Udbud af rengøringsservice for By & Havn

Om udbuddet

Opgavebeskrivelse

Rengøringsservice omfatter løbende indvendig lokalerengøring og rengøringsrelaterede serviceopgaver, herunder løbende rengøring af blandt andet kontorer, tekøkkener, kantine, kopirum, mødelokaler, toiletter, udstillingsarealer, trappeopgange, P-huse og udlejningsejendomme og baderum samt øvrige arealer, der fremgår af denne kravspecifikation og bilagene. Måtteservice og vinduespolering udgør også faste ydelser under kontrakten og er indeholdt i det årlige/månedlige vederlag. Vinduespolering omfatter ind- og udvendig facadeglas og ovenlys mv. Rengøringsservice skal kunne leveres på samtlige af By & Havns nuværende og fremtidige lokationer Kontrakten med den vindende tilbudsgiver vil blive indgået på de vilkår og betingelser, som fremgår af udbudsmaterialets kontrakt med bilag.Hovedtræk i procedurenUdbuddet gennemføres som et begrænset udbud efter udbudslovens §§ 58-60. Det betyder, at alle interesserede økonomiske aktører kan ansøge om at deltage i udbuddet. Det er dog kun ansøgere, som Ordregiver udvælger (prækvalificerer) og opfordrer dertil, der kan afgive tilbud. Ordregiver vil prækvalificere op til 5 ansøgere. Ordregiver kan alene prækvalificere og tildele kontrakten til aktører, der opfylder de i udbuddet fastsatte egnethedskrav og som ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde. Den udbudte kontrakt vil blive tildelt til én tilbudsgiver. Kontrakten med den vindende tilbudsgiver vil blive indgået på de vilkår og betingelser, der fremgår af udbudsmaterialets udkast til kontrakt med bilag. Adgang til udbudsproceduren kræver online registrering. Vejledning om brugen af udbudssystemet findes på: https://mercell.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/3/article/177996038?src=1869524006 By & Havn har valgt at udbyde én samlet kontrakt på samtlige lokationer i stedet for at opdele kontrakten i delaftaler: Samlingen af opgaverne er valgt fordi By & Havn finder det nødvendigt og hensigtsmæssigt af hensyn til opgavernes sammenhæng samt administration af opgaverne. Økonomiske aktører modtager ikke vederlag for deres deltagelse i proceduren. Besigtigelses- og orienteringsmøde: Ordregiver inviterer de udvalgte ansøgere til besigtigelses- og orienteringsmøde på de lokationer, hvor der udføres kontorrengøring, Ørestad Station, et repræsentativt udpluk af parkeringshuse samt et repræsentativt udpluk af udlejningsejendomme. Dato for afholdelse af besigtigelses- og orienteringsmødet vil blive planlagt og dato og tidspunkt endeligt fastlagt i forbindelse med afslutningen af prækvalifikationsfasen, men forventes afholdt den 21. september 2026. En endelig besigtigelsesplan vil blive offentliggjort i forbindelse med tilbudsfasen efter prækvalifikationsrunden. Der skal afsættes 1-2 hele dage til besigtigelsen inklusive transport. Ordregiver stiller ikke transport til rådighed, og der må max. deltage to personer fra hver tilbudsgiver. For så vidt angår vinduespolering vil der være mulighed for, at Ordregiver efterfølgende kan give adgang til, at tilbudsgiver foretager optælling af antallet af vinduer, hvis den relevante person hos tilbudsgiver ikke deltager på besigtigelsen. Dette skal i givet fald aftales nærmere med den udbudsansvarlige og den pågældende driftsleder.

Kontaktoplysninger

Kontaktnavn

Lisa Stjernqvist

Kontakttelefon

33769941

Kontakt e-mail

lst@byoghavn.dk

Adresse

Nordre Toldbod 7, 1259 København K

• Pris

  Faste ydelser og enhedspriser pr. rumtype (40%) | Bestillingsydelser (35%) | Timepriser (20%) | Optioner (5%)

  40%

  Beskrivelse

  De enkelte priselementer vægtes som angivet nedenfor og beregnes på grundlag af de priser, mængder og formler, der fremgår af tilbudslisten.

