Haku

  • Haku

    Talous- ja henkilöstöhallinnon digitaalisten dokumenttien arkistonhallintajärjestelmä SaaS-palveluna

    Provincia Oy

    Talous- ja henkilöstöhallinnon digitaalisten dokumenttien arkistonhallintajärjestelmä SaaS-palveluna

    1. Suunnitteluilmoitus julkaistu

      Aug 15, 9:13 AMAugust 15, 2024 9:13 AM

    2. Suunniteltu kilpailun alkamispäivä

      Nov 4, 12:00 AMNovember 4, 2024 12:00 AM

    Brief

    Tarjouskilpailut maassa Suomi/Provincia Oy/Talous- ja henkilöstöhallinnon digitaalisten dokumenttien arkistonhallintajärjestelmä SaaS-palveluna

    Julkaistu määräaika umpeutunut

    Julkaistu määräaika on umpeutunut. Monivaiheisissa kilpailutuksissa myöhempi tarjousmääräaika voi yhä olla voimassa — tarkista ilmoitus tai portaali nykyisen vaiheen osalta.

    Tiivistelmä

    Arkiveringstjenester

    Provincia suunnittelee talous- ja henkilöstöhallinnon digitaalisten dokumenttien arkistonhallintajärjestelmän (järjestelmän) SaaS-palveluna kilpailutusta. Järjestelmän tulee sisältää seuraavat toimintoja: 1. Dokumenttien tallennus käyttäjän tekemänä ja liittymien kautta, 2. Metatietojen hallinta ja hakutoiminnot, 3. Dokumenttien säilytysajan päättymiseen liittyvät poistotoiminnot: poistomuistutus ja dokumentin poisto, 4. Järjestelmä sisältäisi mahdolliset liittymät muihin tietojärjestelmiin: Palkkajärjestelmä PersonecF, palkka- ja matkahallintajärjestelmä Populus, maksuliikennejärjestelmä Nomentia, taloudenhallintajärjestelmä CGI Raindance, Matka- ja kuluhallintajärjestelmä Basware TEM, myyntilaskukuvien liittymät laskutusoperaattoreilta (Basware ja CGI Hydra), CPU Ceepos, 5. Optiona testiympäristö. Järjestelmään siirrettävän dokumentaation määrä on noin 500 Gt. Järjestelmään kuukausittain tallennettava uusien dokumenttien kappalemäärä on arviolta noin 50000 dokumenttia/noin 20 Gt. Järjestelmän käyttäjät: Rajattu asiakaskohtainen katseluoikeus yhteensä 200 käyttäjää jakautuen 15 pääryhmään, joilla on korkeintaan 6 hierarkiatasoa, muokkausoikeus 85 käyttäjää, pääkäyttöoikeus 5 käyttäjää. Edellä kuvattu hankinnan kohde ja sen sisältö ovat alustavia ja niihin voi tulla vielä muutoksia. Provincia tuottaa asiakaslähtöisesti ja kustannustehokkaasti korkeatasoisia henkilöstö- ja taloushallinnon palveluja. Visiomme on olla palveluasenteestamme ja korkeasta asiakastyytyväisyydestämme tunnettu henkilöstö- ja taloushallinnon kumppani kunta- ja julkishallinnon organisaatioille. Provincia työllistää 160 henkilöstö- ja taloushallinnon ammattilaista. Provincian toimintaa ohjaa yhtiön omistajat, jotka sitoutuvat Provinciaan osakassopimuksella. Asiakkainamme (omistajinamme) on hyvinvointialueita, kaupunkeja, kuntia ja kunnallisia toimijoita. Tämä ilmoitus on tietopyyntö. Tällä ilmoituksella ei pyydetä tarjouksia. Tietopyyntöön liittyy kutsu markkinakartoitukseen (jäljempänä markkinavuoropuhelu), jossa hankinnasta kiinnostuneilla tarjoajilla on mahdollisuus käydä hankintaa koskevaa vuoropuhelua hankintayksikön kanssa. Markkinavuoropuhelu on tarkoitus toteuttaa syksyn 2024 aikana