Varhaiskasvatuksen suunnitelmaprosessin hallintaratkaisu

Oulun kaupungin sivistys- ja kulttuuripalvelut pyytää tarjoustanne varhaiskasvatuksen suunnitelmaprosessin hallintaratkaisusta. Hankinnan kohteena on valmis ohjelmistopalvelu, suunnitelmaprosessia tukeva työkalu, joka tukee varhaiskasvatuksen lakisääteisten ja toiminnallisten suunnitelma-asiakirjojen laadintaa, ylläpitoa, jakelua yksiköille sekä toteutumisen arviointia. Varhaiskasvatuksen lakisääteiset suunnitelmat perustuvat varhaiskasvatuslakiin (540/2018) ja Opetushallituksen vahvistamiin varhaiskasvatussuunnitelman perusteisiin. Oulun kaupungin varhaiskasvatuksessa on noin 100 yksikköä (päiväkodit, ryhmäperhepäiväkodit ja päiväkotiryhmät), joiden käyttöön ratkaisu hankitaan. Hankinnan taustalla ovat seuraavat tunnistetut haasteet: Suunnitelmapohjat ovat hajallaan eri alustoilla, mikä aiheuttaa versiohallinnan ongelmia. Suunnitelmien jakelu yksiköille on manuaalista ja hidasta. Yksiköiden suunnitelmatyön edistymistä on vaikea seurata keskitetysti. Suunnitelmien toteutumisen arviointi on irrallaan suunnitelmatyöstä. Manuaalinen työ vie pedagogisen henkilöstön aikaa varsinaiselta asiakastyöltä. Hankinnalla tavoitellaan: Suunnitelmaprosessin yhtenäistämistä koko varhaiskasvatuksen toimialan tasolla. Ajantasaisten suunnitelmapohjien automaattista jakelua yksiköille. Suunnitelmatyön edistymisen seurantaa keskitetysti. Suunnitelmien toteutumisen arviointia järjestelmällisesti. Pedagogisen henkilöstön hallinnollisen työtaakan vähentämistä. Oulun kaupunki hyödyntää henkilöstön työskentely-ympäristönä M365-pilvialustaa, jota käytetään viestintään, yhteistyöhön, tiedostojen hallintaan, toimistosovelluksiin sekä työprosessien digitalisointiin ja automatisointiin. Hankinnan kohteena oleva ratkaisu on siten M365 -ympäristöön yhteensopiva. Se on henkilöstön käytettävissä M365-alustalta käsin ilman erillisiä lisenssejä, käyttäjätunnuksia tai kirjautumista. Ratkaisu hyödyntää tilaajan Microsoft Entra ID -tunnistautumista ja tilaajan hallinnoimia käyttäjäryhmiä. Ratkaisu voidaan toteuttaa tilaajan M365-ympäristöön sijoitettavana sovelluksena tai muulla teknisellä toteutustavalla, joka täyttää tässä tarjouspyynnössä asetetut käyttöä, integraatioita, tietoturvaa, tietojen hallintaa ja lisensointia koskevat vaatimukset. Hankinnan rajaus: Hankinnan kohteena ovat organisaatiotason suunnitelmat (toimiala-, yksikkö- ja ryhmätason). Lapsikohtaiset asiakirjat (lapsen varhaiskasvatussuunnitelma, esiopetuksen oppimissuunnitelma) eivät sisälly hankinnan kohteeseen. Lisähankintamahdollisuus: perusopetuksen suunnitelmaprosessit voidaan liittää hankintaan erillisenä laajennuksena sopimuskauden aikana.Menettelyn pääpiirteetHankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankintamenettely etenee seuraavasti: 1. Tarjoajan soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 2. Vertailun tekeminen 3. Hankintapäätöksen tekeminen ja tiedoksianto sähköisesti Rinnakkaistarjouksia ei hyväksytä. Tarjoaja voi jättää vain yhden tarjouksen. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta. Tilaaja tekee tilauksia sopimuskaudella vain todellista tarvetta vastaavan määrän. Arvioitujen sekä tarjouspyynnön kohdassa "hankinnan kohteen kriteerit" tarjouslomakkeella ilmoitettujen määrien ilmoittamisen tavoitteena on ainoastaan saada tarjousten hinnat laskentateknisesti vertailukelpoisiksi. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 125 §). Tilaaja voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen siten kuin hankintalain 96 §:ssä säädetään.