Udbud af kontrakt om udvikling, levering, installation og servicering af nyt desarmeringsanlæg til Forsvaret

Hermed udbyder FMI (i det følgende ”Ordregiver”) på vegne af Forsvaret, herunder Ammunitionsrydningskompagniet (ARKMP) ved Hærens Ingeniørregiment (IGR) en kontrakt om gennemførelse af et forprojekt om udvikling og efterfølgende levering, installation og servicering af et nyt desarmeringsanlæg til Forsvaret. Kontrakten indbefatter endvidere nedtagning af det eksisterende anlæg. Desarmeringsanlægget, der findes på Operationsområde Aflandshage på Sydamager, bruges til undersøgelse, adskillelse og desarmering af potentielt farlige fundne genstande. Anlægget findes i et til formålet opført og indrettet bygningskompleks. Bygningskomplekset indeholder gennemgående spor for køretøj, rum med 4 sprængningssikre skakte til opbevaring af genstandene, rum til placering af røntgensystem, manipulatorrum med robotsystem og et sikret operatørrum, hvor systemerne betjenes fra. Det eksisterende anlæg består af en ABB-industrirobot model IRB2000 M91 med tilhørende værktøjer, manipulatorbord, videodokumentationssystem med kameraer samt røntgensystem, som er anskaffet i 1992, da desarmeringsanlægget blev opført på Farum kaserne. Systemet i desarmeringsanlægget er af ældre dato og er derfor udfordret bl.a. ved mangel på reservedele. Der er derfor taget initiativ til at igangsætte en proces for anskaffelse af et nyt anlæg, der kan udføre alle de nødvendige funktioner. Anskaffelsen vedrører et forprojekt om udvikling og efterfølgende levering, installation og servicering af robotten inklusiv værktøjer, manipulatoren og videodokumentationssystemet med kameraer. Der indkøbes en ny røntgenkilde i en separat anskaffelsesproces. Leverandøren af desarmeringsanlægget er ikke teknisk ansvarlig for røntgenkilden, men skal dog designe, fremstille og installere sin løsning, så røntgensystemet og Leverandørens desarmeringsanlæg kan operere sammen. Med værktøjer forstås forskellige redskaber, der kan påsættes robotten, og som kan klippe, save, skære, skrue, bore og gribe i emnerne på manipulatoren. Derudover skal den valgte leverandør også nedtage den nuværende ABB-robot inklusiv værktøjer, manipulatorbord, videodokumentationssystem med kameraer samt røntgenkilden som nævnt ovenfor. Ordregiver sørger selv for bortskaffelsen af det nedtagne robotanlæg mv. fra lokationen på Aflandshage. Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, med offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i medfør af udbudslovens § 61, stk. 1, nr. 1, litra a, c og d. Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling fordi, at Ordregivers behov ikke kan imødekommes uden tilpasning af tilgængelige løsninger i markedet, bl.a. henset til at der er behov for teknisk afklaring af en væsentlig snitflade til det samtidigt indkøbte røntgensystem, og idet løsningen skal tilpasses Ordregivers behov for uddannelse af sit personale. Anskaffelsen foretages desuden i et meget dynamisk marked, hvorfor det er vanskeligt at fastsætte tekniske specifikationer, der rammer markedets aktuelle udviklingsstadie, og som samtidig er fleksible nok til at muliggøre fremtidige systemmæssige tilpasninger og opdateringer, jf. i det hele litra a. Herudover kompliceres opgaven ved, at installationen, der bl.a. indbefatter en omfattende kabelføring, og den efterfølgende servicering skal foretages i et sprængningssikret bunkermiljø med ofte meget lave temperaturer. Anskaffelsens art og samlede kompleksitet, nødvendiggør således en proces, der giver mulighed for at forhandle med de egnede virksomheder om den bedste løsning, jf. litra c. Endelig lader det sig ikke gøre med en tilstrækkelig præcision at fastlægge de tekniske specifikationer med henvisning til en standard, europæisk teknisk vurdering, fælles teknisk specifikation eller teknisk reference, jf. litra d, da anskaffelsens kompleksitet i høj grad betinges af de konkrete forhold, som opgaven skal udføres under.Hovedtræk i procedurenUdbuddet består af følgende faser: a) Prækvalifikation: Udbuddet indledes med Ordregivers offentliggørelse af udbudsmateriale, der samtidig markerer starten på prækvalifikationsfasen, der giver interesserede virksomheder/konsortier mulighed for at ansøge om deltagelse i udbudsprocessen (prækvalifikation). Kort tid efter