Result

About the bid

Assignment description

Prezenta documentație de atribuire conține cerințele, criteriile, regulile și informațiile necesare pentru a asigura potențialilor ofertanți o informare completă, corectă și explicită cu privire la modul de aplicare a procedurii de atribuire a acordului-cadru având ca obiect “Servicii de arhivare fizică, scanare și prelucrare în vederea indexării digitale a documentelor gestionate de Sectorul 5 al Municipiului București (Primăria), Direcția Generală Impozite și Taxe Locale Sector 5 (D.I.T.L.) și de către Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului (D.G.A.S.P.C.)”. În cadrul acestei proceduri Asocierea de Autorități Contractante formată din Primăria Sector 5, Direcția Generală Impozite și Taxe Locale Sector 5 (D.I.T.L.) și Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului (D.G.A.S.P.C.) în temeiul Protocolului de Asociere nr. 107041/ 04.10.2021 îndeplinește rolul de Autoritate Contractantă, respectiv Beneficiar în cadrul Contractului. Obiectul acordului cadru constă în prestarea de servicii de arhivare fizică și digitizare a documentelor. Astfel, obiectivul principal al viitoarelor contracte este acela de a asigura păstrarea documentelor create sau deținute de către Sectorul 5 al Municipiului București (Primăria), Direcția Generală Impozite și Taxe Locale Sector 5 (D.I.T.L.) și de către Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului (D.G.A.S.P.C.), cu respectarea dispozițiilor Legii nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare – Legea Arhivelor Naționale, și de a asigura prelucrarea documentelor digitizate, cu asigurarea inclusiv a sistemului de arhivare. Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări sau informații suplimentare în legătură cu documentatia de atribuire cu cel puțin 20 zile înainte de termenul limită stabilit pentru depunerea ofertelor. În măsura în care solicitările de clarificare sunt primite cu cel puțin 20 zile înainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor, autoritatea contractantă va răspunde în mod clar si complet tuturor acestor solicitări de clarificare cu 10 zile înainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor.

Contact information

Contact name

Adrian Cormos

Contact phone

+40 213126279

Contact email

achizitii@sector5.ro

Address

Strada: Fabrica de Chibrituri, nr. 9-11, 050182 Bucuresti

• Pretul ofertei

  55%

  Description

  Punctajul se acorda astfel: a) Pentru cel mai scazut dintre preturi se acorda punctajul maxim alocat; b) Pentru celelalte preturi ofertate punctajul P(n) se calculeaza proportional, astfel: P(n) = (Pret minim ofertat / Pret n) x punctaj maxim alocat.

  Evaluation Method

  Punctajul se acorda astfel: a) Pentru cel mai scazut dintre preturi se acorda punctajul maxim alocat; b) Pentru celelalte preturi ofertate punctajul P(n) se calculeaza proportional.

• Experiența profesională a expertului Coordonator tehnic echipa arhivare fizică (E1-CTAF)

  6%

  Description

  În cadrul factorului de evaluare se punctează experiența profesională specifică (suplimentară celei solicitate prin cerința minimă a caietului de sarcini) constând în implicarea expertului propus la executarea unuia sau a mai multor contracte/proiecte similare. Punctajul (E1-CTAF = max. 6 pct.) se acordă astfel: a) Pentru participarea expertului la implementarea a 2 - 3 contracte/proiecte similare, se acordă 2 pct. b) Pentru participarea expertului la implementarea a 4 - 5 contracte/proiecte similare, se acordă 4 pct. c) Pentru participarea expertului la implementarea a minimum 6 contracte/proiecte similare, se acordă 6 pct. Notă: 1. Informații relevante cuprinse în caietul de sarcini: Cap. 7.1. – “Resurse umane”. 2. Prin „contract/proiect similar” în contextul regulilor de aplicare a punctajului pentru factorul de evaluare, se înțelege un contract de servicii de arhivare a documentelor în condițiile prevăzute în Legea 16/1996 Legea Arhivelor Naționale în cadrul căruia expertul a desfășurat activități specifice poziției pentru care este propus.

