Sipoon kunnan kiinteistöjen ilmanvaihtojärjestelmien puhdistus-, mittaus- ja säätötyöt, puitejärjestely 2025–2027 (2029)

Sipoon kunnan yhdyskunnan ja ympäristön toimialan toimitilat -yksikkö pyytää tarjouksia hallinnassaan olevissa kiinteistöissä tehtävien ilmanvaihtojärjestelmien puhdistus-, mittaus- ja säätötöiden hankinnasta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohteena olevia kiinteistöjen ilmanvaihtojärjestelmien puhdistus-, mittaus- ja säätötöitä tilataan erillisillä tilauksilla tuntiveloitusperustein eri puolella Sipoon kunnan aluetta sijaitseviin kunnan hallinnoimiin kiinteistöihin, kuten kouluihin, päiväkoteihin ja muihin rakennuksiin. Hankinnan kohteena olevien palveluiden pääasiallinen suoritusajankohta on kesäkuu-elokuu. Pienemmissä kohteissa palveluita voidaan tilata myös syys-, joulu- ja talvilomien aikana. Töiden kesto vaihtelee muutamasta tunnista muutamaan viikkoon kerrallaan. Hankinnassa perustetaan hankintalain mukainen puitejärjestely, joka koostuu kahdesta (2) osa-alueesta: 1. Ilmanvaihtojärjestelmien puhdistustyöt 2. Ilmamäärien mittaus- ja säätötyöt Tilaaja voi tilata palveluita tarpeensa mukaan sopimuksen mukaisin hinnoin ja sopimusehdoin. Tilauksiin voi sisältyä Tilaajan määrittelemiä, työn kannalta tarpeellisia rakennus-, sähkö- tai muiden taloteknisten alojen töitä. Hankinnassa perustetaan puitejärjestely, johon valitaan kumpaankin osa-alueeseen korkeintaan kolme (3) kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyttä tarjoajaa. Hankintayksiköllä on mahdollisuus valita osa-alueelle vähemmän tarjoajia, mikäli hyväksyttäviä tarjouksia jätetään osa-alueelle vähemmän kuin kolme (3). Tarjoaja voi jättää tarjouksen yhdelle tai molemmille hankittaville osa-alueille. Hankintayksikkö varaa oikeuden yhdistää puitejärjestelyn eri osa-alueet samalle sopimusdokumentille, mikäli tarjoaja valikoituu molemmille osa-alueille toimittajaksi. Sopimus tulee voimaan molempien osapuolten allekirjoituksella ja on voimassa kaksi (2) vuotta sopimuksen allekirjoituksesta. Sopimuskauden on suunniteltu alkavan kesäkuun alussa 2025. Tarkempi kuvaus hankinnan kohteesta on annettu tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.Menettelyn pääpiirteetKyseessä on avoin, EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa noudatetaan Lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (2016/1397). Tarjouspyyntöasiakirjat ovat suomen kielellä ja tarjous tulee antaa suomen kielellä. Tarjouksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Hankintamenettely toteutetaan vaiheittain seuraavassa järjestyksissä. 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen tarjoajille sähköisesti 6. Hankintasopimuksen solmiminen tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa Kohdassa 4. hankintayksikkö voi 1. valita tarjouskilpailun voittajaksi valintakriteerit täyttävän tarjoajan; tai 2. siirtyä neuvottelumenettelyyn. Neuvottelumenettelyyn voidaan siirtyä, jos: 1. tarjouskilpailussa ei ole saatu yhtään tarjouspyynnön mukaista tarjousta; 2. yhtään tarjousta ei voida hyväksyä liian korkean hinnan tai muun syyn vuoksi; tai 3. hankintayksikkö katsoo tarpeelliseksi neuvotella tarjouksien yksityiskohdista. Neuvotteluun kutsutaan kaikki määräaikaan mennessä tarjouksen jättäneet tarjoajat, jotka täyttävät soveltuvuusvaatimukset. Neuvottelujen tavoitteena on päivittää alkuperäistä tarjouspyyntöä siten, että neuvotteluihin valitut tarjoajat voivat jättää sen perusteella uudet tarjoukset. Neuvotteluja käydään tasapuolisesti kaikkien mukaan kutsuttujen tarjoajien kanssa hankintayksikön määrittelemä aika. Neuvottelujen jälkeen hankintayksikkö toimittaa kaikille neuvotteluissa mukana olleille tarjoajille päivitetyn tarjouspyynnön, jonka perusteella tarjoajat jättävät uudet tarjoukset. Uudet tarjoukset vertaillaan uudessa tarjouspyynnössä kuvattujen kriteerien mukaisesti ja tarjouskilpailun voittaja valitaan tämän vertailun perusteella.