ja markkinavuoropuhelu koostuu 1-3 kierroksesta sisältäen mahdollisesti kirjallisiin kysymyksiin vastaamista, ratkaisun demo-esittelytapaamisen alustavasti iltapäivät 4-6.9.2024 ja tarjouspyynnön luonnosdokumenttien kommentointia lokakuussa 2024. Hankintayksikkö päättää markkinavuoropuhelun laajuudesta ja toteutustavasta tilanteen mukaan. Mahdollinen hankintailmoitus on tarkoitus julkaista marraskuussa 2024 ja hankinta on tarkoitus toteuttaa avoimena menettelynä. Ilmoittautumisohje markkinavuoropuheluun: Hankinnasta kiinnostuneita yrityksiä pyydetään ilmoittautumaan viimeistään 27.8.2024 kello 12.00 sähköpostitse osoitteeseen kilpailutus@hansel.fi seuraavin tiedoin: - Viestin aihe/otsikko: "Provincia arkistonhallintajärjestelmä markkinavuoropuhelu" - Viestin sisältö: 1) Yrityksen nimi ja y-tunnus, 2) Yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite, 3) Lyhyt kuvaus dokumenttien arkistonhallintajärjestelmästänne (järjestelmä) ja sen sisältämistä dokumenttien arkistointitoiminnoista, näkymistä ja muihin tietojärjestelmiin liittymien toteutustekniikoista. 4) Kuvaus arkistonhallintajärjestelmänne SaaS-käyttöympäristöstä, palvelimien sijaintimaa. Kuvatkaa myös sisältääkö järjestelmänne testiympäristön joko vakiona tai erikseen hankittavana palveluna. 5) Lyhyt kuvaus järjestelmänne palvelumaksun hinnoittelumallista ja sen komponenteista, joihin hinnoittelunne perustuu esim. käyttäjämäärät, dokumenttien lukumäärät tai tallennuskapasiteetti. Kuvatkaa kaikki hinnoittelumalliinne liittyvät laskutuksen suuruuteen vaikuttavat osatekijät mukaan lukien käyttökoulutus, järjestelmätuki ja järjestelmämuutokset. Kuvatkaa myös yllä kerrottujen muiden tietojärjestelmien liittymien ja muiden mahdollisten ratkaisunne lisätoiminnallisuuksien hinnoittelumallit, sekä järjestelmänne eri moduuleihin/toimintakokonaisuuksiin mahdollisesti liittyvät eriävät hinnoittelumallit. 6) Budjetääristä hankinnan kokonaisarvon määrittämistä varten sitoumukseton kuvaus järjestelmänne käyttöönottokustannuksista euroina ilman arvonlisäveroa sisältäen myös yllä kuvattujen muihin tietojärjestelmiin liittymien toteutukset. Ilmoitattehan erikseen mahdollisen testiympäristön vaikutuksen hinta-arvioonne. 7) Budjetääristä hankinnan kokonaisarvon määrittämistä varten sitoumukseton kuvaus järjestelmänne vuosittaisista käyttökustannuksista euroina ilman arvonlisäveroa kun järjestelmää käyttävät yllä kuvatut käyttäjämäärät ja kun ylläpitoon sisältyvä tukipalvelu käsittää 2.tason käyttäjätuen hankintayksikön pääkäyttäjille. Ilmoitattehan erikseen mahdollisen testiympäristön vaikutuksen hinta-arvioonne. 8) Oletteko kiinnostuneet pitämään hankintayksikölle noin 1 tunnin kestävän järjestelmänne demoesittelyn Teams-etäkokouksena, alustavat demoajankohdat ovat iltapäivät 4-6.9.2024. Ennakkotietoilmoitukseen vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista. Markkinavuoropuheluun osallistuneille ei makseta korvausta osallistumisesta. Hansel Oy toimii markkinavuoropuhelussa ja mahdollisessa kilpailutuksessa konsultoivassa roolissa.

