Aanstellen van een onafhankelijke verzekeringsmakelaar voor audit, begeleiding bij de aanstelling van een verzekeraar en beheer/opvolging van de verzekeringsportefeuille

VITAZ vzw optredend als aankoopcentrale wenst een onafhankelijke verzekeringsmakelaar aan te trekken voor zichzelf en de aanbestedende diensten die: (i) bijstand zal verlenen in de analyse / audit van de bestaande verzekeringsportefeuille en inventaris en analyse van de huidige en toekomstige risico’s, (ii) een adviserende, ondersteunende rol zal opnemen in de aanbesteding van de verzekeringsportefeuille en (iii) de opvolging en beheer van schadedossiers en portefeuille op zich zal nemen. Op heden wordt het polis- en schadebeheer van de onder onderdeel 1 vermelde portefeuille van VITAZ vzw met name Burgerrechtelijke aansprakelijkheid medische en paramedische beroepsbeoefenaar en Uitbating ziekenhuis (waarborg burgerrechtelijke aansprakelijkheid, individuele ongevallen en rechtsbijstand) in eigen beheer uitgevoerd. De aanbesteder wenst met deze opdracht echter ook de kost te kennen om het polis- en schadebeheer van de onder onderdeel 1 vermelde portefeuille van VITAZ vzw uit te besteden aan de makelaar. Dit is als een verplichte optie in de inventaris opgenomen. De aanbestedende diensten bestaan elk uit verschillende campussen. Vermits de campussen van VITAZ vzw samen één geheel vormen, hebben ze een gemeenschappelijke verzekeringsportefeuille. Ditzelfde geldt voor de campussen van Samen Ouder en de vestigingseenheden van LIA vzw. De opdracht is opgedeeld per aanbestedende dienst: - Deel 1: VITAZ vzw • verzekeringsportefeuille VITAZ vzw (0881.291.322),; - Deel 2: hierna gezamenlijk ‘Samen Ouder’ genoemd: • verzekeringsportefeuille SAMENwerkingsverband OUDERenzorg Waasland (0825.868.688), afgekort Samen Ouder vzw en; • verzekeringsportefeuille Woonzorg Samen Ouder vzw (0453.287.037) en; • verzekeringsportefeuille Heuverveld vzw (0698.838.775). -Deel 3: Lia vzw • verzekeringsportefeuille Lia vzw (0446.107.156); Ieder deel wordt onderverdeeld in 3 posten zijnde : - Post 1: audit (audit en analyse van de huidige verzekeringsportefeuille en inventaris en analyse van de huidige en toekomstige risico’s); - Post 2: begeleiding bij de aanstelling van de verzekeraar van specifieke verzekeringsproducten; - Post 3: makelaarschap - beheer en opvolging van de verzekeringsportefeuille (polis- en schadebeheer). De opdracht kadert binnen de bekommernis van VITAZ en de aanbestedende diensten om de financiën optimaal te beheren. Daarvoor wordt dan ook gezocht naar efficiëntiewinsten. Waar nodig moet er verbeterd, geoptimaliseerd en bespaard kunnen worden. De opdracht houdt een begeleiding en adviesverlening in aan de aanbestedende diensten, op het procedurele, administratieve, juridische, inkooptechnische en inhoudelijke vlak tijdens alle onderscheiden fasen van de opdracht. Deze opdracht voor diensten moet gezien worden als één geheel met die bijzonderheid dat de opdracht moet worden gelezen per aanbestedende dienst en loopt over alle polissen van de onderscheiden aanbesteders. Na interne studie en bespreking van de resultaten van de audit zal elke aanbestedende dienst voor zich polis per polis beslissen welke deel zullen uitmaken van deze opdracht. Vervolgens kan worden beslist dat deze polissen aangeboden worden op de verzekeringsmarkt, met het oogpunt om de beste voorwaarden (prijs, kwaliteit) te verwerven. De inschrijver/verzekeringsmakelaar staat waar nodig de aanbestedende dienst bij in de aanbestedingsprocedures en in de onderhandelingen die gevoerd zullen worden met de verzekeraars. De makelaarsopdracht voor de inschrijver vangt aan op 01/01/2026 Op dat ogenblik zal de verzekeringsmakelaar de polissen van de aanbestedende diensten die aan hem zijn gegund onder zijn beheer opvolgen en desnoods bijsturen (beheer), het schadebeheer op zich nemen en rapporteren aan de aanbestedende dienst in kwestie. De inschrijver/verzekeringsmakelaar draagt de eindverantwoordelijkheid voor de opdracht in zijn totaliteit.