilungen an Vermarkter ist die Freigabe durch den Auftraggeber der vom Auftragnehmer vorgelegten Mediaplanung. Zum Leistungsumfang des Einkaufs und der Abwicklung der Medialeistungen gehören: • Einkaufs- und Platzierungsverhandlungen zur Erreichung der optimalen Rabatte unter Berücksichtigung des Gesamtauftragsvolumens • Auftragserteilung an die Vermarkter im eigenen Namen und auf eigene Rechnung. Der Auftragnehmer rechnet vorzugsweise einmal im Quartal in Form einer Sammelrechnung alle Mediaaufwände an den Auftraggeber ab. Es wird die Weitergabe sämtlicher Rabatte, auch Naturalrabatte und Agenturprovisionen an den Auftraggeber erwartet. Der Auftragnehmer erteilt Aufträge erst nach ausdrücklicher schriftlicher Freigabe durch den Auftraggeber. • Erstellung von verbindlichen Kosten- und Terminplänen auf Basis der Auftragsbestäti-gungen der Vermarkter • Erstellung von Vorausrechnungen an den Auftraggeber so rechtzeitig, dass alle Skonti ausgeschöpft werden können, die gänzlich an den Auftraggeber weitergegeben wer-den • Platzierungs- und Qualitätskontrolle anhand von Belegexemplaren • Qualitäts-, Rechnungs- und Platzierungsreklamationen, wenn erforderlich c) Kampagnenführung Social Media & Google Ads • Social Media Advertising Für die Ansprache unterschiedlicher Zielgruppen nutzt das Bezirksamt Lichtenberg 2 Social-Media-Plattformen vorrangig für die Öffentlichkeitsarbeit: - Instagram - X (ehemals Twitter) Für die Arbeitgeberkommunikation sollen 4 Kanäle genutzt werden: - Instagram – Hauptaccount (@ba_lichtenberg) - Instagram – Nachwuchsrekrutierung (@karrierestart_lichtenberg) - LinkedIn – Bezirksamt Lichtenberg von Berlin - XING – Bezirksamt Lichtenberg von Berlin Wird vom Auftragnehmer empfohlen, in einem oder mehreren dieser Plattformen Social Media Ads zu schalten, übernimmt der Auftragnehmer die Auftragserteilung an die Medien im eigenen Namen und auf eigene Rechnung. Eine permanente Analyse und Optimierung muss gewährleistet werden. Die Kampagne soll während der Laufzeit dynamisch ausgesteuert werden. Durch das Learning im Kampagnenverlauf soll das Budget zwischen den verschiedenen Netzwerken und Werbeformaten mit guter Performance verschoben werden können. Reportings mit den Anpassungen der Kampagne und deren vorläufigen Reichweiten sowie Klickraten sind dem Auftraggeber während der Kampagne wöchentlich vorzulegen. Nach Abschluss der Kampagne wird vom Auftragnehmer ein Gesamtreporting erstellt. • Google Ads Auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung nutzen Bewerbende als Einstieg in die Jobsuche Google als erste Quelle. In dem Moment, in dem Mitglieder unserer Kandidatenzielgruppen die Google-Suche nutzen, soll das Bezirksamt Lichtenberg unter den ersten Suchergebnissen auftauchen. Die Anzeigenplätze über den Suchergebnissen sollen hierzu beitragen. Eine permanente Analyse und Optimierung muss durch den Auftragnehmer gewährleistet werden. Die Kampagne soll während der Laufzeit dynamisch ausgesteuert werden.