    Tietoa tarjouksesta

      Provincia suunnittelee talous- ja henkilöstöhallinnon digitaalisten dokumenttien arkistonhallintajärjestelmän (järjestelmän) SaaS-palveluna kilpailutusta. Järjestelmän tulee sisältää seuraavat toimintoja: 1. Dokumenttien tallennus käyttäjän tekemänä ja liittymien kautta, 2. Metatietojen hallinta ja hakutoiminnot, 3. Dokumenttien säilytysajan päättymiseen liittyvät poistotoiminnot: poistomuistutus ja dokumentin poisto, 4. Järjestelmä sisältäisi mahdolliset liittymät muihin tietojärjestelmiin: Palkkajärjestelmä PersonecF, palkka- ja matkahallintajärjestelmä Populus, maksuliikennejärjestelmä Nomentia, taloudenhallintajärjestelmä CGI Raindance, Matka- ja kuluhallintajärjestelmä Basware TEM, myyntilaskukuvien liittymät laskutusoperaattoreilta (Basware ja CGI Hydra), CPU Ceepos, 5. Optiona testiympäristö. Järjestelmään siirrettävän dokumentaation määrä on noin 500 Gt. Järjestelmään kuukausittain tallennettava uusien dokumenttien kappalemäärä on arviolta noin 50000 dokumenttia/noin 20 Gt. Järjestelmän käyttäjät: Rajattu asiakaskohtainen katseluoikeus yhteensä 200 käyttäjää jakautuen 15 pääryhmään, joilla on korkeintaan 6 hierarkiatasoa, muokkausoikeus 85 käyttäjää, pääkäyttöoikeus 5 käyttäjää. Edellä kuvattu hankinnan kohde ja sen sisältö ovat alustavia ja niihin voi tulla vielä muutoksia. Provincia tuottaa asiakaslähtöisesti ja kustannustehokkaasti korkeatasoisia henkilöstö- ja taloushallinnon palveluja. Visiomme on olla palveluasenteestamme ja korkeasta asiakastyytyväisyydestämme tunnettu henkilöstö- ja taloushallinnon kumppani kunta- ja julkishallinnon organisaatioille. Provincia työllistää 160 henkilöstö- ja taloushallinnon ammattilaista. Provincian toimintaa ohjaa yhtiön omistajat, jotka sitoutuvat Provinciaan osakassopimuksella. Asiakkainamme (omistajinamme) on hyvinvointialueita, kaupunkeja, kuntia ja kunnallisia toimijoita. Tämä ilmoitus on tietopyyntö. Tällä ilmoituksella ei pyydetä tarjouksia. Tietopyyntöön liittyy kutsu markkinakartoitukseen (jäljempänä markkinavuoropuhelu), jossa hankinnasta kiinnostuneilla tarjoajilla on mahdollisuus käydä hankintaa koskevaa vuoropuhelua hankintayksikön kanssa. Markkinavuoropuhelu on tarkoitus toteuttaa syksyn 2024 aikana ja markkinavuoropuhelu koostuu 1-3 kierroksesta sisältäen mahdollisesti kirjallisiin kysymyksiin vastaamista, ratkaisun demo-esittelytapaamisen alustavasti iltapäivät 4-6.9.2024 ja tarjouspyynnön luonnosdokumenttien kommentointia lokakuussa 2024. Hankintayksikkö päättää markkinavuoropuhelun laajuudesta ja toteutustavasta tilanteen mukaan. Mahdollinen hankintailmoitus on tarkoitus julkaista marraskuussa 2024 ja hankinta on tarkoitus toteuttaa avoimena menettelynä. Ilmoittautumisohje markkinavuoropuheluun: Hankinnasta kiinnostuneita yrityksiä pyydetään ilmoittautumaan viimeistään 27.8.2024 kello 12.00 sähköpostitse osoitteeseen kilpailutus@hansel.fi seuraavin tiedoin: - Viestin aihe/otsikko: "Provincia arkistonhallintajärjestelmä markkinavuoropuhelu" - Viestin sisältö: 1) Yrityksen nimi ja y-tunnus, 2) Yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite, 3) Lyhyt kuvaus dokumenttien arkistonhallintajärjestelmästänne (järjestelmä) ja sen sisältämistä dokumenttien arkistointitoiminnoista, näkymistä ja muihin tietojärjestelmiin liittymien toteutustekniikoista. 4) Kuvaus arkistonhallintajärjestelmänne SaaS-käyttöympäristöstä, palvelimien sijaintimaa. Kuvatkaa myös sisältääkö järjestelmänne testiympäristön joko vakiona tai erikseen hankittavana palveluna. 5) Lyhyt kuvaus järjestelmänne palvelumaksun hinnoittelumallista ja sen komponenteista, joihin hinnoittelunne perustuu esim. käyttäjämäärät, dokumenttien lukumäärät tai tallennuskapasiteetti. Kuvatkaa kaikki hinnoittelumalliinne liittyvät laskutuksen suuruuteen vaikuttavat osatekijät mukaan lukien käyttökoulutus, järjestelmätuki ja järjestelmämuutokset. Kuvatkaa myös yllä kerrottujen muiden tietojärjestelmien liittymien ja muiden mahdollisten ratkaisunne lisätoiminnallisuuksien hinnoittelumallit, sekä järjestelmänne eri moduuleihin/toimintakokonaisuuksiin mahdollisesti liittyvät eriävät hinnoittelumallit. 6) Budjetääristä hankinnan kokonaisarvon määrittämistä varten sitoumukseton kuvaus järjestelmänne käyttöönottokustannuksista euroina ilman arvonlisäveroa sisältäen myös yllä kuvattujen muihin tietojärjestelmiin liittymien toteutukset. Ilmoitattehan erikseen mahdollisen testiympäristön vaikutuksen hinta-arvioonne. 7) Budjetääristä hankinnan kokonaisarvon määrittämistä varten sitoumukseton kuvaus järjestelmänne vuosittaisista käyttökustannuksista euroina ilman arvonlisäveroa kun järjestelmää käyttävät yllä kuvatut käyttäjämäärät ja kun ylläpitoon sisältyvä tukipalvelu käsittää 2.tason käyttäjätuen hankintayksikön pääkäyttäjille. Ilmoitattehan erikseen mahdollisen testiympäristön vaikutuksen hinta-arvioonne. 8) Oletteko kiinnostuneet pitämään hankintayksikölle noin 1 tunnin kestävän järjestelmänne demoesittelyn Teams-etäkokouksena, alustavat demoajankohdat ovat iltapäivät 4-6.9.2024. Ennakkotietoilmoitukseen vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista. Markkinavuoropuheluun osallistuneille ei makseta korvausta osallistumisesta. Hansel Oy toimii markkinavuoropuhelussa ja mahdollisessa kilpailutuksessa konsultoivassa roolissa.

