Innkassotjenester til Buskerud, Østfold og Akershus fylkeskommuner

Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Buskerud, Østfold og Akershus fylkeskommuner (BØA) har fra og med 01.02.2024 behov for en avtale med et inkassobyrå. Avtalen vil også gjelde fylkeskommunale foretak og interkommunale selskaper som de respektive fylkeskommunene fører regnskap for. Avtalen gjelder oppfølging av krav som oppstår etter 1.1.2024.

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Oddveig Marie Åsegg

Kontakt telefon

+47

Kontakt e-post

oddveiga@viken.no

Adresse

,

• Pris

  30%

  Beskrivelse

  Leverandør skal besvare kriteriet pris i Bilag 3, punkt 4.1.1, Det skal legge ved utfylt prisskjema(er) og legge inn samlet totalsum i det oppgitte feltet i punktet.

• Tilbudt kommunikasjonsrutiner

  25%

  Beskrivelse

  Oppdragsgiver anser det som viktig at det er tilrettelagt for enkel og god kommunikasjon mellom leverandør og oppdragsgiver. Leverandør skal derfor gi en utførlig beskrivelse av hvordan kontakt og informasjon om saker vil foregå mellom inkassobyrå og oppdragsgiver med særlig vekt på følgende: Leverandørens nettportal og/eller tilsvarende løsningers mulighet for å: vise korrespondanse med skyldner, vise historikk på saker trekke saker, herunder frist for når kostnader vil påløpe søkefunksjonalitet å legge inn notater på saker, samt hvordan identifisering av hvem som har lagt inn notater i saken når, løses. Leverandørs tilbud om kurs og foredrag, som eksempelvis tilbud om foredrag til elever i videregående skoler om privatøkonomi/ konsekvenser av manglende betaling av fakturaer Leverandør skal levere besvarelse på punktene i tildelingskriteriet i bilag 3, punkt 4.1.2.

• Tilbudte innfordringsrutiner

  25%

  Beskrivelse

  Oppdragsgiver anser det også som viktig at leverandør håndterer innfordringer av krav i henhold til god bransjeskikk. Leverandør skal derfor gi en utførlig beskrivelse av sine innfordringsrutiner og -prosedyrer, med særskilt fokus på oppfølging av skyldner. Leverandør skal som minimum omtale: Inkassobyråets kundesenter Muligheter for å slå sammen mindre krav Håndtering av krav mot mindreårige Håndtering av mindre restbeløp på saker Leverandørs kundebetjening og tilgjengelighet for skyldnerne. Leverandørs løsningsgrad for relevante sammenliknbare kunder siste to år Leverandør skal levere besvarelse på punkt 1-6 i bilag 3, punkt 4.1.3.

• Tilbudt driftssikkerhet og - stabilitet av integrasjonsløsning

  20%

  Beskrivelse

  Oppdragsgiver anser det også som viktig at leverandør har gode rutiner som sikrer tilfredsstillende sikkerhet og driftsstabilitet av sin integrasjonsløsning, da det har betydning for effektiv kommunikasjon mellom leverandør og oppdragsgiver. Leverandør skal derfor beskrive: Overvåkning av integrasjon for å sikre stabil og sikker drift, herunder evt. erfaring med integrasjon med Visma Enterprise Fremdriftsplan for implementering av integrasjon samt tilfredsstillende testing Leverandør skal levere besvarelse på nevnte punkter i bilag 3, punkt 4.1.4

• Økonomisk og finansiell kapasitet

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten.

  Dokumentasjonskrav

  Oppdragsgiver vil gjennomføre en vurdering av økonomien gjennom firma- og regnskapsinformasjonssystemet Dun & Bradstreet. Dersom tilbyder ikke er registrert i Dun & Bradstreet, bes tilbyder sende inn utdrag fra foretakets sist oppdaterte årsregnskap og revisors revisjonsberetning. Tilbyder bes innsende annen informasjon han mener er relevant. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente supplerende informasjon om tilbyders økonomi.

• Skatteattest

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsbetaling.

  Dokumentasjonskrav

  Norske leverandører skal levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (RF-1316). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder i forhold til tilbudsfrist. Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som dokumenter at bedriften har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæringen må være signert av økonomiansvarlig.

• Firmaattest

  Beskrivelse

  Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i medlemstaten som leverandøren er etablert i.

  Dokumentasjonskrav

  Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godkjennelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert.

• Referanseprosjekter

  Beskrivelse

  Leverandør skal ha erfaring fra minimum 2 relevante oppdrag.

  Dokumentasjonskrav

  Leverandøren skal oppgi, og kort beskrive, de viktigste relevante leveransene de siste 3 år. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets oppdragsgiver med omfang og tidspunkt. Det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen.

Se hele utlysningen