About the bid

Assignment description

Probleemstelling en projectdoelstellingen GO! organiseert en ondersteunt jaarlijks een aanzienlijk aanbod aan opleidingen, professionaliseringsactiviteiten, studiedagen en andere vormingsinitiatieven voor verschillende doelgroepen binnen en buiten het GO!. De huidige toepassing wordt daarbij gebruikt voor het publiceren van het aanbod, het beheren van inschrijvingen, het opvolgen van deelnemers, het verzenden van communicatie per mail, het genereren van aanwezigheidslijsten en attesten, en het aanleveren van gegevens voor facturatie en rapportering. De toepassing wordt onder meer gebruikt voor activiteiten van de pedagogische begeleidingsdienst en de Permanente Ondersteuningscel voor de CLB’s, en richt zich tot medewerkers van GO!-instellingen, scholengroepen, centrale diensten en externe deelnemers. Cumulatief zijn er ongeveer 59.000 geregistreerde deelnemers en gemiddeld ongeveer 20.000 inschrijvingen per jaar. De evenementen kunnen betalend of gratis aangeboden worden. De processen hebben daardoor zowel een administratieve, financiële, communicatieve als beleidsmatige impact. De huidige toepassing is gebouwd op een legacy-platform en is daarom aan vervanging toe. Naast de technische veroudering zijn ook de huidige processen onvoldoende gestroomlijnd. Verschillende deelprocessen verlopen vandaag manueel of via parallelle toepassingen. De huidige toepassing ondersteunt ook onvoldoende data-zelfbediening voor deelnemers, beleidsrapportering en integraties zoals single sign-on of facturatie.. GO! wil daarom een moderne eventmanagementoplossing implementeren die het volledige proces rond opleidingen en professionaliseringsactiviteiten beter ondersteunt: van publicatie van het aanbod en inschrijving tot deelname, tevredenheidsevaluatie, attestering, rapportering en financiële verwerking. GO! stelt daarbij volgende leidende principes voorop: • één geïntegreerde oplossing voor het beheer van opleidingen, professionaliseringsactiviteiten en andere events binnen het toepassingsgebied; • maximaal gebruik van standaardfunctionaliteiten en standaardprocessen; • beperking van maatwerk en vermijding van parallelle databanken of dubbele procesvoering; • integratie met bestaande GO!-systemen waar gegevens of processen reeds beheerd worden; • gebruiksvriendelijke ondersteuning voor zowel deelnemers, organisatoren, beheerders als financiële en administratieve medewerkers; • betrouwbare communicatie, deelnemersopvolging, attestering en rapportering. De doelstellingen van GO! bij de implementatie van een nieuwe eventmanagementoplossing zijn: • de continuïteit en betrouwbaarheid van het event- en opleidingsbeheer verzekeren; • het aanbod aan opleidingen en professionaliseringsactiviteiten vlot en overzichtelijk publiceren; • het inschrijvingsproces voor deelnemers vereenvoudigen en verbeteren; • organisatoren en beheerders ondersteunen bij het aanmaken, beheren, opvolgen en evalueren van activiteiten; • deelnemersregistratie, aanwezigheidsopvolging, attestering en evaluatie beter integreren; • manuele handelingen en dubbele registraties verminderen; • facturatieprocessen beter ondersteunen via koppeling met de financiële systemen of, indien nodig, via efficiënte bulkexport; • data-zelfbediening, rapportering en beleidsinformatie versterken; • deelnemers de mogelijkheid bieden om hun historiek, inschrijvingen en attesten zelf te raadplegen; • toegangsrechten en rollen transparanter, veiliger en meer functiegericht beheren; Om deze doelstellingen te realiseren, zoekt GO! bij voorkeur een toekomstgerichte standaardoplossing die voldoende configureerbaar is en kan koppelen met relevante bestaande systemen, waaronder de GO! contactendatabank en het financiële systeem. De oplossing moet de organisatie ontzorgen op technisch vlak, schaalbaar zijn in functie van gebruik en aanbod, en flexibel kunnen evolueren via onderhoud, updates en verdere functionele uitbreiding. Bestanddelen van de opdracht // zie selectieleidraad

Contact information

Contact name

Team Aanbestedingen

Contact phone

+32 27909200

Contact email

aanbestedingen@g-o.be

Address

Willebroekkaai 36, 1000 Brussel

• Prijs

  40%

  Description

  Prijs

• Kwaliteit

  60%

  Description

  kwaliteit

• Gemiddelde jaarlijkse omzet

  Description

  Beschikken over een gemiddelde jaarlijkse omzet van 1.300.000 EUR over ten hoogste de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de ondernemer met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn.