      Yhteyshenkilö
      yhteyspiste: Hansel Oy / Janne Valtavaara
      Yhteyshenkilön puhelin
      +358 294444224
      Yhteyssähköposti
      kilpailutus@hansel.fi
      Osoite
      Askonkatu 9, 15100 Lahti

    Mukautetut arviointikriteerit

    Aloita ilmainen kokeilu esittääksesi omia kysymyksiä tarjouspyynnöstä ja saadaksesi tekoälyn vastauksia.

    Hankintaperusteet

      Ei löytynyt hankintaperusteet hankintailmoituksesta.

    Kelpoisuusvaatimukset

      Ei löytynyt kelpoisuusvaatimukset hankintailmoituksesta.

    Aiemmat sopimuksen voittajat

    Aloita ilmainen kokeilu nähdäksesi, kuka on voittanut samanlaisia tarjouspyyntöjä tältä hankintayksiköltä.

    Katso koko ilmoitus

    Hankintayksikkö
    Provincia Oy
    Otsikko
    Talous- ja henkilöstöhallinnon digitaalisten dokumenttien arkistonhallintajärjestelmä SaaS-palveluna
    Tyyppi
    Suunnittelu
    Pääkoodi
    72000000Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
    Lisäkoodit
    48000000Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät48329000Kuvantamis- ja arkistointijärjestelmä72252000Tietotekniset arkistointipalvelut72512000Asiakirjahallintapalvelut

    Aktiiviset samankaltaiset kilpailutukset

    • Provincia Oy

      Rådgivende ingeniørtjenester for bygg og anlegg

      TIETOPYYNTÖ: Provincian ICT-, asiantuntija- ja kehityspalvelut

      Provincia Oy valmistelee oman organisaationsa ICT-, asiantuntija- ja kehityspalveluiden hankintaa, joka sisältää perustietotekniikan palvelut sekä muita ICT-asiantuntijapalveluita, ja jonka arvioitu arvo on 1,6 miljoonaa euroa. Hankintaan sisältyy palvelupiste, tuki, päätelaitehallinta, M365- ja käyttäjähallinta, tulostuspalvelut, lisenssien hallinta, tietoliikenne, julkipilven hallinta ja kapasiteetti sekä niihin liittyvät tietoturva-, asiantuntija- ja kehityspalvelut. Toimittajia kutsutaan osallistumaan vuoropuheluun, jonka tavoitteena on lisätä hankintayksikön markkinatuntemusta ja saada näkemyksiä hankinnan sisällöstä, vaatimuksista, palvelutasoista, hinnoittelumallista, sopimusehdoista ja aikataulusta. Ilmoittautumiset vuoropuheluun tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@provincia.fi, ja mukaan voi liittää yleisesittelyn yrityksestä ja palveluista.