  Evaluation Method

  Punctajul (E1-CTAF = max. 6 pct.) se acordă astfel:
  a) Pentru participarea expertului la implementarea a 2 - 3 contracte/proiecte similare, se acordă 2 pct.
  b) Pentru participarea expertului la implementarea a 4 - 5 contracte/proiecte similare, se acordă 4 pct.
  c) Pentru participarea expertului la implementarea a minimum 6 contracte/proiecte similare, se acordă 6 pct.

• Experiența profesională a expertului Coordonator tehnic echipa de digitizare (E1-CTD)

  6%

  Description

  În cadrul factorului de evaluare se punctează experiența profesională specifică (suplimentară celei solicitate prin cerința minimă a caietului de sarcini) constând în implicarea expertului propus la executarea unuia sau a mai multor contracte/proiecte similare. Punctajul (E1-CTD = max. 6 pct.) se acordă astfel: a) Pentru participarea expertului la implementarea a 2 - 3 contracte/proiecte similare, se acordă 2 pct. b) Pentru participarea expertului la implementarea a 4 - 5 contracte/proiecte similare, se acordă 4 pct. c) Pentru participarea expertului la implementarea a minimum 6 contracte/proiecte similare, se acordă 6 pct. Notă: 1. Informații relevante cuprinse în caietul de sarcini: Cap. 7.1. – “Resurse umane”. 2. Prin „contract/proiect similar” în contextul regulilor de aplicare a punctajului pentru factorul de evaluare, se înțelege un contract care a avut în obiectul său prestarea unor servicii de arhivare digitală (scanare) similare cu cele care fac obiectul contractului ce urmează a fi atribuit, în cadrul căruia expertul a desfășurat activități specifice poziției pentru care este propus.

  Evaluation Method

  Punctajul (E1-CTD = max. 6 pct.) se acordă astfel:
  a) Pentru participarea expertului la implementarea a 2 - 3 contracte/proiecte similare, se acordă 2 pct.
  b) Pentru participarea expertului la implementarea a 4 - 5 contracte/proiecte similare, se acordă 4 pct.
  c) Pentru participarea expertului la implementarea a minimum 6 contracte/proiecte similare, se acordă 6 pct.

• Experiența profesională a expertului Coordonator tehnic procesare date (E1-CTPD)

  6%

  Description

  În cadrul factorului de evaluare se punctează experiența profesională specifică (suplimentară celei solicitate prin cerința minimă a caietului de sarcini) constând în implicarea expertului propus la executarea unuia sau a mai multor contracte/proiecte similare. Punctajul (E1-CTPD = max. 6 pct.) se acordă astfel: a) Pentru participarea expertului la implementarea a 2 - 3 contracte/proiecte similare, se acordă 2 pct. b) Pentru participarea expertului la implementarea a 4 - 5 contracte/proiecte similare, se acordă 4 pct. c) Pentru participarea expertului la implementarea a minimum 6 contracte/proiecte similare, se acordă 6 pct. Notă: 1. Informații relevante cuprinse în caietul de sarcini: Cap. 7.1. – “Resurse umane”. 2. Prin „contract/proiect similar” în contextul regulilor de aplicare a punctajului pentru factorul de evaluare, se înțelege un contract în care s-au prestat servicii arhivare digitală constând în digitizarea documentelor cu extragere meta-descriptori și structurarea documentelor în unei baze cu acestea, și în cadrul căruia expertul a desfășurat activități specifice poziției pentru care este propus.

  Evaluation Method

  Punctajul (E1-CTPD = max. 6 pct.) se acordă astfel:
  a) Pentru participarea expertului la implementarea a 2 - 3 contracte/proiecte similare, se acordă 2 pct.
  b) Pentru participarea expertului la implementarea a 4 - 5 contracte/proiecte similare, se acordă 4 pct.
  c) Pentru participarea expertului la implementarea a minimum 6 contracte/proiecte similare, se acordă 6 pct.

