Suomen Lähetysseuran sisäisen tarkastuksen, turvallisuuspalveluiden ja ilmoituskanavahallinnan palveluiden hankinta

Hankinnan kohteena on Suomen Lähetysseuran alla mainitut ulkoistetut riskienhallintaan liittyvät palvelut. Palvelut on jaettu osiin, jotta palveluntarjoajat voivat halutessaan tehdä osatarjouksen. Jos toimittaja haluaa tarjota palveluita useampaan osa-alueeseen, ne tehdään yhdessä tarjousmateriaalissa. Lähetysseura valitsee puitejärjestelyyn 1-3 toimittajaa. Yksi toimittaja voidaan myös valita tuottamaan palveluja 1-3 osa-alueelle. Mikäli yhteen osa-alueeseen valitaan useampi toimittaja, heidät laitetaan etusijajärjestykseen. Palveluntarjoajia pyydetään esittämään tarjoamistaan palveluista palvelunkuvaus hinnoitteluliitteineen, sekä muut myöhemmin mainitut liitteet. Tarjouskilpailun perusteella solmittava puitesopimus ei tuota toimittajalle yksinoikeutta sopimuksissa määriteltäviin palveluihin, eikä se sisällä määräostovelvoitetta. Mikäli puitejärjestelyyn valitaan useampi toimittaja ja sopimus päätetään perustelluista syistä myöhemmin yhden toimittajan kanssa, voidaan puitejärjestelyä jatkaa muiden valittujen toimittajien kanssa. Osa1: Ilmoituskanava ja tutkinnat (väärinkäytösilmoitukset) • Väärinkäytösilmoitusten vastaanottaminen, hallinta ja alustavan analyysin toimittaminen Lähetysseuralle. Ilmoituskanava toimii teknisesti Keskuskauppakamarin alustalla. (2024 Lähetysseura sai yhteensä 16 kpl ilmoitusta ilmoituskanavan kautta) • Tarvittaessa Felm Complaints Committeen sihteerin sijaistus. • SEAH-tutkinnat (CHS IQTS Tier 1-4 tasot https://www.chsalliance.org/get-support/training/investigator-qualification-training-scheme tai vastaava)Kyseessä on pääsääntöisesti SEAH administrative -tutkinnat. Rikoslain alaisen toiminnan tutkii aina lähtökohtaisesti viranomainen. (2024 Lähetysseuralla ei ollut SEAH-tutkimuksia) • Koulutukset liittyen väärinkäytösilmoitusten hallinnointiin, käsittelyyn ja tutkintaan. Tähän osioon tarjoavan toimittajan huomioitavaa: mikäli toimittaja tuottaa ainoastaan SEAH-tutkintoja, muut tutkinnat ohjataan toiselle puitejärjestelyn palveluntuottajalle. Pyydämme ilmaisemaan tarjouksessa, toteuttaako palveluntuottaja SEAH-tutkintojen lisäksi myös muita tarkastuksia (esim. väärinkäytöstarkastuksia) tarpeen vaatiessa. Osa 2: Turvallisuuspalvelut • Turvaan ja suojeluun liittyvät selvitykset. • Turvallisuuspalvelut, erityisesti turvallisuuskäytäntöjen tarkastukset. • Kotimaan turvapalvelut kuten pelastus- ja turvallisuussuunnitelmat, turvallisuussuunnittelu ja tapahtumien turvapalvelut (turvallisuusasiantuntijat, järjestyksenvalvojat, vartijat, turvallisuustuottaja, turvallisuusjohtaminen, henkilösuojaaja). • Tarvittaessa räätälöidyt turvallisuuskoulutukset. • Mahdolliset sijaistukset kriisitilanteissa, myös toimintamaissa ulkomailla. Osa 3: Sisäinen tarkastus • Sisäinen tarkastus ja siihen liittyvät suunnittelu, neuvonta ja tutkimukset o Sisäinen tarkastus tukee organisaation johtamista, riskienhallintaa, valvontaa ja hallinnon kehittämistä. Tehtävänä on tarkastaa, miten organisaation sisäiset prosessit, riskienhallinta, menettelytavat ja kontrollimekanismit toimivat. Tavoitteena on parantaa toimintaa ja tehokkuutta. Tarkastukset toteutetaan yhteistyössä tilaajan kanssa, ja perustuvat riskiperusteiseen suunnitteluun. Palveluun voi sisältyä myös neuvontaa ja kehittämisehdotuksia. o Tarkastuksen sisältö ja kohteet määritellään vuosittain tehtävässä tarkastussuunnitelmassa. Sisäinen tarkastus raportoi havainnoista suoraan toiminnanjohtajalle ja hallitukselle sekä esittää korjaavia toimenpiteitä. Tarkastussuunnitelmaa voidaan muuttaa vuoden aikana, mikäli nähdään tarve uusille tarkastuksille. o Sisäisen tarkastuksen toimittajaksi ei valita samaa yhteisöä, joka suorittaa Lähetysseuran ulkoista tilintarkastusta.