Virtuaalisen yhteistyöalustan hankinta

Lohjan kaupunki pyytää tarjouksia virtuaalisesta yhteistyöalustasta kaupungin sivistystoimen ja viestintäpalvelujen käyttöön. Hankinnan kuvaus ja tavoitteet: Hankinnan kohteena on yhteistyöalusta. Tavoitteena on hankkia ketterä, monipuolinen ja helppokäyttöinen työväline, joka helpottaa yhteistyön fasilitointia, ohjaa ryhmäprosessia ja tekee työskentelystä näkyvää osallistujille. Alustan tulee mahdollistaa työpajojen, seminaarien ja vastaavien ryhmätilaisuuksien osanottajien reaaliaikainen yhteistyöskentely saumattomasti prosessin eri vaiheissa: ennen tilaisuutta, tilaisuuden aikana ja tarvittaessa sen jälkeen. Kaikki työskentely tapahtuu alustalla, jonne on päästävä vaivattomasti eri päätelaitteilla (tietokone, tabletti ja älypuhelin). Alustan rakenne ja ryhmätyötilat: Yhteistyöalustan tulee tarjota käyttöön ryhmätyötiloja tai -sivustoja, jotka mahdollistavat monipuolisen vuorovaikutuksen. Tilojen on tuettava keskusteluja, erilaisten kyselyjen ja tehtävien toteuttamista sekä videoiden ja aineistojen jakamista. Alustan toimivuus edellyttää selkeää rakennetta prosessin eri vaiheissa tapahtuvalle työskentelylle sekä sujuvaa siirtymistä erilaisten ryhmätyötilojen tai -sivustojen välillä. Osallistujien tulee voida jakautua helposti tehtäväkohtaisiin pienryhmiin. Toiminnalliset vaatimukset ja yhteistyövälineet: Alustan avulla hallitaan ja toteutetaan ideointi, ideoiden yhteiskehittäminen sekä äänestäminen. Alustan tulee tarjota yhteistä ideointia tukevia toiminnallisuuksia, kuten mahdollisuus yhteiskirjoittamiseen, asioiden jäsentämiseen ja visualisointiin. • Ideointi ja materiaalit: Käyttäjät voivat jättää alustalle omia ehdotuksiaan ja liittää niihin erilaisia tiedostoja, kuten asiakirjoja (esim. PDF), kuvia ja videoita. • Yhteiskehittäminen: Alusta mahdollistaa kaikkien käyttäjien osallistumisen selaamalla, tarkastelemalla ja kommentoimalla muiden jättämiä ideoita. • Äänestys: Äänestys toteutetaan alustalla läpinäkyvästi. Käyttäjät voivat äänestää yhtä tai useampaa ideaa asetusten mukaisesti. Äänestystulokset ovat kaikkien käyttäjien nähtävissä, mikä tukee prosessin avoimuutta ja vahvistaa osallistujien luottamusta. Ylläpito ja prosessin hallinta: Palvelun tulee tarjota ylläpitäjälle työkalut prosessin hallintaan. Alustan on mahdollistettava: • Prosessin eri vaiheiden (ideointi, yhteiskehittäminen, äänestys) avaaminen ja sulkeminen. • Prosessin aikataulujen määrittely. • Ideoiden ja kommenttien moderointi. • Yksittäisten ideoiden hallinta: hyväksyminen, hylkääminen tai siirtäminen prosessin eri vaiheisiin. • Äänestyksen asetusten määrittely (esim. äänestystapa, äänimäärät). Sopimus tehdään ajalle 1.4.2026 - 31.3.2028. Ellei jompi kumpi sopimusosapuoli ole ilmoittanut 6 kk ennen perussopimuskauden päättymistä, ettei halua jatkaa sopimusta, sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana molemminpuolisella 6 kuukauden irtisanomisajalla.