  Underkriterier

  Faste ydelser og enhedspriser pr. rumtype

  40%

  Beskrivelse

  Faste ydelser og enhedspriser pr. rumtype (40 %)

  Bestillingsydelser

  35%

  Beskrivelse

  Bestillingsydelser (35 %)

  Timepriser

  20%

  Beskrivelse

  Timepriser (20 %)

  Optioner

  5%

  Beskrivelse

  Optioner (5 %)

• Kvalitet

  Organisering, løsningsbeskrivelse og bemanding (35%) | Kvalitetssikring (35%) | Bæredygtighed (15%) | CSR-tiltag (10%) | Optioner (5%)

  60%

  Beskrivelse

  Evalueringen af kvalitet vil ske på baggrund af følgende delkriterier, som er beskrevet yderligere i udbudsbetingelsernes punkt 10.6.

  Underkriterier

  Organisering, løsningsbeskrivelse og bemanding

  35%

  Beskrivelse

  Organisering, løsningsbeskrivelse og bemanding (35 %)

  Kvalitetssikring

  35%

  Beskrivelse

  Kvalitetssikring (35 %)

  Bæredygtighed

  15%

  Beskrivelse

  Bæredygtighed (15 %)

  CSR-tiltag

  10%

  Beskrivelse

  CSR-tiltag (10 %)

  Optioner

  5%

  Beskrivelse

  Optioner (5 %)

• Minimum årlig nettoomsætning

  Beskrivelse

  Ansøger skal have haft en årlig nettoomsætning på minimum 20 mio. kr. i hvert af de seneste 3 afsluttede regnskabsår.

  Dokumentationskrav

  Oplysningerne om ansøgers nettoomsætning udfyldes i ESPD del IV, afsnit B, i feltet ”Samlet årsomsætning”. Hvis ansøger er en sammenslutning af virksomheder, og/eller hvis ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, er det ansøgers og enhedernes samlede formåen, der skal opfylde kravene til egnethed. Hver involveret økonomisk aktør eller enhed skal indsende en udfyldt ESPD, og de deltagende økonomiske aktører eller de nævnte enheder hæfter solidarisk for kontraktens opfyldelse. Når en økonomisk aktør deltager i udbudsproceduren sammen med andre, eller når en økonomisk aktør baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal den økonomiske aktør også fremlægge støtteerklæringer eller anden dokumentation, der beviser, at den økonomiske aktør har adgang til den nødvendige økonomiske og finansielle formåen. Støtteerklæringerne skal fastlægge en juridisk forpligtelse for den pågældende part og angive, at de involverede økonomiske aktører eller enheder hæfter solidarisk for kontraktens opfyldelse.

• Positiv egenkapital

  Beskrivelse

  Ansøger skal have haft en positiv egenkapital i de seneste 3 afsluttede regnskabsår.

  Dokumentationskrav

  Oplysningerne om ansøgers Egenkapital udfyldes i ESPD del IV, afsnit B, i feltet ”Finansielle nøgletal”. Hvis ansøger er en sammenslutning af virksomheder, og/eller hvis ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, er det ansøgers og enhedernes samlede formåen, der skal opfylde kravene til egnethed. Hver involveret økonomisk aktør eller enhed skal indsende en udfyldt ESPD, og de deltagende økonomiske aktører eller de nævnte enheder hæfter solidarisk for kontraktens opfyldelse. Når en økonomisk aktør deltager i udbudsproceduren sammen med andre, eller når en økonomisk aktør baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal den økonomiske aktør også fremlægge støtteerklæringer eller anden dokumentation, der beviser, at den økonomiske aktør har adgang til den nødvendige økonomiske og finansielle formåen. Støtteerklæringerne skal fastlægge en juridisk forpligtelse for den pågældende part og angive, at de involverede økonomiske aktører eller enheder hæfter solidarisk for kontraktens opfyldelse.

• Referenceprojekter

  Beskrivelse

  Ansøger skal inden for de seneste 3 år have udført mindst 2 tilsvarende opgaver med en årlig værdi på minimum DKK 8 mio. (eller tilsvarende i anden valuta) ekskl. moms. Med "tilsvarende opgaver" forstås løbende rengøringsopgaver, inkl. måtteservice og vinduespolering, for offentlige eller private aktører, der indeholder en variation af områder fx kontorer og dertilhørende arealer, P-huse og udlejningsejendomme. Med ”udført” forstås, at den pågældende kontrakt skal være igangværende eller afsluttet inden for de seneste 3 år regnet fra ansøgningsfristens udløb. For igangværende opgaver gælder, at ansøger i sin referencebeskrivelse alene kan medtage de dele af opgaven, som er leveret på ansøgningstidspunktet.

