Rammeavtale for tolketjenester

Bakgrunn Innherred Anskaffelser KO er et kommunalt oppgavefellesskap mellom 11 kommuner i Innherred og Namdalen i Trøndelag. Formålet er å gjennomføre rasjonelle, forsvarlige og effektive anskaffelser på vegne av deltakerkommunene. Inderøy kommune er kontorkommune og formell arbeidsgiver for ansatte i samarbeidet. Rammeavtalen skal ved avtaleoppstart omfatte ni kommuner: Levanger, Verdal, Inderøy, Steinkjer, Snåsa, Grong, Lierne, Røyrvik og Høylandet. Namsos, Flatanger og Trøndelag fylkeskommune skal ha opsjon på å tiltre avtalen etter utløpet av sine eksisterende avtaler. Kommunale foretak (KF) under deltakerkommunene skal også kunne benytte avtalen. Anskaffelsen skal sikre fortsatt tilgang til tolketjenester etter utløpet av dagens rammeavtale og samle kommunene i én felles avtale. Dette skal bidra til bedre samordning, likere praksis, mer helhetlig oppfølging samt bedre grunnlag for styring, statistikk og kvalitetsoppfølging på tvers av samarbeidet. Nåsituasjon, avtaleomfang og opsjonsdeltakere Det foreligger i dag en rammeavtale for tolketjenester for Snåsa, Steinkjer, Inderøy, Verdal og Levanger. Avtalen utløper 30.11.2026. For disse kommunene ble det i 2025 registrert totalt 9 247 tolkeoppdrag, hvorav 9 168 telefontolking, 67 videotolking og 12 fremmøtetolking. Statistikken danner grunnlag for estimering av omfanget i ny avtale. Siden dagens avtale ble etablert i 2022, har seks kommuner i Namdalen blitt en del av Innherred Anskaffelser KO: Grong, Lierne, Røyrvik, Høylandet, Namsos og Flatanger. Oppdragsgiver har ikke tilsvarende detaljert statistikk for disse seks kommunene. Basert på tilgjengelige forholdstall estimeres behovet til om lag 3 000 tolkeoppdrag årlig. Fordelingen mellom telefon-, video- og fremmøtetolking antas i hovedsak å være sammenlignbar med den historiske fordelingen i Innherredskommunene. Estimatet er usikkert og ikke bindende for fremtidig uttak. Grong, Lierne, Røyrvik og Høylandet omfattes av den nye rammeavtalen fra avtaleoppstart. Namsos og Flatanger har egen rammeavtale for tolketjenester til 20.08.2027, og skal derfor ha opsjon på å tiltre den nye avtalen etter utløpet av denne. Trøndelag fylkeskommune skal også ha opsjon på å tiltre rammeavtalen. Fylkeskommunens avtale løper til 30.04.2027, og tiltredelse kan skje fra 01.05.2027. For Trøndelag fylkeskommune ble det i 2025 registrert 3 157 tolkeoppdrag, hvorav 2 473 telefontolking, 127 videotolking og 557 fremmøtetolking. Hovedtyngden av fremmøteoppdragene var knyttet til Sør-Trøndelag, og det antas at en betydelig andel gjelder Trondheimsområdet. Fremmøteoppdrag kan også forekomme ved fylkeskommunens virksomheter andre steder i Trøndelag. Ved fremmøtetolking må leverandøren påregne oppdrag i Innherred, Namdalen, Trondheimsområdet og øvrige deler av Trøndelag, avhengig av avtaledeltakernes behov. Historiske tall og geografiske fordelinger er kun veiledende og gir ingen garanti for fremtidig volum eller lokalisering. Estimert verdi for rammeavtalen, basert på tilgjengelig statistikk og beregnede forholdstall, er kr 35 000 000 ekskl. mva. Maksimal verdi for rammeavtalen er kr 45 000 000 ekskl. mva. Beskrivelse av oppdraget Anskaffelsen gjelder en felles rammeavtale for levering av tolketjenester til avtaledeltakerne. Avtalen skal dekke løpende behov for telefontolking, videotolking, fremmøtetolking og skriftlige oversettelser, både planlagte og akutte oppdrag. En stor andel av oppdragene forventes å gjelde telefon- og videotolking. Tjenestene vil bli benyttet i ordinær kommunal og fylkeskommunal tjenesteutøvelse, blant annet innen helse- og omsorgstjenester, barnevern, NAV, flyktningtjeneste, voksenopplæring, skoler, barnehager og andre offentlige tjenesteområder. Behovet vil variere med hensyn til språk, omfang, tidspunkt, geografisk lokasjon og hvilken tolkeform som er best egnet. Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og språkdekning til å håndtere et bredt og variert behov, også på kort varsel. Avtalen skal betjene mange bestillere på tvers av kommuner, virksomheter og tjenesteområder, og det stilles derfor høye krav til leveringsdyktighet, tilgjengelighet, kvalitet og effektive løsninger for bestilling og oppfølging. Leveransen skal til enhver tid være i samsvar med tolkeloven med tilhørende forskrift. Oppdragsgiver legger stor vekt på bruk av kvalifiserte tolker, og at det ved hvert oppdrag tilbys best kvalifiserte tilgjengelige tolk med utgangspunkt i kvalifikasjonskategoriene i Nasjonalt tolkeregister. Rammeavtalen skal bidra til forutsigbar og effektiv tilgang til tolketjenester av god kvalitet, samt legge til rette for enhetlige bestillingsrutiner, god oppfølging og bedre oversikt over bruken av tjenestene på tvers av avtaledeltakerne.Hovedtrekkene i prosedyrenAlle interesserte leverandører kan levere tilbud gjennom Hyyr. Konkurransen har ingen prekvalifiseringsfase. Tilbudene evalueres direkte, og det er ikke adgang til dialog eller forhandlinger utover mindre avklaringer og korrigeringer av tilbudene. Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i kommunikasjonsmodulen i Hyyr.