Vrijwillige transparantie Beheer- en ontwikkel-overeenkomst voor onderwijslogistieke maatwerkapplicatie o.b.v. Microsoft Dynamics & Azure. t.b.v. HvA

Motivatie voor publicatie vrijwillige transparantie 2AT 1. Inleiding en achtergrond De aanbestedende dienst is voornemens een overeenkomst te sluiten met 2AT voor dienstverlening aangaande Beheer- en ontwikkel-overeenkomst voor COSMOS, een onderwijslogistieke maatwerkapplicatie o.b.v. Microsoft Dynamics & Azure. De huidige “overeenkomst beheer COSMOS” met 2AT B.V. loopt af op 31 december 2026; binnen de bestaande overeenkomst is geen mogelijkheid tot verlenging opgenomen. De maatwerkapplicatie COSMOS heeft een belangrijke rol in het IV-landschap voor onderwijs-logistiek en -uitvoering van de HvA. COSMOS faciliteert de redactie en publicatie van de Studiegids, de Minoren-site en de Exchange Course Catalogue, en verzorgt de provisioning van het Learning Management System (LMS) Brightspace. Voor een duidelijk beeld van de huidige oplossing, zie bijlagen in de tenderpagina: 'COSMOS Processen V1.0', 'COSMOS Domeinen V2.0' en de Architectuurplaten. De applicatie is in 2018-2019 door 2AT ontwikkeld in opdracht van de HvA, en is gebaseerd op Microsoft Dynamics en Azure. De productie- en acceptatie-omgevingen draaien volledig binnen de eigen HvA-omgeving (Microsoft-tenant); de DevOps-omgeving wordt aangeboden en verzorgd door de huidige leverancier 2AT. De interne dienstverlening (systeemeigenaarschap en functioneel beheer) is centraal belegd binnen de HvA bij haar dienst ICTS. Het technisch beheer, de (door)ontwikkeling en de derdelijns-ondersteuning is op dit moment ondergebracht bij 2AT. 2. Motivatie voor de keuze voor betreffende procedure De HvA acht het sluiten van een nieuwe meerjarige overeenkomst voor het beheer en de doorontwikkeling van de applicatie absoluut noodzakelijk om de continuïteit van onderwijsorganisatie en -uitvoering te kunnen garanderen. De HvA en 2AT hebben zo’n 8 jaar in partnership samengewerkt aan de ontwikkeling van deze maatwerkapplicatie. In die jaren zijn aanzienlijke investeringen gedaan in de opbouw van de samenwerking, in de ontwikkeling van een unieke en complexe maatwerkapplicatie met HvA-specifieke functionaliteit, en in de opbouw van procesmatige en organisatorische kennis bij leverancier 2AT. Voorafgaand aan dit voornemen heeft de aanbestedende dienst een marktconsultatie uitgevoerd. Op deze consultatie is slechts één reactie ontvangen, namelijk van huidige leverancier 2AT. Op dit moment zijn geen concrete alternatieve aanbieders geïdentificeerd die de opdracht kunnen/willen uitvoeren binnen de gestelde functionele, technische en organisatorische randvoorwaarden; het uitblijven van andere reacties op de marktconsultatie ondersteunt dit beeld. COSMOS faciliteert bedrijfskritische onderwijslogistieke processen voor de HvA, daarbij is de garantie van hoogwaardig beheer en (door)ontwikkeling, gebaseerd op voldoende kennis en expertise, van essentieel belang. Op hoofdlijnen worden daarom drie redenen gezien voor het sluiten van een overeenkomst met 2AT: -> 2AT is in het bezit van voor de opdracht noodzakelijk technische en functionele kennis over de opbouw van de maatwerkapplicatie, en diepgaande (technische) kennis over het flankerende applicatielandschap van de HvA inclusief kennis van integraties tussen COSMOS, SIS en Brightspace. Het bijgevoegde Programma van Eisen en eerder genoemde bijlagen illustreren deze complexiteit. -> 2AT bezit unieke proceskennis over onderwijslogistiek en -uitvoering van de HvA. De HvA heeft forse uitdagingen en ambities op de verbetering van de onderwijsorganisatie en de IT-ondersteuning daarvan; de doorontwikkeling van COSMOS is daarmee van strategisch belang. Vanwege deze kennis is voortzetten van het partnership noodzakelijk, de overtuiging is dat een andere leverancier de HvA op korte termijn onvoldoende kan helpen bij deze uitdagingen. -> De leverancier voor deze dienstverlening dient een zeer specifiek profiel te hebben. Enerzijds gaat het om aantoonbare expertise die benodigd is voor de gevraagde dienstverlening op beheer, doorontwikkeling en consultancy van de complexe applicatie op basis van Microsoft-technologie (zie: concept Service Level Agreement). Anderzijds is ruime en bewezen kennis en expertise noodzakelijk van de onderwijslogistiek in het Nederlandstalige hoger onderwijs (zie: Geschiktheidseis – Kerncompetenties) vanwege het directe belang voor de bedrijfscontinuïteit. De aanbestedende dienst is zich ervan bewust dat marktconsultaties geen uitputtend beeld hoeven te geven van de markt. Om die reden publiceert zij deze vrijwillige transparantie-aankondiging, teneinde marktpartijen alsnog de gelegenheid te bieden om kenbaar te maken dat zij geïnteresseerd zijn en menen voor uitvoering van de opdracht in aanmerking te komen. 3. Contractvoorwaarden De initiële contractperiode start op 1 januari 2027, en kent een duur van vierentwintig (24) maanden. De initiële contractperiode eindigt derhalve op 31 december 2028. De aanbestedende dienst kan de Overeenkomst onder gelijkblijvende voorwaarden twaalf keer met een periode van 12 maanden stilzwijgend verlengen. 4. Mogelijkheid tot bezwaar Ondernemers hebben 20 kalenderdagen om gemotiveerd bezwaar aan te tekenen. Het is daarbij verplicht om binnen de standstiltermijn een gemotiveerd bezwaar te versturen naar aanbestedingen@uva.nl. Indien binnen de standstiltermijn blijkt dat sprake is van voldoende potentiële mededinging, zal de aanbestedende dienst alsnog een aanbestedingsprocedure starten.