Kontaktinformationen

Kontaktperson

Zentrale Vergabestelle

Kontakttelefon

+49 30 90296-7923

Kontakt-E-Mail

vergabestelle.vob@lichtenberg.berlin.de

Adresse

Alt-Friedrichsfelde 60, 10315 Berlin

• Qualität

  Qualität der Arbeitsproben (21%) | Eigendarstellung der Präsentation (16%) | Professionalität der Präsentation (3%)

  40%

  Beschreibung

  Die Qualität ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt - siehe Leistungsbeschreibung Pkt. 10.1.4 ff. In die Bewertung des gehen folgende Kriterien ein: * Qualität der Arbeitsproben 21% * Eigendarstellung der Präsentation 16% * Professionalität der Präsentation zu 3%

  Unterkriterien

  Qualität der Arbeitsproben

  21%

  Beschreibung

  Qualität der Arbeitsproben

  Eigendarstellung der Präsentation

  16%

  Beschreibung

  Eigendarstellung der Präsentation

  Professionalität der Präsentation

  3%

  Beschreibung

  Professionalität der Präsentation

• Preis

  60%

  Beschreibung

  Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt - siehe Leistungsbeschreibung Pkt. 10.1.4 ff. Kostenaufstellung analog Preisblatt zu 60%

• Größe des Kernteams

  Beschreibung

  Das Kernteam umfasst mindestens 3 Personen.

  Dokumentationsanforderung

  Beleg per personenbezogener Steckbriefe des verbindlich vorgesehenen Kernteams.

• Studien- und Ausbildungsnachweise Kernteam

  Beschreibung

  Das Kernteam verfügt über einschlägige Studien- und Ausbildungsnachweise, die der Erfüllung des Auftrags dienlich sind.

  Dokumentationsanforderung

  Nachweis über Einreichung der Studien- und Ausbildungsnachweise des Kernteams.

• Referenzprojekte

  Beschreibung

  Einreichung von drei inhaltlich vergleichbaren Referenzen der letzten 7 Jahre, welche abgeschlossene Leistungen umfassen, die kumulativ ein Auftragsvolumen von mindestens 500.000€ netto aufweisen. Eine der drei Referenzen hat aus dem Öffentlichen Sektor oder einer vergleichbaren Branche, wie Verbände oder Non Profit-Organisationen zu stammen.

  Dokumentationsanforderung

  Je Referenz Eigenerklärung (je max. 3 Seiten) mit folgendem Inhalt: Referenzgebende Stelle; Angaben zur Leistung; Ergebnisdarstellung; Angaben Vertragsdauer; Auftragsvolumen; Angaben über Einhaltung der Termin- und Budgetvorgaben, Angaben zu Kreativprozessen und Methodiken. Die Auflistung ist auf max. 3 Projekte zu beschränken. Werden mehr als 3 Projekte eingereicht, werden nur die ersten 3 berücksichtigt.

• Kompatibilität mit Betriebssystemen

  Beschreibung

  Sicherstellung der Kompatibilität mit verschiedenen Betriebssystemen und mobilen Endgeräten. Der Auftraggeber arbeitet mit Win 10 sowie iOS.

  Dokumentationsanforderung

  Nachweis per formloser Eigenerklärung.

• Betriebshaftpflichtversicherung

  Beschreibung

  Vorhandensein einer Betriebshaftpflichtversicherung mit branchenüblichen Deckungssummen für Sach- und Personenschäden. Bei Versicherungsverträgen mit Pauschaldeckungen (also ohne Unterscheidung nach Sach- und Personenschäden) ist eine Erklärung des Versicherungsunternehmens erforderlich, dass beide Schadenskategorien im Auftragsfall nebeneinander mit den geforderten Deckungssummen abgesichert sind.

  Dokumentationsanforderung

  Nachweis einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung.

• Positive Bankerklärungen

  Beschreibung

  Vorhandensein positiver Bankerklärungen über die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit.

  Dokumentationsanforderung

  Nachweis einer Bankerklärung über geordnete finanzielle Verhältnisse.

• Mindestumsatz

  Beschreibung

  Das bietende Unternehmen erreicht einen, hinsichtlich der Leistung einschlägigen, Gesamtumsatz von mindestens 500.000€ netto pro Jahr.

  Dokumentationsanforderung

  Formlose Eigenerklärung.

• Erklärung zur gemeinsamen Haftung

  Beschreibung

  Nimmt der Bewerber die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch, so muss er eine Erklärung des anderen Unternehmens zur gemeinsamen Haftung vorlegen.

  Dokumentationsanforderung

  Erklärung des anderen Unternehmens zur gemeinsamen Haftung.

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