• Termenul de transmitere electronică a documentelor din arhivă solicitate de beneficiar în regim de urgență (TEDU)

  6%

  Description

  Punctajul (TEDU = maxim 6 puncte) se acordă astfel: a) Pentru cel mai mic termen (TEDU min) se acordă punctajul maxim alocat; b) Pentru celelalte termene ofertate punctajul TEDU (n) se calculează proporțional, astfel: TEDU (n) = (TEDU min / TEDU n) x 6 puncte Legendă: TEDU n – Termenul de transmitere electronică a documentelor din arhivă solicitate de beneficiar în regim de urgență, ofertat de operatorul economic pentru care se calculează punctajul; TEDU min – Cel mai mic termen de transmitere electronică a documentelor din arhivă solicitate de beneficiar în regim de urgență, ofertat în cadrul procedurii; Notă: 1. Informații relevante cuprinse în caietul de sarcini: Cap. 5.2.9. – „Gestionarea fondului arhivistic (fizic și digitizat) si organizarea serviciului de regăsire, transport și livrare al documentelor originale solicitate fizic de beneficiar”. 2. TEDU se exprimă în ore și reprezintă timpul scurs de la momentul primirii solicitării în regim de urgență a documentelor din arhivă transmisă de beneficiar prin mijloacele de comunicare stabilite de comun acord (fax/email/telefon) până la momentul transmiterii prin e-mail a documentelor solicitate 3. Termenul maxim acceptat pentru transmiterea electronică a documentelor din arhivă solicitate de beneficiar în regim de urgență este de 4 ore. Ofertanții trebuie să fie în măsură să fundamenteze termenul de transmitere propus prin raportare la resursele alocate pentru acesta, respectiv la metodologia de lucru stabilită pentru această activitate, astfel încât să facă dovada că termenul propus este fezabil/sustenabil. 4. Pentru ofertele care propun un TEDU de 4 ore se acordă 0 pct, iar ofertele cu o valoare a TEDU(n) mai mare de această perioadă sau cele care sunt nesustenabile prin raportare la resursele alocate și metodologia prezentată, vor fi respinse ca neconforme.

  Evaluation Method

  Punctajul (TEDU = maxim 6 puncte) se acordă astfel:
  a) Pentru cel mai mic termen (TEDU min) se acordă punctajul maxim alocat;
  b) Pentru celelalte termene ofertate punctajul TEDU (n) se calculează proporțional.

  Notă:

  1. Informații relevante cuprinse în caietul de sarcini: Cap. 5.2.9. – „Gestionarea fondului arhivistic (fizic și digitizat) si organizarea serviciului de regăsire, transport și livrare al documentelor originale solicitate fizic de beneficiar”.
  2. TEDU se exprimă în ore și reprezintă timpul scurs de la momentul primirii solicitării în regim de urgență a documentelor din arhivă transmisă de beneficiar prin mijloacele de comunicare stabilite de comun acord (fax/email/telefon) până la momentul transmiterii prin e-mail a documentelor solicitate.
  3. Termenul maxim acceptat pentru transmiterea electronică a documentelor din arhivă solicitate de beneficiar în regim de urgență este de 4 ore. Ofertanții trebuie să fie în măsură să fundamenteze termenul de transmitere propus prin raportare la resursele alocate pentru acesta, respectiv la metodologia de lucru stabilită pentru această activitate, astfel încât să facă dovada că termenul propus este fezabil/sustenabil.
  4. Pentru ofertele care propun un TEDU de 4 ore se acordă 0 pct, iar ofertele cu o valoare a TEDU(n) mai mare de această perioadă sau cele care sunt nesustenabile prin raportare la resursele alocate și metodologia prezentată, vor fi respinse ca neconforme.

• Termenul de transmitere în format fizic a documentelor din arhivă solicitate de beneficiar în regim de urgență (TFDU)

