Udbud af rammeaftale om levering af forsikringsmæglerydelser til By & Havn

Rammeaftalen omfatter forsikringsydelser, herunder løbende rådgivning, administration og sagsbehandling af By & Havns forsikringer, varetagelse af forsikringsudbud og entrepriseforsikringsudbud og hjemtagelse af entrepriseforsikringer, som uddybet nedenfor: a. Løbende rådgivning • Yde rådgivning og sparring til By & Havn efter behov, herunder også rådgivning omkring By & Havns forsikringspolitik og revideringer af denne. • Levere information om forsikringsmarkedet og væsentlige udviklinger heri. • Udarbejde analyse af By & Havns aktiver og aktiviteter til formål for udarbejdelse af forsikringsplan. Forsikringsplan skal anvise beskyttelse af By & Havns aktiver på en hensigtsmæssig måde og anvise forsikring mod uønskede risici ved By & Havns aktiviteter. b. Løbende administration Omfatter den daglige sagsbehandling af By & Havns forsikringer, eventuel skadesbehandling og rådgivning knyttet hertil. Herunder, men ikke begrænset til, følgende: • Sagsbehandling, rådgivning og bistand ved skadessager, herunder evt. skadesanmeldelse via forsikringsmægleren eller forsikringsselskabet og løbende opfølgning hos det involverede forsikringsselskab (daglig administration). • Kontrol af policer og præmier og øvrig daglig administration. • Mødeafholdelse og rapportering efter behov, fx omkring verserende sager, forsikringsoversigt, mødereferat etc. • Agere forsikringsmægler og rådgiver for By & Havn i overensstemmelse med gældende branchenormer for god skik for forsikringsmæglere og varetage de dertil relaterede opgaver. c. Forsikringsmæglerens ydelser i forbindelse med forsikringsudbud/hjemtagelse af forsikringer til løbende drift: • Udarbejde risikovurdering i samarbejde med By & Havn. • Varetage og forhandle forlængelse af By & Havns forsikringer i de år, hvor der ikke køres udbud (løbende optimering). • Arbejdet sker i samarbejde mellem forsikringsmægleren og By & Havn, hvor forsikringsmægler er ansvarlig for at udarbejde udbudsmateriale, bl.a. på baggrund af information indhentet fra By & Havn. • Mødeaktivitet relateret til udbuddet, herunder også evt. ingeniørbesigtigelse, udarbejdelse af rapporter o.l. • Udarbejde EU-udbudsmateriale til forsikringsselskaber samt administrere EU-udbud (i det omfang EU-udbud er nødvendigt). • Udarbejde rapport indeholdende tilbudsevaluering og anbefaling om valg af forsikringsleverandør. • Iværksætte dækning hos det/de valgte forsikringsselskaber samt evt. opsige bestående policer. • Øvrige ydelser vedr. afholdelse af forsikringsudbud. d. Forsikringsmæglerens ydelser i forbindelse med udbud af entrepriseforsikringer: • Bidrage til at udarbejde retningslinjer for tegning af entrepriseforsikringer. • Mødeaktivitet med By & Havn relateret til entrepriseudbuddet, hvis påkrævet. Mødeaktiviteten tjener det formål at få afdækket risici ved anlægsprojektet og hvilke dæk-ninger, der skal iværksættes. • Assistere projektledere fra By & Havn med udarbejdelse af entreprisebegæringsskemaer og øvrige skemaer relateret til indhentelse af entrepriseforsikring. o Udarbejde EU-udbudsmateriale til forsikringsselskaber samt administrere EU-udbud (i det omfang EU-udbud er nødvendigt). • Udarbejde rapport indeholdende tilbudsevaluering og anbefaling om valg af forsikringsleverandør. • Iværksætte dækning hos det/de valgte forsikringsselskaber. • Øvrige ydelser vedr. afholdelse af entrepriseforsikringsudbud.Hovedtræk i procedurenUdbuddet blev gennemført som et udbud med forhandling efter §§ 61-66 i udbudsloven (lov nr. 1564 af 15. december 2015 med senere ændringer). By & Havn ville prækvalificere tre ansøgere. Idet der var flere end tre ansøgere, som opfyldte By & Havns krav til udelukkelse og egnethed, foretog By & Havn en udvælgelse af de tre ansøgere, der efter By & Havns vurdering er bedst egnede til at udføre rammeaftalen på baggrund af kriteriet: De mest relevante referencer. By & Havn forventede at holde én forhandlingsrunde på baggrund af de indledende tilbud, men forbeholdt sig retten til i) at tildele rammeaftalen på baggrund af de indledende tilbud, og ii) at gennemføre flere forhandlingsrunder. By & Havn valgte at tildele rammeaftalen på baggrund af de indledende tilbud. Den udbudte rammeaftale blev tildelt til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”.