Varhaiskasvatuksen avoimen lähdekoodin eVaka-palvelukokonaisuuden hankinta SaaS-ratkaisuna Jyväskylän kaupungille

Hankinnan kohteena on avoimeen lähdekoodiin perustuvan eVaka‑varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojekti sekä järjestelmän jatkuvat tuki‑ ja ylläpitopalvelut SaaS‑palveluna Jyväskylän kaupungin varhaiskasvatuksessa. Hankinta ei koske itse ohjelmiston lisenssiä, vaan eVakan käyttöönottoon, ylläpitoon, tukeen ja kehittämiseen liittyviä palveluja. Käyttöönottoprojekti sisältää muun muassa projektinhallinnan, järjestelmän konfiguroinnin, tietomigraatiot, integraatioiden toteutuksen ja testauksen, käyttäjäkoulutukset sekä tuotantoon siirtymisen ja hyväksymistestauksen. Tuki‑ ja ylläpitopalvelu kattaa SaaS‑ympäristön operoinnin, valvonnan, varmuuskopioinnin, tietoturva‑ ja korjauspäivitykset sekä sovittujen palvelutasojen mukaisen tukipalvelun. Hankintaan voi sisältyä myös täydentäviä asiantuntijapalveluita, kuten jatkokehitys‑, integraatio‑ ja muutostyöt. Palvelumallin tulee tukea avoimen lähdekoodin periaatteita, tietoturvaa ja tietosuojaa, monitoimittajamallia sekä tilaajan datan omistajuutta ja mahdollista toimittajavaihtoa. Hankinnan tavoitteena on käyttöönottaa järjestelmä ja sitä koskeva tukipalvelu, joka mahdollistaa - Käyttökelpoisuuden ja ylläpidettävyyden vähintään 10 vuoden ajan - Teknisen ja toiminnallisen skaalautuvuuden, joka mukautuu varhaiskasvatuksen toimintaympäristön muutoksiin - Sopimuksellisen joustavuuden, huomioiden varhaiskasvatusratkaisujen kehittyminen ja mahdolliset muutostarpeet elinkaaren aikana Kattavampi hankinnan kohteen kuvaus on osallistumispyynnöllä liitteineen. Tilaaja tekee hankintakokonaisuudesta sopimuksen yhden (1) toimittajan kanssa. Hankintaa ei jaeta osiin, koska järjestelmän käyttöönotto, ylläpito ja jatkokehittäminen muodostavat teknisesti ja toiminnallisesti kiinteän kokonaisuuden, jonka hallinta edellyttää selkeää kokonaisvastuuta. Yhden toimittajan malli vähentää rajapinta‑ ja koordinaatioriskejä sekä tukee tietoturvan, tietosuojan ja toimintavarmuuden hallintaa koko järjestelmän elinkaaren ajan. Hankinnan jakaminen useille toimittajille lisäisi hallinnollista kuormaa ja toimitusriskejä ilman vastaavaa lisäarvoa tilaajalle. Hankinnan hankintalain 30 §:n mukaisesti laskettu ennakoitu arvo on 600 000 euroa. Tämä on hankintayksikön sitomaton arvio eikä hankintaan kuulu määräostovelvollisuutta. Alustavan arvion mukaan varsinainen hankintasopimus tulee olemaan voimassa hyväksytyn käyttöönoton jälkeen määräaikaisena 24 kuukautta. Tämän jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Lopullinen irtisanomisaika ja sopimuskausi tullaan määrittämään neuvottelujen aikana eikä hankintayksikkö sitoudu edellä kuvattuun arvioon.Menettelyn pääpiirteetHankinta toteutetaan kilpailullisena neuvottelumenettelynä, jossa valitut ehdokkaat osallistuvat neuvotteluihin Jyväskylän kaupungin eVaka:n käyttöönoton ja muun palvelun toteuttamisesta. Menettely mahdollistaa ratkaisuvaihtoehtojen tarkentamisen ja toimittajien kanssa käytävän vuoropuhelun ennen lopullisten tarjousten jättämistä. Menettelynä on kilpailullinen neuvottelumenettely, koska hankinnan luonteeseen ja monimutkaisuuteen liittyvistä erityisistä syistä ja niihin liittyvien riskien vuoksi ei hankintasopimusta voida tehdä ilman edeltäviä neuvotteluita. Kilpailutuksen onnistumisen ja neuvottelumenettelyn sujuvuuden vuoksi hankintayksikkö rajaa neuvotteluvaiheeseen otettavien tarjoajien määrän hankintailmoituksessa määriteltyyn. Ilmoitettu määrä takaa hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävän määrän tarjoajia todellisen kilpailun varmistamiseksi. Neuvotteluvaiheeseen valitaan kolme (3) - viisi (5) soveltuvaa ehdokasta, jos soveltuvia ehdokkaita ei ole vähemmän. Mikäli soveltuvia ehdokkaita on enemmän kuin hankintailmoituksessa ilmoitettu enimmäismäärä, tilaaja valitsee neuvottelumenettelyyn mukaan ehdokkaat, joilla katsotaan olevan parhaat edellytykset hankinnan kohteen toteuttamiseen. Osallistumishakemusten valinta- ja vertailuperusteet kuvataan kokonaisuudessaan liitteessä Osallistumishakemusten soveltuvuus ja vertailu. Jos soveltuvia ehdokkaita on enintään yksi (1), varaa hankintayksikkö oikeuden myös keskeyttää hankintamenettely. Rinnakkaisten tai vaihtoehtoisten osallistumishakemusten ja tarjousten tekeminen on kielletty. Mikäli ehdokas/tarjoaja jättää rinnakkaisia osallistumishakemuksia tai tarjouksia, hyväksytään niistä vain viimeisin osallistumis- tai tarjouspyynnön mukainen. TARJOUSTEN ALUSTAVAT VERTAILUPERUSTEET Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteena on paras hinta-laatusuhde. Hinta-laatusuhteen alustava vaihteluväli on: Hinnan painoarvo: 60-90 % Laadun painoarvo: 10-40 % Tarjousten vertailuperusteet voivat perustua joihinkin seuraavista osa-alueista: hinnoittelu, palvelumallin toteutus, toimitus ja toimitusaika, tuki ja ylläpito, käytettävyys, henkilöstön kyvykkyys sekä raportointi. Lopullisten tarjousten vertailuperusteet, pisteytysmenetelmät ja painoarvot täsmennetään lopullisessa tarjouspyynnössä kilpailullisen neuvottelumenettelyn edetessä. Täsmennykset pysyvät ilmoitetun hinta‑laatusuhteen perusasetelman ja edellä kuvatun laadullisten tekijöiden kokonaisuuden puitteissa.