  Documentation Requirement

  De kandidaat toont dit aan door: het voorleggen van een omzetverklaring betreffende de totale omzet over ten hoogste de laatste drie (3) beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de ondernemer met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn, waaruit blijkt dat geciteerd gemiddeld omzetcijfer werd behaald of overschreden.

• Reference projects

  Description

  De kandidaat dient minimaal 2 en maximaal 4 referenties voor te leggen. Enkel referenties van de afgelopen 5 jaar worden in aanmerking genomen. Het moet gaan om projecten die (i) minstens in de build fase zijn en die (ii) geïmplementeerd werden in de Europese Unie en die (iii) door de kandidaat alleen of in een consortium geïmplementeerd werden. Bovendien komen enkel referenties in aanmerking naar projecten die minstens honderd (100) gelijktijdige gebruikers hebben. De referentie-opdrachten moeten minimaal voldoen aan de minimumeisen inzake technologie, zoals hierboven benoemd.

  Documentation Requirement

  De kandidaat toont dit aan door een beschrijving van de referenties. Deze beschrijving mag per referentie niet meer dan 8 A4-bladzijden bedragen (inclusief eventuele bijlagen). Bij de beschreven referenties dienen tevens volgende elementen vermeld: i) De naam van de opdrachtgever en contactpersoon (+ contactgegevens), de orde van grootte van het budget, de looptijd en het jaar waarin de implementatie “go live” is gegaan of zou moeten gaan; de bevestiging dat de contactpersoon noch zijn opdrachtgever gevat zijn door een verbintenis ervaringen niet te mogen divulgeren zodat de aanbestedende overheid de opdrachtgever desgevallend kan contacteren; ii) De rol van de kandidaat (en van eventuele onderaannemers waarop hij beroep doet in het kader van draagkracht) bij de referentie (licentiepartner, analyse, implementatie, training, support post go-live, kwaliteitsbewaking…); iii) Het architectuurplaatje met de componenten/modules die gebruikt werden bij het realiseren van de case; iv) Welke business functionaliteiten worden ondersteund door de referentie; v) Het hostingtype van de toegepaste referentie. Gelieve een SaaS-referentie te prefereren; vi) Een beschrijving van de geïmplementeerde technische en organisatorische maatregelen op het vlak van informatieveiligheid inclusief gegevensbescherming, waaronder maar niet beperkt tot een gegevensbeschermingseffectbeoordeling indien van toepassing. In voorkomend geval: de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de opdrachtgever vii) Het vermogen van de referentie-opdrachten: (1) Volumes van invoer (aantal informatieobjecten per dag); (2) Aantal gebruikers bij invoer; (3) Aantal raadplegers (gemiddeld per dag); (4) Volume opslag (totaal aantal informatieobjecten en opslagcapaciteit in GB); (5) Grootorde van integraties met interne en externe systemen, zowel standaard als maatwerk. Deze documenten bundelt de kandidaat in het Stuk 3 – Selectiecriteria Technisch van zijn aanvraag tot deelneming.

• Verzekering tegen beroepsrisico’s

  Description

  Beschikken over een verzekering tegen beroepsrisico’s waarvan de minimale dekking per schadegeval hoger is dan 600.000 EUR.

  Documentation Requirement

  De kandidaat toont dit aan door: het voorleggen van een bewijs van verzekering. Deze documenten bundelt de kandidaat in het Stuk 3 – Selectiecriteria Financieel van zijn aanvraag tot deelneming.

• Uitsluitingsgronden Wet Overheidsopdrachten

  Description

  De kandidaat mag zich niet bevinden in één van de in de artikelen 67 tot en met 69 van de Wet Overheidsopdrachten bedoelde situaties. Dit behelst de verplichte uitsluitingsgronden, de uitsluitingsgronden in verband met fiscale en sociale schulden, en de facultatieve uitsluitingsgronden.

  Documentation Requirement

  De kandidaat legt een ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor als verklaring dat er geen uitsluitingsgrond op hem van toepassing is. Eventuele corrigerende maatregelen vermeldt de kandidaat op dit UEA. De Belgische kandidaat dient tevens een uittreksel uit het strafregister volgens het bijzonder model 596.1 – 32: overheidsopdrachten dat maximaal 6 maand oud is op de limietdatum voor ontvangst van de aanvragen tot deelneming. Indien de Belgische kandidaat personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: een recent attest uitgereikt door de bevoegde buitenlandse overheid waarin bevestigd wordt dat hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Ofwel vermeldt de kandidaat op het UEA de link naar een gratis toegankelijke elektronische toepassing in zijn lidstaat. De buitenlandse kandidaat dient tevens een uittreksel uit het strafregister dat maximaal 6 maanden oud is of geldig is conform de wetgeving van het land van herkomst op de limietdatum voor ontvangst van de offertes, certificaten inzake fiscale en sociale schulden, en een certificaat inzake niet-faling.

See the full notice