Udbud med forhandling vedr. skadeservice til Arbejdernes Andels Boligforening, Aarhus

Ordregiver ønsker at etablere en rammeaftale, der omfatter skadeserviceydelser relateret til Ordregivers ejendomme, herunder boliger, fællesarealer, tekniske installationer samt tilhørende udearealer, hvor dette er relevant. Ydelserne omfatter både håndtering af akutte hændelser, hvor der er behov for øjeblikkelig indsats, samt planlagte hændelser, hvor skaden er stabiliseret, og indsatsen kan planlægges og gennemføres systematisk. Ordregiver ønsker at indgå rammeaftale med tre (3) leverandører, som hver vil blive tildelt en rangering baseret på kriteriet "Bedste forhold mellem pris og kvalitet." Denne rangering afgør, hvilken leverandør der primært benyttes, med prioritering efter højeste score. Hvis den øverst rangerede leverandør ikke kan imødekomme en specifik opgave i overensstemmelse med aftalens krav, vil opgave overgå til den næstbedste leverandør og derefter til den tredje. Rammeaftalen har en varighed på fire år med mulighed for opsigelse efter to år. I løbet af aftalens periode vil tildeling ske via direkte tildeling. Det samlede omfang af rammeaftaler vurderet til ca. 32 mio. DKK i rammeaftaleperioden. Antal rekvisitioner pr. år estimeres til at være ca. 400 rekvisitioner, som er baseret på et gennemsnit af de seneste 3 års rekvisitioner. Ovenstående forventet omsætning samt antal rekvisitioner er et udtryk for Ordregivers skønsmæssige bud på det fremtidige behov baseret på det historiske og forventede forbrug, og Ordregiver garanterer derfor ikke for den kommende omsætning på rammeaftalen. Rammeaftalens maksimale værdi er estimeret til at være +30%. Den maksimale værdi er skønsmæssigt fastsat af Ordregiver ud fra et mindre sandsynligt, men dog muligt, scenarie, hvor behovet udvikler sig anderledes end forventet på udbudstidspunktet. Det er Ordregivers forventning, at omsætningen på rammeaftalen ikke vil overstige den oplyste maksimale værdi. Ordregiver vil opnå ret (men ikke pligt) til at trække på den indgåede rammeaftale. Udbuddet er ikke opdelt i delkontrakter. Rammeaftalen udbydes som én samlet aftale for hele den beskrevne ydelse. Begrundelsen herfor er, at opgaven udgør en samlet og ensartet service, som bedst varetages i en samlet aftale. En opdeling af rammeaftalen vurderes at ville medføre tab af stordriftsfordele, øget kontraktadministration samt højere omkostninger for Ordregiver. Samtidig skønnes det, at markedet kan levere den fulde ydelse under ét, og at en opdeling ikke vil øge konkurrence eller kvalitet. Denne manglende opdeling er i overensstemmelse med udbudslovens § 49, stk. 2, idet Ordregiver hermed har begrundet hvorfor rammeaftalen ikke opdeles.Hovedtræk i procedurenUdbuddet gennemføres som et udbud med forhandling efter udbudslovens afsnit II, herunder prækvalifikation, indledende tilbudsrunde, forventeligt én forhandlingsrunde, der gennemføres som mundtligt forhandling, samt endeligt tilbud. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at tildele på baggrund af det indledende tilbud, ligesom Ordregiver forbeholder sig ret til at gennemføre flere forhandlingsrunder. Begrænsningen af antallet af ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive bud eller deltage: Ordregiver udvælger op til 5 ansøgere til at afgive tilbud. Såfremt der modtages flere end 5 egnede ansøgninger, vil ordregiver begrænse antallet ud fra ansøger teknisk og faglige formåen. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af referencernes relevans i forhold til den udbudte opgave. Ved vurderingen vil der alene blive lagt vægt på forhold, der ligger ud over opfyldelsen af mindstekravet, herunder særligt: • Referencernes omfang, herunder antal årlige rekvisitioner ud over minimumskravet • Referencernes sammenlignelighed i forhold til den udbudte opgave, herunder skadestyper, opgavernes kompleksitet og volumen • Erfaring med skadeserviceydelser for boligorganisationer, boligforeninger eller forsikringsselskaber i større skala Ordregiver vil foretage en samlet vurdering af referencernes relevans og omfang og på den baggrund udvælge de 5 ansøgere, der i højeste grad dokumenterer erfaring med sammenlignelige opgaver ud over mindstekravet.