Udbud af kontrakt vedrørende drift af kritisk IT-infrastruktur

Nærværende udbud vedrører en kontrakt angående drift af kritisk IT-infrastruktur for Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S (herefter Ordregiver). Ordregiver er ansvarlig for levering af essentielle forsyningstjenester, herunder affaldshåndtering, drikkevand og spildevandshåndtering til borgere og virksomheder i Lyngby-Taarbæk Kommune, og for at sikre en pålidelig og effektiv drift af disse kritiske tjenester, er en robust og velfungerende IT-infrastruktur afgørende.Hovedtræk i procedurenEfter modtagelse og gennemgang af de indledende tilbud, afholder Ordregiver et individuelt forhandlingsmøde med hver tilbudsgiver. Forhandlingsmøderne vil blive afholdt fysisk hos Ordregiver. Adressen er Firskovvej 38, 2800 Kongens Lyngby. Forhandlingsmøderne afholdes i henhold til tidsplanen angivet i udbudsbetingelserne. Ordregiver kan dog til enhver tid ændre i tidsplanen. I det tilfælde vil tilbudsgiver få besked herom via Udbudssystemet. Ordregiver vil forud for forhandlingsmøderne sende invitation til tilbudsgiver med nærmere oplysninger om mødepraktik, herunder mødetidspunktet. Tilbudsgiverne vil forud for mødet modtage en dagsorden. Tilbudsgiver opfordres til at deltage i forhandlingsmøderne med eksperter og nøglepersoner med den fornødne ekspertise. Antal deltagere i forhandlingsmøderne skal begrænses til max. 5 personer. Tilbudsgiver vil efterfølgende modtage et referat af sit forhandlingsmøde. Drøftelser mellem Ordregiver og tilbudsgiver er fortrolige, og tilbudsgiver vil derfor ikke modtage oplysninger om Ordregivers forhandlinger med de øvrige tilbudsgivere. Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet. Ordregiver afholder ét forhandlingsmøde med hver tilbudsgiver, og alle tilbudsgivere får afsat den samme tid til forhandlingsmødet. Såfremt det viser sig nødvendigt, kan der være en individuel skriftlig afklaring af enkelte spørgsmål mellem tilbudsgiver og Ordregiver, som en del af den samlede forhandlingsrunde. Ordregiver forbeholder sig ret til at indkalde til endnu et forhandlingsmøde i første forhandlingsrunde, hvis det vurderes nødvendigt. Alle tilbudsgivere vil i så fald blive inviteret til et yderligere forhandlingsmøde. Ordregiver forbeholder sig retten til at gennemføre flere forhandlingsrunder. Ordregiver forbeholder sig retten til, at forhandlingerne gennemføres i flere faser med henblik på at begrænse antallet af tilbud, der skal forhandles om, jf. udbudslovens § 66, stk. 3 (”short-listing”). Short-listing sker på grundlag af de kriterier for tildeling, der er fastlagt i udbudsbekendtgørelsen og i nærværende udbudsbetingelser afsnit 6. Antallet af deltagere i den sidste fase vil udgøre 3 tilbudsgivere. Der kan forhandles om alle aspekter af kontraktgrundlaget, samt de tekniske betingelser. Ordregiver anser sig således ikke på forhånd afskåret fra at ændre i udbudsmaterialet, idet Ordregiver dog ikke kan ændre på grundlæggende elementer. Ordregiver anser sig for berettiget til at forhandle om alle tilbud, bortset fra de endelige tilbud. Bemærk, at Ordregiver anser sig for berettiget til at indlede forhandlinger med tilbudsgivere, der har afgivet tilbud med forbehold, herunder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Ordregiver kan, på baggrund af drøftelser på forhandlingsmøder, vælge at tilpasse udbudsmaterialet, dog således, at der ikke foretages ændringer af grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Såfremt der foretages ændringer eller tilpasninger i udbudsmaterialet, vil et opdateret udbudsmateriale blive uploadet via Udbudssystemet samtidig med opfordring om at afgive reviderede eller endelige tilbud.