Senaatti-kiinteistöt - Kiinteistötiedon, vuokrauksen ja palveluiden sopimus- ja laskutusjärjestelmä

Hankkimamme järjestelmä on moderni, parhaisiin käytänteisiin perustuva järjestelmä. Kiinteistötietorekisteri-, vuokra- ja palvelusopimusjärjestelmään sisältyy tarjouspyynnön materiaaleissa tarkemmin kuvattuna mm. vuokra- ja palvelusopimusten sekä muiden toistuvasti laskutettavien sopimusten ylläpito, päivittäminen ja sopimusten päättäminen, sopimusten mukainen laskutus ja reskontratoiminnallisuudet / laskujen siirto reskontraan. Järjestelmään sisältyy myös tarkastuskirjeiden lähetys ja kiinteistötiedon hallinnan toiminnallisuudet. Järjestelmässä laaditaan sopimuksia ja ylläpidetään sekä hallinnoidaan kiinteistötietorekisteriä koskevia tietoja. Järjestelmässä ylläpidetään tietojen ajantasaisuutta ja oikeellisuutta. Järjestelmäkokonaisuudessa tulee hallita laskutustietoja ja reskontraa / laskujen siirtoa reskontraan. Järjestelmäkokonaisuudessa tulee toteuttaa laskujen lähteminen sopimuksen mukaisina ajallaan ja laskujen maksutilanteen seuranta. Järjestelmän tulee pitää sisällään seuraavat osiot: * Vuokrasopimukset * Palvelusopimukset * Yhdistelmäsopimus (vuokraus ja palvelut) * Muut sopimukset (mm. käyttöoikeus, maahan kohdistuvat, asiantuntijapalvelu, erillistilaukset) * Kohderekisteri (sis. kiinteistötiedot ja osakerekisteri) * Sopimusten mukainen laskutus (toistuva) * Muu laskutus (mm. toteuman mukaan erillislaskutettavat, vahingonkorvaukset, jäännösarvovastuut) * Em. laskutusten reskontra / laskujen siirto reskontraan * Osapuolitiedot * Käyttöoikeushallinta * Raportointi * Taustarekisterin hallinta * Tarvittavat integraatiorajapinnat sisään tuotaville ja ulos vietäville tiedoilleMenettelyn pääpiirteetHankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki). Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Hankinta toteutetaan käyttäen hankintalaissa määriteltyä avointa menettelyä. 1. Hankintayksikkö julkaisee julkisen hankintailmoituksen kaikkien nähtäville, johon halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. 2. Tarjousten vastaanottamisen määräajan jälkeen hankintayksikkö avaa tarjoukset. 3. Hankintayksikkö tarkastaa tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset sekä tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden. 4. Hankintayksikkö tekee tarjousten vertailun. 5. Hankintayksikkö tekee hankintapäätöksen ja toimittaa päätöksen sähköisesti tiedoksi kaikille tarjoajille 7. Allekirjoittaa hankintasopimuksen voittajan kanssa