      SuunnitteluOct 8, 2026
      Dec 3, 2026(52 päivää)
      1 600 000 €

    • Kymenlaakson hyvinvointialue

      Programvareprodukter og lisenser

      Kutsu tekniseen markkinavuoropuheluun: Asiahallintajärjestelmä, Kymenlaakson hyvinvointialue

      Kymenlaakson hyvinvointialue valmistelee asianhallintajärjestelmän hankintaa, jonka tavoitteena on hankkia nykyaikainen, tiedonhallintaa koskevan lainsäädännön ja julkishallinnon vaatimukset täyttävä asianhallinnan kokonaisratkaisu SaaS-palveluna. Ratkaisun tulee tukea asianhallintaa, asiakirjahallintaa, tiedonohjausta, päätöksenteon valmistelua, kokoushallintaa sekä niihin liittyviä viranomaisprosesseja. Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden järjestää toimittajakohtaisia keskustelutilaisuuksia sekä pyytää tarkentavia lisätietoja.

      SuunnitteluJul 17, 2026

    • Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori

      IT-drift og support

      Tietopyyntö: Valmisohjelmistojen käyttöoikeuksien jakelu- ja hallintapalvelu

      Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori valmistelee valmisohjelmistojen käyttöoikeuksien jakelu- ja hallintapalvelun puitejärjestelyn uudelleenkilpailutusta. Palvelu koskee valtionhallinnon toimialasidonnaisia lisenssejä valmisohjelmistoihin, jotka eivät ole koko valtionhallinnon käytössä. Valtori kutsuu markkinoilla toimivia potentiaalisia toimittajia osallistumaan markkinavuoropuheluun, joka alkaa lokakuussa 2026, antamaan näkemyksiä ja kommentteja hankinnan valmistelun tueksi. ATEA Finland Oy, Moonsoft Oy ja CRAYON OY ovat nykyisiä sopimustoimittajia.

      SuunnitteluSep 24, 2026

    • Etelä-Karjalan hyvinvointialue

      Programvareprodukter og lisenser

      Tietopyyntö/Markkinavuoropuhelu: Työvuorosuunnittelu- ja työajanhallintajärjestelmä

      Etelä-Karjalan hyvinvointialue suunnittelee työvuorosuunnittelu- ja työajanhallintajärjestelmän hankintaa ja kutsuu järjestelmätoimittajia ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun. Tavoitteena on kartoittaa markkinoilla olevia ratkaisuja, niiden toiminnallisuuksia, integraatiomahdollisuuksia ja hinnoittelumalleja. Toimittajia pyydetään esittelemään valmiita ratkaisujaan ja palveluitaan sähköpostitse, ja heillä on mahdollisuus osallistua yksilöllisiin Teams-tapaamisiin, joissa he voivat esitellä ratkaisujaan demon tai käytännön esimerkkien kautta.

      SuunnitteluSep 2, 2026

    • Porin kaupungin hankintapalvelut

      Regnskaps- og rådgivningstjenester

      TIETOPYYNTÖ MARKKINAKARTOITUSTA JA -VUOROPUHELUA VARTEN / Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelu- ja järjestelmäkokonaisuus

      Porin kaupunki suunnittelee talous- ja henkilöstöhallinnon palvelu- ja järjestelmäkokonaisuuden hankintaa, johon voi osallistua myös konserniyhtiöitä ja/tai muita kuntia. Hankinnan tarkoituksena on selvittää markkinoilla olevia toimintamalleja, teknologioita ja referenssejä. Toimittajat voivat antaa palautetta ja osallistua suunnitteluvaiheeseen ilmoittamalla kiinnostuksensa ja osallistumalla markkinavuoropuheluihin, jotka järjestetään Teams-keskusteluina viikoilla 34–39.

      SuunnitteluJun 16, 2026