prækvalifikationsfasens start og således i god tid før ansøgningsfristens udløb afholder Ordregiver et orienteringsmøde (med tilmelding). Se herom afsnit 5.2 nedenfor. Der vil også i prækvalifikationsfasen være mulighed for at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet eller den udbudte opgave i øvrigt. Efter ansøgningsfristens udløb udvælger Ordregiver de Ansøgere, der vil blive inviteret til at indsende et indledende tilbud, jf. b). Udvælgelsen foretages blandt de virksomheder, der opfylder de stillede mindstekrav til økonomisk og teknisk egnethed. Heriblandt prækvalificerer Ordregiver de virksomheder, som ud fra en sammenholdelse af beskrivelserne i deres tekniske referencer med de objektive og ikke-diskriminerende kriterier nævnt i udbudsbekendtgørelsen vurderes bedst egnede til at løse den udbudte opgave. Ordregiver prækvalificerer ikke færre end 3 og ikke flere end 5 Ansøgere. Modtages færre end 3 ansøgninger, der opfylder de stillede mindstekrav til økonomisk og teknisk egnethed, kan Ordregiver vælge at prækvalificere disse Ansøgere. Ansøgere, der ikke opfylder de stillede mindstekrav til egnethed vil i intet tilfælde blive prækvalificeret. Prækvalifikationsfasen afsluttes med Ordregivers udsendelse af opfordringsskrivelser til de prækvalificerede Ansøgere og afslagsskrivelser til alle øvrige Ansøgere. b) Tilbudsfase nr. 1 (INDO1): For de prækvalificerede Ansøgere markerer modtagelsen af opfordringsskrivelsen igangsættelsen af den første tilbudsfase (INDO1). De prækvalificerede Ansøgere, som herfra benævnes ”Tilbudsgivere”, udarbejder efter modtagelsen deres indledende tilbud (INDO1) på baggrund af udbudsmaterialet. Der holdes kort efter tilbudsfasens begyndelse et informationsmøde for Tilbudsgiverne. I tilbudsfasen kan, Tilbudsgiverne derudover få yderligere oplysninger ved at indsende skriftlige spørgsmål, jf. afsnittet ”Skriftlige spørgsmål”. Tilbuddet indsendes inden for tilbudsfristen, jf. afsnittet ”Afgivelse af indledende tilbud (INDO)”. c) Evaluering af det indledende tilbud (INDO1): Efter modtagelse af det indledende tilbud (INDO1) åbner og gennemgår Ordregiver de indledende tilbud (INDO1) i henhold til proceduren i afsnittet ”Åbning og behandling af tilbud”. Ordregiver evaluerer derefter tilbuddene i overensstemmelse med tildelingskriteriet og evalueringsmetoden anført i Bilag B. På baggrund af evalueringen indkalder Ordregiver alle Tilbudsgiverne en forhandlingsrunde, jf. d) nedenfor. Det bemærkes, at Ordregiver ikke forbeholder sig at tildele Kontrakten på baggrund af det indledende tilbud (INDO1). Ordregiver vil således som minimum gennemføre én forhandlingsrunde med alle Tilbudsgivere. Der foretages ikke nogen begrænsning af antallet af tilbud, der skal forhandles. d) Forhandlinger: Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med retningslinjerne anført i afsnittet ”Forhandling”. Når forhandlingerne er gennemført, foretager Ordregiver de nødvendige tilpasninger i udbudsmaterialet, som herefter udsendes til Tilbudsgiverne på ny med henblik på Tilbudsgivernes fremsendelse af nyt tilbud (forventeligt BAFO). e) Indgivelse af nyt tilbud (evt. BAFO): På baggrund af det tilpassede udbudsmateriale, reviderer Tilbudsgiverne deres tilbud og indsender det på ny. Som anført ovenfor gennemføres som minimum én forhandlingsrunde, og Ordregiver forbeholder sig således at kunne gennemføre yderligere forhandlingsrunder. Umiddelbart er det dog Ordregivers forventning, at der kun gennemføres én forhandlingsrunde, og at det første reviderede tilbud dermed bliver BAFO. g) Evaluering af det endelige tilbud (BAFO): Efter modtagelse af det endelige tilbud, åbnes og gennemgås tilbuddene i henhold til proceduren i afsnittet ”Åbning og behandling af tilbud”. Ordregiver evaluerer derefter det endelige tilbud (BAFO) i overensstemmelse med tildelingskriteriet og evalueringsmetoden anført i Bilag B. h) Tildeling af Kontrakten: Afslutningsvis træffer Ordregiver beslutning om tildeling af Kontrakten og underretter Tilbudsgiverne derom. Hvis den vindende Tilbudsgiver ikke tidligere i udbudsprocessen har afgivet dokumentation for de i ESPD-dokumentet anførte oplysninger, skal Tilbudsgiveren afgive en sådan dokumentation før Ordregiver kan tildele Kontrakten, jf. afsnittet ”Tildeling af Kontrakten og afslutning af udbudsproceduren”.