  Dokumentationskrav

  Ansøger skal i ESPD'et under Del IV afsnit C (”Teknisk og faglig formåen”) give oplysninger om referencer på tilsvarende opgaver. Følgende bør fremgå af referencerne: a. Beskrivelse (opgave- og ydelsesbeskrivelse), herunder omfang (m2), antal lokationer, geografisk spredning, erfaring med miljø- og klimavenlige tiltag b. Beløb (kontraktsum pr. år), c. Dato (startdato samt slutdato (hvis ikke afsluttet og slutdato ikke er kendt kan anføres, at den er igangværende under "Beskrivelse")) d. Modtagere (myndighedens/ virksomhedens navn) e. Kontaktoplysninger på kontraktansvarlig hos referencen. Der henstilles til, at der kun oplyses 5 referencer. Ved angivelse af mere end 5 referencer vil det kun være de 5 første/øverste referencer oplyst i ESPD, der indgår i opfyldelsen af minimumskrav og begrænsningen af antallet af kvalificerede ansøgere. Maksimum antal referencer gælder for hele sammenslutning af økonomiske aktører og/eller hvis ansøger har baseret sin ansøgning på en eller flere andre enheders tekniske og faglige formåen. Beskrivelse af en reference må fylde maksimalt 1 A4-side pr. reference. Ansøger opfordres til at sikre, at referencebeskrivelsen er fyldestgørende for det arbejde, som er udført, ligesom ansøger opfordres til at sikre, at referencebeskrivelsen dækker de elementer, som indgår i mindstekravene i afsnit 6.3.4 og udvælgelseskriterierne i afsnit 6.4. Manglende eller mangelfuld beskrivelse kan medføre, at Ordregiver må se bort fra referencen. Hvis ansøger er en sammenslutning af virksomheder, og/eller hvis ansøger baserer sig på andre enheders faglige og tekniske formåen, er det ansøgers og enhedernes samlede formåen, der skal opfylde kravene til egnethed. Når en økonomisk aktør deltager i udbudsproceduren sammen med andre, eller når en økonomisk aktør baserer sig på andre enheders faglige og tekniske formåen, skal den økonomiske aktør også fremlægge støtteerklæringer eller anden dokumentation, der beviser, at den økonomiske aktør har adgang til den nødvendige faglige og tekniske formåen. Støtteerklæringerne skal fastlægge en juridisk forpligtelse for den pågældende part.

• System til kontrol af forsyningskæden

  Beskrivelse

  Ansøger skal have et system til kontrol af forsyningskæden, der som minimum omfatter en organisatorisk forankring og implementerede kontrolforanstaltninger til sikring af, at kontraktens krav overholdes i alle dele af forsyningskæden. Med "forsyningskæde" forstås underleverandører i hele leverandørkæden, der anvendes til opfyldelse af kontrakten og som udfører opgaver direkte relateret til kontraktens genstand.

  Dokumentationskrav

  Ansøger skal i ESPD'et under Del IV afsnit C (”Teknisk og faglig formåen”) give oplysninger om forsyningskædeledelse. Følgende bør fremgå af beskrivelsen: Beskrivelse af forsyningskædeledelse, herunder hvordan ansøger forvalter sin forsyningskæde samt hvordan ansøger vil administrere og kontrollere underleverandørkæden i forhold til at sikre overholdelse af kontraktens arbejdsklausul. Beskrivelsen kan f.eks. indeholde oplysninger på den person, der hos ansøger er ansvarlig for eventuelle underleverandører og de opgaver, som personen udfører, samt andre kontrolforanstaltninger, som ansøger har implementeret for at sikre, at underleverandører udfører opgaver i overensstemmelse med kontraktens arbejdsklausul. Ansøger opfordres til at sikre, at beskrivelsen er fyldestgørende, ligesom ansøger opfordres til at sikre, at beskrivelsen dækker de elementer, som indgår i minimumskravet til teknisk og faglig formåen i afsnit 6.3.4 samt udvælgelseskriterierne i afsnit 6.4. Ansøger har mulighed for at uploade beskrivelsen som supplerende oplysninger i udbudssystemet. Den må maksimalt fylde 1 A4-side.

Se hele udbudsbekendtgørelsen