Tietopyyntö/Markkinavuoropuhelu: Työvuorosuunnittelu- ja työajanhallintajärjestelmä

Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan tietopyyntö, jolla Etelä-Karjalanhyvinvointialue pyytää järjestelmätoimittajia ilmoittautumaan mahdollista kilpailutusta varten. Kyseessä on tietopyyntö/markkinavuoropuhelu, jolla Etelä-Karjalan hyvinvointialue kartoittaa mahdollisia työvuorosuunnittelu- ja työajanhallintajärjestelmän järjestelmätoimittajia. Hyvinvointialue vastaa sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palveluista. Se on maakunnan suurin työnantaja, jossa työskentelee noin 5 500 eri alojen ammattilaista. Visiona on olla edelläkävijäyhteisö, jonka vuoksi hyvinvointialueella on saavutettavat palvelut, Suomen hyvinvoivin väestö ja onnellisimmat työntekijät. Strategisina painopisteinä ovat kohtaavat ja vaikuttavat palvelut sekä osaava ja motivoitunut etujoukkue. Tavoitteena on muun muassa, että kaikkia palveluita ohjataan selkeästi toiminnan vaikuttavuudesta johdetuilla mittareilla ja toiminta on organisoitu taloudellisesti kestävällä tavalla. Etelä-Karjalan hyvinvointialueen henkilöstöohjelma pohjautuu suoraan organisaatiota ohjaavaan päästrategiaan, jossa yhtenä kärkenä panostetaan henkilöstöön. Hyvinvoiva henkilöstö tekee oikeita asioita oikealla tavalla ja asiakastaan parhaalla tavalla palvellen. Näiden toteutuminen edellyttää tehokkaita, turvallisia ja käyttäjäystävällisiä ratkaisuja. Työvuorosuunnittelujärjestelmällä on keskeinen rooli arjen toiminnan sujuvuuden, henkilöstön työhyvinvoinnin ja kustannustehokkuuden tukemisessa. Markkinavuoropuhelu on avoin kaikille toimittajille, joilla on tarjota tämän ratkaisukokonaisuuden piiriin kuuluvia kokonaisratkaisuja. Saatavan tiedon avulla voidaan arvioida, millaisia ratkaisuja markkinoilla on, millaisia hyötyjä ne tuottavat ja miten ne soveltuvat hyvinvointialueen tarpeisiin. Markkinavuoropuhelun avulla hyvinvointialue pyrkii: 1. Ymmärtämään järjestelmien toiminnallisuuksia ja keskeisiä käyttötapauksia 2. Selvittämään integraatiomahdollisuuksia olemassa oleviin järjestelmiin ja alustoihin 3. Saamaan yleiskuvan hinnoittelumalleista ja kustannusrakenteista (ei yksittäisiä tarjouksia) 4. Kartoittamaan toimitus- ja palvelumalleja 5. Saamaan toimittajilta konkreettisia esimerkkejä ja demoja, joiden avulla voidaan havainnollistaa ratkaisujen soveltuvuutta hyvinvointialueen tarpeisiin Vuoropuhelun painopisteenä ovat ratkaisut, jotka ovat jo tuotannossa tai markkinoilla saatavilla. Toimittajia pyydetään esittelemään järjestelmiä ja palveluita, jotka ovat käytettävissä ja joissa keskeiset toiminnallisuudet ovat valmiiksi toteutettuja. Kehitteillä olevien tai vasta konseptitasolla olevien ratkaisujen esittelyä ei tässä yhteydessä toivota. Markkinavuoropuheluun ilmoittaudutaan palveluntuottajan vastauksella tarjolla olevasta järjestelmästä. Vastauksiksi eivät kelpaa markkinavideot. Vastauksesta on käytävä ilmi seuraavat asiat: - Mitä valmiita ratkaisuja ja palveluja he tarjoavat - Minkälaisissa ympäristöissä ratkaisuja on otettu käyttöön (esimerkkikuvauksia, ei pakollisia referenssejä) - Ratkaisun keskeisiä ominaisuuksia, joita he haluavat esitellä markkinavuoropuhelussa Kaikille osallistujille tarjotaan yhdenvertaiset mahdollisuudet saada tietoa markkinavuoropuhelusta. Vuoropuhelu ei sido Etelä-Karjalan hyvinvointialuetta käynnistämään hankintaa eikä sen perusteella tehdä hankintapäätöksiä. Mikäli hankintayksikkö katsoo tarpeelliseksi, varataan mahdollisuus käydä yksilökohtaisia tapaamisia. Markkinavuoropuhelussa keskitytään erityisesti siihen, miten ratkaisut voivat tukea hyvinvointialueen keskeisiä toimintoja. Nämä eivät ole hankintavaatimuksia, vaan keskustelun ja havainnollistamisen pohjaksi tarkoitettuja aihealueita: - Käytettävyys - Järjestelmän mobiilikäyttö - Tekniset ominaisuudet - Järjestelmä työhyvinvointia tukevana - Henkilöstö ja osaaminen - Tiedolla johtaminen ja raportointi - Käyttöönotto, koulutus ja muutosjohtaminen - Jatkuva palvelu ja kehitys - Hinnoittelu ja elinkaaripalvelut Osallistuvilta toimittajilta pyydetään esityksiä erilaisista käyttötavoista. Osallistuvilla toimittajilla on mahdollisuus havainnollistaa ratkaisujaan demon tai käytännön esimerkkitilanteiden kautta. Hyvinvointialue toimittaa etukäteen kysymykset ja käyttötapausesimerkit, jotka ohjaavat keskustelua ja varmistavat, että eri toimittajien esityksiä voidaan vertailla yhdenvertaisesti. Markkinavuoropuhelu toteutetaan toimittajakohtaisina tapaamisina etäyhteydellä (Teams). Yksittäisen tapaamisen kesto on noin 120–150 minuuttia. Toimittajalla on mahdollisuus esitellä ratkaisunsa sekä sen keskeiset ominaisuudet. Hyvinvointialue esittää lisäksi etukäteen määriteltyjä kysymyksiä, jotka tukevat keskustelun yhdenvertaisuutta ja vertailtavuutta. Tapaamisia järjestetään seuraavina päivinä: 15.9., 18.9., 23.9. ja 28.9.2026. Tarkka ajankohta sovitaan ilmoittautuneiden toimittajien kanssa ilmoittautumisjärjestyksen ja aikataulujen yhteensovittamisen perusteella. Mahdollisten esittelyjen/tapaamisten kieli on Suomi. Ilmoittautumiset ja esitteet järjestelmistä pyydetään lähettämään 11.9.2026 klo 12:00 mennessä sähköpostiosoitteeseen: hankinnat@ekhva.fi Tällä tietopyynnöllä/markkinakartoituksella ei pyydetä eikä tähän tietopyyntöön anneta tarjouksia, vaan tällä pyydetään VAIN hankintaan liittyviä tietoja. Markkinavuoropuheluun osallistuminen tai osallistumatta jättäminen ei vaikuta tarjoajan asemaan mahdollisessa tarjouskilpailussa. Markkinavuoropuhelukutsu ei sido vastaajaa (toimittajaa) tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä tähän ilmoitukseen vastaaminen ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tarjouskilpailun päätöksenteon perusteet tarkentuvat prosessin aikana. Markkinakartoitukseen osallistuvilla ei ole oikeutta saada korvausta osallistumisesta. Hankintayksikkö ei sitoudu toteuttamaan asianomaista hankintaa. Toimitettu materiaali käsitellään luottamuksellisena julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdan mukaan.