Tekninen tuki ja vaalivalmius

Oikeusrekisterikeskus on tehnyt 1.7.2025 sopimuksen VAT – Teknisestä tuesta ja vaalivalmiudesta 2025–2027 (Dnro ORK/2076/2025) Vivicta Oy:n kanssa. Sopimusmuutoksen tarkoituksena on pidentää hankintasopimuksen kestoa 30.9.2027 asti, jotta vaalitietojärjestelmän ylläpito ja valmius järjestää vaaleja voidaan turvata siihen asti, että uusi vaalitietojärjestelmä on otettu käyttöön. Vivicta Oy:lle (aiemmin Tietoevry Tech Services Oy) on kertynyt vaalien valmistelusta ja toimittamisesta sekä VAT- järjestelmästä sellaista teknistä tietotaitoa ja osaamista asiantuntijapalveluiden tuottamiseksi, jota ei ole saatavilla saman sisältöisenä toiselta toimittajalta. Vivicta Oy:llä on kokemusta vaalitietojärjestelmän toimittamisesta sekä toiminnasta sekä vaalivalmiuden ja vaalivalmiusorganisaation ylläpidosta. Suomen vaalijärjestelmän osaamista sekä osaamista erilaisten vaalityyppien teknisluonteisesta toteuttamisesta sisältäen erityisesti eräajoihin liittyvän osaamisen. Vaalien käyttö- ja kapasiteettipalveluissa sekä VAT – Teknisen tuen ja vaalivalmiuden palveluita koskevalla sopimuksella tuotettavissa palveluissa on erityisesti teknisen osaamisen osalta yhtymäkohtia ja rajapintoja, joita ei voida tällä hetkellä erottaa toisistaan. Osaaminen on olennaista vaalien valmistelussa ja toimittamisessa. Hankintayksikkö on selvittänyt hankinnan toteutusvaihtoehtoja ja markkinoilla saatavilla olevia ratkaisuja hankintatarpeensa täyttämiseksi. Osana tätä selvitystä on myös arvioitu nykyisen vaalitietojärjestelmän sopimuksiin liittyviä kehitystarpeita. Vaalijärjestelmän elinkaariselvityksen (Vaalitietojärjestelmän elinkaariselvitys, Oikeusministeriön julkaisuja 2020:6) mukaiseksi haasteeksi sopimusten uudistamiselle kilpailuttamisen keinoin nykytilanteessa on osoittautunut vaalitietojärjestelmän merkittävimmälle toimittajalle muodostunut osaamiseen, tietotaitoon ja vaalitietojärjestelmäkokonaisuuden osakokonaisuuksien riippuvuuksien hallintaan perustuva ns. tosiasiallinen toimittajalukko. Vaalitietojärjestelmän merkittävimmälle toimittajalle on kertynyt vaalitietojärjestelmästä sellaista teknistä tietotaitoa ja osaamista muun muassa vaalivalmiuden sekä järjestelmän teknisen tuen asiantuntijapalveluiden tuottamisesta ja tähän liittyvästä vaalien toimittamisesta, jota ei ole saatavilla saman sisältöisenä toiselta toimittajalta. Lisäksi sama toimija on toteuttanut keskeisiä sovelluskokonaisuuksia nykyiseen vaalitietojärjestelmään ja toimii järjestelmän käyttö- ja kapasiteettipalvelujen toimittajana. Kilpailun puute ei johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Vaalitietojärjestelmän elinkaariselvityksen mukaisesti valitulla toimittajalla oleva tietotaito sekä osaaminen on kertynyt vuosikymmenien varrella, eikä sitä ole mahdollista lyhyellä tähtäimellä siirtää toiselle toimittajalle järkevällä tavalla ottaen huomioon osaamisen kriittisyyden vaalien järjestämisen valmiuden ja toimivuuden kannalta. Kilpailuedellytysten luominen merkitsisi mittavaa kehitysmallin muutosta ja osaamisen siirtojen suunnittelua tosiasiallisen toimittajalukon purkamiseksi. Näitä toimenpiteitä ei ole tarkoituksenmukaista tehdä taloudellisesti, toiminnallisesti ja teknisesti pelkästään sopimusten uudistamisen näkökulmasta, vaan osana vaalijärjestelmän uudistamista. Oikeusrekisterikeskus on ryhtynyt hallitusti purkamaan todettua toimittajalukkoa siten, että se pystyy samanaikaisesti varmistamaan vaalien valmisteluun ja toimittamiseen liittyvän tietotaidon ja osaamisen siirron suunnitelmallisesti huomioiden säännönmukaiset vaalit ja jatkuva vaalivalmius. Oikeusrekisterikeskus on kilpailuttanut vaalitietojärjestelmän sovellusylläpidon, jatkokehityksen ja vaalitoimituksien hankinnan, josta on julkaistu hankintapäätös 6.6.2025. 1.7.2025 tehdyn VAT teknisen tuen ja vaalivalmiuden suorahankinnan tarkoituksena on ollut, että vuoden 2027 eduskuntavaalit toteutetaan uudella vaalitietojärjestelmällä. Vaalitietojärjestelmän käyttöönotto edellyttää kuitenkin suorahankintapäätöksen tekohetkellä ennakoimattomia teknisiä muutoksia järjestelmään, sillä uusi vaalitietojärjestelmä on oikeusministeriön linjauksella päätetty toteuttaa alkuperäisen pilvipalveluun pohjaavan ratkaisun sijaan konesalipohjaisena. Konesalipohjainen ratkaisu ei ole ollut ennakoitavissa alkuperäisen suorahankintapäätöksen ORK/2076/2025 aikana. Uuden vaalitietojärjestelmän osalta on muun muassa mitoitettava resurssitarpeet, tilattava kapasiteetti ja laitteet sekä asennettava ja testattava ne. Lisäksi konesalialusta edellyttää huomattavan määrän sovellusmuutoksia, jotka ovat niin ikään toteutettava ja testattava, jotka tarkoittavat, että se voidaan siirtää tuotantokäyttöön tämänhetkisen arvion perusteella syyskuussa 2027. Väistyvä vaalitietojärjestelmä on lisäksi pidettävä vaalivalmiudessa vuoden 2027 eduskuntavaalien tulosten lainvoimaisuuteen, arkistointiin ja pysyväissäilytykseen saattamisen ajan. Muutoksen tarve johtuu näin ollen olosuhteista, joita huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida eikä se vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen. Hankittavaa palvelua ei ole myöskään teknisistä syistä mahdollista hankkia muulta kuin Vivicta Oy:ltä. Alkuperäisen suorahankintapäätöksen aikaiset perusteet ovat edelleen olemassa, sillä uutta vaalitietojärjestelmää ei ole hankintayksiköstä riippumattomista syistä voitu ottaa käyttöön alun perin suunnitellussa aikataulussa. Hankintasopimusta jatketaan 30.9.2027 asti. Nyt tehtävää sopimuksen jatkoa ei ole tarkoitus jatkaa pidemmälle kuin edellä kuvatuilla perusteilla on tarpeen.