  6%

  Description

  Punctajul (TFDU = maxim 6 puncte) se acordă astfel: a) Pentru cel mai mic termen (TFDU min) se acordă punctajul maxim alocat; b) Pentru celelalte termene ofertate punctajul TFDU (n) se calculează proporțional, astfel: TFDU (n) = (TFDU min / TFDU n) x 6 puncte Legendă: TFDU n – Termenul de transmitere în format fizic a documentelor din arhivă solicitate de beneficiar în regim de urgență, ofertat de operatorul economic pentru care se calculează punctajul; TFDU min – Cel mai mic termen de transmitere în format fizic a documentelor din arhivă solicitate de beneficiar în regim de urgență, ofertat în cadrul procedurii; Notă: 1. Informații relevante cuprinse în caietul de sarcini: Cap. 5.2.9. – „Gestionarea fondului arhivistic (fizic și digitizat) si organizarea serviciului de regăsire, transport și livrare al documentelor originale solicitate fizic de beneficiar”. 2. TFDU se exprimă în ore și reprezintă timpul scurs de la momentul primirii solicitării în regim de urgență a documentelor din arhivă transmisă de beneficiar prin mijloacele de comunicare stabilite de comun acord (fax/email/telefon) până la momentul predării documentelor solicitate către beneficiar, în format fizic, la sediul acestuia 3. Termenul maxim acceptat pentru transmiterea în format fizic a documentelor din arhivă solicitate de beneficiar în regim de urgență (predarea acestora la beneficiar) este de 6 ore. Ofertanții trebuie să fie în măsură să fundamenteze termenul de transmitere propus prin raportare la resursele alocate pentru acesta, respectiv la metodologia de lucru stabilită pentru această activitate, astfel încât să facă dovada că termenul propus este fezabil/sustenabil. 4. Pentru ofertele care propun un TFDU de 6 ore se acordă 0 pct, iar ofertele cu o valoare a TFDU(n) mai mare de această perioadă sau cele care sunt nesustenabile prin raportare la resursele alocate și metodologia prezentată, vor fi respinse ca neconforme.

  Evaluation Method

  Punctajul (TFDU = maxim 6 puncte) se acordă astfel:
  a) Pentru cel mai mic termen (TFDU min) se acordă punctajul maxim alocat;
  b) Pentru celelalte termene ofertate punctajul TFDU (n) se calculează proporțional.

  Notă:

  1. Informații relevante cuprinse în caietul de sarcini: Cap. 5.2.9. – „Gestionarea fondului arhivistic (fizic și digitizat) si organizarea serviciului de regăsire, transport și livrare al documentelor originale solicitate fizic de beneficiar”.
  2. TFDU se exprimă în ore și reprezintă timpul scurs de la momentul primirii solicitării în regim de urgență a documentelor din arhivă transmisă de beneficiar prin mijloacele de comunicare stabilite de comun acord (fax/email/telefon) până la momentul predării documentelor solicitate către beneficiar, în format fizic, la sediul acestuia.
  3. Termenul maxim acceptat pentru transmiterea în format fizic a documentelor din arhivă solicitate de beneficiar în regim de urgență (predarea acestora la beneficiar) este de 6 ore. Ofertanții trebuie să fie în măsură să fundamenteze termenul de transmitere propus prin raportare la resursele alocate pentru acesta, respectiv la metodologia de lucru stabilită pentru această activitate, astfel încât să facă dovada că termenul propus este fezabil/sustenabil.
  4. Pentru ofertele care propun un TFDU de 6 ore se acordă 0 pct, iar ofertele cu o valoare a TFDU(n) mai mare de această perioadă sau cele care sunt nesustenabile prin raportare la resursele alocate și metodologia prezentată, vor fi respinse ca neconforme.

• Perioada acordată Beneficiarului pentru relocarea arhivei din depozit la finalizarea acordului-cadru (PGRA)

