Talouden tietojärjestelmien ja ERP-toiminnallisuuksien uudistaminen

Hankinnan kohteena on talouden ja toiminnanohjauksen järjestelmäkokonaisuus sekä siihen liittyvä toimitusprojekti. Hankintaan sisältyvät muun muassa ohjelmistot ja käyttöoikeudet, tarvittavat palvelu- ja kapasiteettiympäristöt, integraatiot, tietokonversiot, koulutus, dokumentaatio, käyttöönotto-, tuki- ja ylläpitopalvelut sekä järjestelmän jatkuva kehittäminen. Toimituskokonaisuus hankitaan pääosin kokonaistoimituksena. Hankintayksikkö tavoittelee nykyaikaista, pitkäikäistä ja ylläpidettävää ratkaisua. Ensisijaisena vaihtoehtona pidetään roolipohjaista SaaS-palvelua, jossa tiedot sijaitsevat EU-/ETA-alueella. Ratkaisun tulee tukea integraatioita, automaatiota, raportointia, tiedolla johtamista sekä tulevaisuudessa myös tekoälyn hyödyntämistä. Rajapintojen tulee olla tietoturvallisia, valvottavia ja mahdollistaa tiedon hyödyntäminen myös muissa tietojärjestelmissä ja data-alustoissa. Hankinnan keskeisenä tavoitteena on turvata konsernin talouden ja liiketoimintaprosessien jatkuvuus, vähentää manuaalista työtä, yhtenäistää master-dataa, mahdollistaa ajantasainen raportointi sekä varmistaa lakisääteisten ja viranomaisvaatimusten täyttäminen koko järjestelmänelinkaaren ajan.Menettelyn pääpiirteetHankintayksikkö kutsuu tähän hankintailmoitukseen jätettyjen osallistumishakemusten ja niiltä vaadittujen oheisliitteiden pisteytyksen perusteella valitut viisi (5) ehdokasta jättämään alustavan tarjouksen. Jos soveltuvuusvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on vähemmän kuin viisi, kutsutaan kaikki nämä ehdokkaat jättämään alustava tarjous. Osallistumishakemusten vertailu tapahtuu hankinnan liiteaineistoissa kuvattujen ohjeiden ja menettelyiden mukaisesti: Liite 1. Hankekuvaus Liite 1.1 Arkkitehtuuri Liite 2. Referenssit Liite 3. Kuvaus kyvykkyydestä Liite 3.1 Kuvaus kyvykkyydestä – ohje laadintaan ja arviointiin Liite 4. Alihankkijat Liite 5. Voimavarayksiköt Tarjoajia vaaditaan vahvistamaan hankintayksikölle kirjallisesti yhden viikon kuluessa alustavan tarjouspyynnön toimituksesta, tulevatko ne jättämään tarjouksen. Mikäli tarjoaja ennen alustavien tarjousten jättämiselle asetetun määräajan päättymistä ilmoittaa, ettei jätä tarjousta tai jatka menettelyssä, hankintayksiköllä on oikeus kutsua mukaan osallistumishakemusten vertailussa seuraavaksi sijoittunut ehdokas. Varasijalta kutsuttavalle ehdokkaalle toimitetaan samat tarjousasiakirjat ja lisätiedot kuin muille tarjoajille. Tarjousten jättömääräaikaa pidennetään tarvittaessa siten, että myös varasijalta kutsuttavalle jää vähintään 10 kalenteripäivää alustavan tarjouksen jättämiseen sitä koskevan kutsun lähettämisestä. Tätä lyhyempää tarjousaikaa voidaan käyttää vain, jos hankintayksikkö ja kaikki menettelyssä mukana olevat ehdokkaat, myös varasijalta kutsuttu, sopivat yhteisestä tarjousten jättömääräajasta. Tarjousajan on joka tapauksessa oltava hankinnan laatuun ja monitahoisuuteen nähden riittävä alustavan tarjouksen laatimiseen. Kaikille tarjoajille yhteistä jättömääräaikaa pidennetään tarvittaessa näiden edellytysten täyttämiseksi. Alustavien tarjousten perusteella käynnistetään neuvotteluvaihe, jossa neuvotellaan hankintasopimuksen ehdoista ja tarjousten sisällöstä. Hankinnan vähimmäisvaatimuksista tai vertailuperusteista ei neuvotella. Tarjoajan tulee täyttää seuraavat ehdot tullakseen valituksi mukaan neuvotteluvaiheeseen: - Alustava tarjous on toimitettu hankintayksikön antaman ohjeistuksen mukaisesti. - Tarjoaja on sisällyttänyt tarjoukseensa kaikki vaaditut dokumentit ja selvitykset. - Tarjoaja sitoutuu alustavassa tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. - Tarjoaja on sijoittunut kolmen (3) kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjoajan joukkoon. Tarjousten vertailu toteutetaan erikseen hankintayksikön tarjouspyynnössä tarkentamilla hinta- ja laatupisteiden painoarvoilla. Arvioitaessa kokonaistaloudellisesti edullisinta alustavaa tarjousta tai lopullista tarjousta, otetaan huomioon sekä hintapisteet että laatupisteet seuraavan kaavan mukaisesti: kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous = painotetut hintapisteet + painotetut laatupisteet. Neuvottelujen aikana tarjoajien määrää ei enää vähennetä tarjousten vertailun perusteella. Neuvottelujen päätyttyä kaikille menettelyssä edelleen mukana oleville tarjoajille lähetetään lopullinen tarjouspyyntö määräaikoineen. Lopullisista tarjouksista ei enää neuvotella, ja toimittaja valitaan lopullisten tarjousten perusteella asetettujen vertailuperusteiden mukaisesti. Hankintayksikkö varaa oikeuden keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan, mikäli siihen on hankintalainsäädännössä tarkoitettu perusteltu syy, kuten hankintatarpeen olennainen muuttuminen, hankinnan kohteen muuttuminen, määrärahojen tai rahoituksenmuuttuminen taikka muu hankintayksikön toimintaan tai hankinnan toteuttamisedellytyksiin vaikuttava olennainen muutos.