Tietopyyntö varahenkilöstön ja sijaisten hallinnointi- ja varausjärjestelmä Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen palvelutarpeisiin

Tässä tietopyynnössä kuvataan Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen tunnistettuja varahenkilöstön ja sijaisten hallinnointi- ja varausjärjestelmäkokonaisuuteen kohdentuvia tavoitteita ja tarpeita. Tämä tietopyyntö ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö eikä se velvoita Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialuetta hankintaan. Tietopyynnön tarkoitus on viestiä tämän tietopyynnön mukaista järjestelmäkokonaisuutta tarjoaville potentiaalisille Toimijoille Hankintayksikön (Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue) suunnitelmista liittyen valmistelussa olevaan ratkaisukokonaisuuden kilpailutukseen. Tietopyynnön avulla Hankintayksikkö kartoittaa toimittajamarkkinaa, sekä kuulee potentiaalisia Toimijoita heidän tarjoamiensa ratkaisujen mahdollisuuksista sekä soveltuvuudesta Hankintayksikön tunnistamiin ratkaisun vaatimuksiin ja Hankintayksikön palvelutarpeisiin. Tietopyynnön perusteella käynnistyy markkinavuoropuhelu, joka käydään kirjallisesti. Markkinavuoropuhelun kautta saatavien vastausten perusteella hankintayksikkö arvioi tunnistamiensa järjestelmään kohdentuvien vaatimusten realistisuutta ja markkinoilla olevien ratkaisujen valmiutta, kattavuutta ja soveltuvuutta Hankintayksikön toiminnasta nouseviin vaatimuksiin, sekä niihin tarpeisiin, joita alustavasti on toiminnassa tunnistettu. Hankintayksikkö toivoo, että markkinavuoropuheluun osallistuvat Toimijat kommentoivat tarjolla olevien ratkaisuidensa näkökulmasta hankintayksikön tuottamia asiakirjoja ja järjestelmäratkaisua koskevia ehdottomia vaatimuksista. Mikäli Toimija on halukas osallistumaan kirjallisesti toteutettavaan markkinavuoropuheluun, koskien varahenkilöstön ja sijaisten hallinnointi- ja varausjärjestelmäkokonaisuutta, tulee Toimijan ilmoittautua pyydetyn mukaisesti. Markkinavuoropuheluaineisto, jota toivotaan kommentoitavan toimitetaan erikseen. Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue on kehittänyt koko ajan varahenkilöstönsä sekä sijaisten hallinnoinnin ja rekrytoinnin toimintamalleja, joita tukemaan tarvitaan teknisesti riittävän kehittynyt järjestelmäratkaisu. Hyvinvointialue on toteutettu sijaishankintaa useilla eri tavoilla ja järjestelmillä, toimintamallien yhtenäisyyden sekä tasapuolisuuden tukemiseksi, hyvinvointialueella on aloitettu keskitetyn sijaisrekrytoinnin kehittäminen vuoden 2025 alusta ja tällä hetkellä varahenkilöstö hallinnoidaan keskitetysti, myös kaikki sijaiset hankitaan keskitetysti. Tavoitteena on, että myös kaikki hallinnollinen työ, sisältäen työsopimukset keskitetään rekrytointi- ja resurssipalveluihin. Hyvinvointialueella on tunnistettu, että toiminnan kehittyessä ja keskittyessä palvelut järjestetään eri toimialueilla eri tavoin, esim tukipalvelut, järjestelmäkokonaisuuden tulee pystyä tukemaan erilaisia toteutustapoja. Markkinavuoropuheluun ilmoittautuminen: Tämän tietopyynnön mukaiseen markkinavuoropuheluun ilmoittaudutaan sähköpostitse, lähettämällä ilmoittautuminen osoitteeseen tiina.leikkari@hyvaep.fi. Markkinavuoropuheluun ei voi ilmoittautua muulla tavoin. Kirjallinen markkinavuoropuhelu aloitetaan mahdollisuuksien mukaan kesäkuun aikana, mutta viimeistään elokuussa, riippuen hankintayksikön aineiston valmistumisesta. Sähköpostitse tehtävän ilmoittautumisen yhteyteen voi lisäksi liittää vapaamuotoista liitemateriaalia markkinavuoropuheluun osallistuvan Toimijan omista ratkaisuvaihtoehdosta tai tietoa Toimijan aiemmasta kokemuksesta, kyseessä ei kuitenkaan ole yleinen Yrityksen esittelyn tarve. Toimitettavan aineiston (materiaalin) tulee olla suomenkielistä. Tietopyyntöön annetut kommentit tai muu lähetetty aineisto eivät ole julkisia. Pyydämme kuitenkin merkitsemään liikesalaisuuksia sisältävien dokumenttien tiedostonimeen sekä dokumenttien sisältöön (esimerkiksi dokumentin oikeaan yläreunaan) maininnan LIIKESALAISUUS, jos dokumentti sisältää liikesalaisuuksia. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on antaa mahdollisuus toimittajien kommentoida hankintayksikön tarjouspyynnön aineistoja, lisäksi toimittaja voi esittää hankinnan kohteeseen liittyviä huomioita, kysymyksiä ja ehdotuksia hankintayksikölle. Ennakkoilmoitukseen tai markkinavuoropuheluun osallistuminen tai osallistumatta jättäminen ei vaikuta mahdolliseen varsinaiseen kilpailutukseen osallistumiseen. Tietopyyntöön osallistuminen tai osallistumatta jättäminen ei vaikuta tarjoajien asemaan mahdollisesti käynnistyvässä hankinnassa tai hankinnoissa. Vastaukset pyritään huomioimaan osana Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen hankinnan suunnittelua.