  15%

  Description

  Punctajul (PGRA = max. 15 pct.) se acordă astfel: a) Pentru cea mai mare perioadă de grație ofertată (notat PGRA max) se acordă 10 pct.; b) Pentru celelalte perioade de grație ofertate, punctajul se acordă proporțional, astfel: PGRA = PGRA(n)/PGRA max x 15 puncte. Legendă: PGRA max – Cea mai mare perioada de grație ofertată în cadrul procedurii; PGL(n) – Perioada de grație ofertată de operatorul economic pentru care se calculează punctajul. Notă: 1. Informații relevante cuprinse în caietul de sarcini: Cap. 5.2.9. – „Gestionarea fondului arhivistic (fizic și digitizat) si organizarea serviciului de regăsire, transport și livrare al documentelor originale solicitate fizic de beneficiar”. 2. PGRA se exprima în zile calendaristice calculate de la data încheierii acordului-cadru, respectiv a încheierii ultimului contract subsecvent semnat în cadrul acordului-cadru conform prevederilor contractuale și reprezintă perioada de timp acordată beneficiarului pentru a reloca arhiva păstrată în depozitul prestatorului după finalizarea acordului-cadru, în care prestatorul va asigura în mod gratuit serviciile de păstrare a documentelor cu respectarea prevederilor în vigoare. 3. Perioada minim acceptată este de 15 zile. 4. Pentru ofertele care prevăd o PGRA(n) de 15 zile se acordă 0 pct, iar ofertele cu o valoare a PGRA(n) mai mică de această perioadă, precum și cele care sunt nesustenabile/care nu pot fi fundamentate din punct de vedere tehnic, logistic și a resurselor prevăzute în ofertă, de natură să nu asigure satisfacerea cerințelor din caietul de sarcini, vor fi respinse ca neconforme. În aceste sens, autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a analiza și verifica conformitatea termenului ofertat din punctul de vedere al asigurării îndeplinirii de către operatorii economici a cerințelor solicitate prin Caietul de sarcini, cu scopul protejării acesteia împotriva ofertelor care prevăd termene nesustenabile/care nu pot fi fundamentate. 5. Pentru PGRA(n) mai mare 180 zile nu se acordă punctaj suplimentar. 6. PGRA depinde în mod strict de capacitatea fiecărui ofertant de a-și asuma în raport cu autoritatea contractantă, la prețul ofertat, angajamentele respective în condițiile mai sus enunțate și de a asigura nivelul cantitativ și calitativ ofertat în cadrul procedurii de atribuire.

  Evaluation Method

  Punctajul (PGRA = max. 15 pct.) se acordă astfel:
  a) Pentru cea mai mare perioadă de grație ofertată (notat PGRA max) se acordă 10 pct.;
  b) Pentru celelalte perioade de grație ofertate, punctajul se acordă proporțional.

  Notă:

  1. Informații relevante cuprinse în caietul de sarcini: Cap. 5.2.9. – „Gestionarea fondului arhivistic (fizic și digitizat) si organizarea serviciului de regăsire, transport și livrare al documentelor originale solicitate fizic de beneficiar”.
  2. PGRA se exprima în zile calendaristice calculate de la data încheierii acordului-cadru, respectiv a încheierii ultimului contract subsecvent semnat în cadrul acordului-cadru conform prevederilor contractuale și reprezintă perioada de timp acordată beneficiarului pentru a reloca arhiva păstrată în depozitul prestatorului după finalizarea acordului-cadru, în care prestatorul va asigura în mod gratuit serviciile de păstrare a documentelor cu respectarea prevederilor în vigoare.
  3. Perioada minim acceptată este de 15 zile.
  4. Pentru ofertele care prevăd o PGRA(n) de 15 zile se acordă 0 pct, iar ofertele cu o valoare a PGRA(n) mai mică de această perioadă, precum și cele care sunt nesustenabile/care nu pot fi fundamentate din punct de vedere tehnic, logistic și a resurselor prevăzute în ofertă, de natură să nu asigure satisfacerea cerințelor din caietul de sarcini, vor fi respinse ca neconforme. În aceste sens, autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a analiza și verifica conformitatea termenului ofertat din punctul de vedere al asigurării îndeplinirii de către operatorii economici a cerințelor solicitate prin Caietul de sarcini, cu scopul protejării acesteia împotriva ofertelor care prevăd termene nesustenabile/care nu pot fi fundamentate.
  5. Pentru PGRA(n) mai mare 180 zile nu se acordă punctaj suplimentar.
  6. PGRA depinde în mod strict de capacitatea fiecărui ofertant de a-și asuma în raport cu autoritatea contractantă, la prețul ofertat, angajamentele respective în condițiile mai sus enunțate și de a asigura nivelul cantitativ și calitativ ofertat în cadrul procedurii de atribuire.

Found no qualification requirements in the contract notice.

See the full notice