Udbud af rammeaftale vedr. rekrutteringsydelser til top- og lederstillinger på Københavns Universitet

Københavns Universitetet (Universitetet) har løbende behov for ekstern bistand til search og rekruttering i forbindelse med rekruttering af ledere og lignende medarbejdere. Universitetet er en stor og kompleks vidensorganisation med forskning, uddannelse og administration, høj faglig autonomi, international orientering og mange forskellige ledelsesopgaver. Derfor udbyder Universitetet nærværende rammeaftale vedrørende rekrutteringsydelser til top- og lederstillinger (”Rammeaftalen”). For en nærmere beskrivelse af Rammeaftalen og den udbudte opgave henviser Universitetet til det samlede udbudsmateriale angivet i afsnit 2 i udbudsbetingelserne. Universitetet har valgt at udbyde én samlet rammeaftale i stedet for at opdele aftalen i delaftaler, da det er Universitetets vurdering, at de efterspurgte rekrutteringsydelser indgår som led i en samlet og løbende understøttelse af Universitetets rekrutteringsbehov, at ydelserne er tæt forbundne i både indhold og gennemførelse, og at en opdeling i delydelser vil medføre øget administrativ belastning i form af flere kontraktforhold, større koordineringsbehov og mere ressourcekrævende opfølgning. Rammeaftalens anslåede værdi er DKK 10 mio., ekskl. moms, mens Rammeaftalens maksimale værdi er DKK 15 mio., ekskl. moms. Rammeaftalen træder i kraft ved begge parters underskrift og løber i to år fra ikrafttrædelsen. Universitetet kan ved skriftlig meddelelse forlænge aftalen med op til yderligere to år på uændret vilkår.Hovedtræk i procedurenUdbuddet gennemføres som et udbud med forhandling efter udbudsloven (lov nr. 1564 af 15. december 2015 med senere ændringer). Da den udbudte opgave ikke vedrører en standardløsning, men en løsning, der er tilpasset Universitets konkrete ønsker og behov, er der hjemmel i udbudslovens § 61, stk. 1, litra a, til at gennemføre udbuddet som et udbud med forhandling. Alle interesserede økonomiske aktører kan ansøge om at deltage i udbuddet. Det er dog kun ansøgere, som Universitetet prækvalificerer og opfordrer dertil, der kan afgive tilbud. Hvis færre end 4 ansøgere opfylder det fastsatte egnethedskrav og ikke er omfattet af de i udbudsmaterialet angivne udelukkelsesgrunde, vil Universitetet alene prækvalificere disse. Hvis flere end 4 ansøgere opfylder det fastsatte egnethedskrav og ikke er omfattet af de i udbudsmaterialet angivne udelukkelsesgrunde, udvælger Universitetet de 4 ansøgere, der har de mest relevante referencer, jf. udbudsbetingelserne pkt. 6.4. Universitetet forbeholder sig retten til at tildele på baggrund af det indledende tilbud og forventer også at gøre dette, medmindre tilbuddene eller processen i øvrigt tilsiger, at forhandlinger er nødvendige at gennemføre. Universitetet vil I så fald som udgangspunkt alene afholde én forhandlingsrunde, men forbeholder sig retten til at gennemføre yderligere forhandlingsrunder. Universitetet vil som udgangspunkt alene afholde én forhandlingsrunde. De eventuelle forhandlinger, der bliver afholdt, har som det væsentligste til formål at etablere en hensigtsmæssig ramme for dialog mellem Universitetet og tilbudsgiver om tilbud og udbudsmateriale. Dialogen i forbindelse med forhandlingerne skal sikre, at tilbudsgivernes tilbud bedst muligt opfylder Universitetets behov, understøtter en effektiv og god konkurrence om opgaven samt hindrer misforståelser og fejl i forbindelse med udbudsprocessen. Universitetet forbeholder sig ret til at indkalde til endnu et eller flere forhandlingsmøde(r), hvis det vurderes nødvendigt. Alle tilbudsgivere vil i så fald blive inviteret til et yderligere forhandlingsmøde. Forhandlingsmøderne afholdes i henhold til tidsplanen angivet i udbudsbetingelsernes pkt. 3. Universitetet kan dog til enhver tid ændre i tidsplanen. I det tilfælde vil tilbudsgiver få besked herom via Udbudssystemet. Universitetet vil forud for forhandlingsmøderne sende invitation til tilbudsgiver med nærmere oplysninger om mødepraktik, herunder mødetidspunktet. Hvis Universitetet vælger at afholde forhandlinger, afholder Universitetet ét forhandlingsmøde med hver tilbudsgiver, og alle tilbudsgivere får afsat den samme tid til forhandlingsmødet. Såfremt det viser sig nødvendigt, kan der være en individuel skriftlig afklaring af enkelte spørgsmål mellem tilbudsgiver og Universitetet, som en del af den samlede forhandlingsrunde. Universitetet kan, på baggrund af drøftelser på forhandlingsmøder, vælge at tilpasse udbudsmaterialet, dog således, at der ikke foretages ændringer af grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Såfremt der foretages ændringer eller tilpasninger i udbudsmaterialet, vil et opdateret udbudsmateriale blive uploadet via Udbudssystemet samtidig med opfordring om at afgive reviderede tilbud. Det er som udgangspunkt den enkelte tilbudsgivers tilbud, der er emnet for forhandlingerne, herunder muligheden for at optimere tilbudsgivers tilbud. Universitetet forbeholder sig ret til som led i forhandlingsforløbet at drøfte Rammeaftalens vilkår samt kravene i kravspecifikationen med tilbudsgiverne, herunder præcisere, ændre eller fjerne krav, i det omfang dette sker inden for rammerne af udbudsreglerne og de i udbudsbetingelserne fastsatte rammer for forhandlingsforløbet. Det gælder bl.a. Rammeaftalens krav om betalingsvilkår, garantier, processen for levering mv. Denne oplistning udelukker ikke, at andre vilkår kan blive drøftet og ændret, præciseret eller fjernet inden for de udbudsretlige rammer. Ordregiver vil ikke yde vederlag til deltagerne i forhandlingerne.