Search
  • Search


Belgium: Tenders/Gemeente Grimbergen/Aanstellen van een sociaal secretariaat (of sociale dienstverlener met full-service pakket) met levering, implementatie en onderhoud van een softwaretoepassing voor de loon- en personeelsadministratie van het lokaal bestuur Grimbergen
  1. Competition notice published

    May 22, 2024 8:00 PMMay 22, 2024 8:00 PM
  2. Qualification deadline

    Jun 25, 2024 9:00 AMJune 25, 2024 9:00 AM
  3. Tender submission deadline

    Comes with the invitation
  4. Contract start date

    Jan 1, 12:00 AMJanuary 1, 2026 12:00 AM
  5. Contract end date

    Dec 31, 2029 12:00 AMDecember 31, 2029 12:00 AM

Brief

Aanstellen van een sociaal secretariaat (of sociale dienstverlener met full-service pakket) met levering, implementatie en onderhoud van een softwaretoepassing voor de loon- en personeelsadministratie van het lokaal bestuur Grimbergen

Published deadline passed

The published deadline has passed. For multi-stage competitions a later tender deadline may still apply — check the notice or portal for the current phase.

Qualification deadline
Jun 25, 2024Expired
Procedure
With negotiationTwo stages
Agreement
Buying servicesuntil Dec 2029

Brief

Het lokaal bestuur Grimbergen wenst een sociaal secretariaat aan te stellen, of een sociale dienstverlener met full service pakket, dat voorziet in een geïntegreerd systeem voor de loon- en personeelsadministratie (volledige loonmotor), incl. koppeling met tijdsregistratie- en planningssysteem, en de boekhoudsoftware. Juridisch gezien zijn gemeente en OCMW twee aparte rechtspersonen en werkgevers. Het is echter belangrijk dat de toepassing toelaat om vlot te werken met en te navigeren tussen de gegevens van de twee rechtspersonen. Deze opdracht omvat: • Het leveren, inregelen en in dienst stellen van de software loon- en personeelsadministratie, inclusief: o Gegevensmigratie o Het voorzien van de nodige koppelingen. o Opleiding voor de beheerders en de gebruikers. • Het onderhouden van de software en het voorzien in helpdesk; • Diensten op gebied van sociaal secretariaat (of sociale dienstverlener met full-service pakket) (op vlak van loonadministratie bij lokale overheden, sociaaljuridische wetgeving); • Juridische ondersteuning. De opdracht zal bestaan uit twee (2) onderdelen (dit zijn onderdelen van onderhavige opdracht en géén afzonderlijke percelen): • Implementatiefase; o Inregeling software voor loon- en personeelsadministratie o Fase voor de connectie met externe systemen (tijdsregistratiesysteem, planningssysteem en boekhoudsoftware); • Onderhoudsfase De Go-live van de software dient alleszins op 1 januari 2026 plaats te vinden. Dit vormt een absolute deadline De maximale looptijd van de opdracht bedraagt tien (10) jaar (basisopdracht van vier (4) jaar met zes (6) mogelijke verlengingen van één (1) jaar). Er wordt ingeschat dat de implementatiefase eind 2025 afgerond kan worden.

IT-drift og support

Register interest

Custom Assessment Criteria

  • Get answers to your bid/no-bid criteria

    Set them up once and Cobrief answers them in every tender

Will you bid?

The agent sets up the bid and writes the first draft. Free for 14 days.

Qualification requirements

  • Description

    Referentielijst van gelijkaardige opdrachten die de laatste drie (3) jaar werden verricht. Minimumeisen: Exact drie (3) referenties mét elk een attest van goede uitvoering die de implementatie van een loonmotorpakket voor een lokaal bestuur (gemeente / OCMW) aantonen. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om zelf contact op te nemen met de betrokken publiekrechtelijke instantie aangeduid als opdrachtgever teneinde een en ander te verifiëren. Indien de kandidaat méér dan 3 referenties voorlegt, worden slechts de eerste 3 referenties door de aanbestedende overheid in aanmerking genomen voor de selectie (en, zo dit niet mogelijk is, worden de 3 referenties – voorafgaand aan de beoordeling ervan – op willekeurige wijze gekozen door de aanbestedende overheid).

    Documentation Requirement

    De attesten bevatten het bedrag van de dienst (incl. btw), het tijdstip van de dienst, de plaats van uitvoering ervan en de coördinaten van een contactpersoon bij de desbetreffende opdrachtgever. Deze getuigschriften geven ook duidelijk weer of de diensten naar behoren werden uitgevoerd, zowel met betrekking tot de wijze van uitvoering als met betrekking tot het resultaat.

    Source

    No source found in the documents. Check the requirement against the tender documents.

  • Description

    Passende recente bankverklaring waaruit een gezonde financiële toestand blijkt.

    Documentation Requirement

    Attest zoals gevoegd in bijlage E dient ondertekend te worden door een financiële instelling en het attest mag niet ouder zijn dan twaalf (12) maanden op de uiterste datum van indiening van de aanvraag tot deelneming.

    Source

    No source found in the documents. Check the requirement against the tender documents.

  • Description

    Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen. Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft de aanbestedende overheid, in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de kandidaat/inschrijver uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan: het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen; de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk.

    Documentation Requirement

    Zie pag 12 tem 17 van het bijzonder bestek voor verdere informatie.

    Source

    No source found in the documents. Check the requirement against the tender documents.

Award Criteria

  • Description

    De definitieve gunningscriteria worden meegedeeld in de gunningsleidraad.

    Source

    From the notice on TED

Previous winners

  • Who are you up against?

    The suppliers who have won similar contracts at Gemeente Grimbergen

From the notice

  • Het lokaal bestuur Grimbergen wenst een sociaal secretariaat aan te stellen, of een sociale dienstverlener met full service pakket, dat voorziet in een geïntegreerd systeem voor de loon- en personeelsadministratie (volledige loonmotor), incl. koppeling met tijdsregistratie- en planningssysteem, en de boekhoudsoftware. Juridisch gezien zijn gemeente en OCMW twee aparte rechtspersonen en werkgevers. Het is echter belangrijk dat de toepassing toelaat om vlot te werken met en te navigeren tussen de gegevens van de twee rechtspersonen. Deze opdracht omvat: • Het leveren, inregelen en in dienst stellen van de software loon- en personeelsadministratie, inclusief: o Gegevensmigratie o Het voorzien van de nodige koppelingen. o Opleiding voor de beheerders en de gebruikers. • Het onderhouden van de software en het voorzien in helpdesk; • Diensten op gebied van sociaal secretariaat (of sociale dienstverlener met full-service pakket) (op vlak van loonadministratie bij lokale overheden, sociaaljuridische wetgeving); • Juridische ondersteuning. De opdracht zal bestaan uit twee (2) onderdelen (dit zijn onderdelen van onderhavige opdracht en géén afzonderlijke percelen): • Implementatiefase; o Inregeling software voor loon- en personeelsadministratie o Fase voor de connectie met externe systemen (tijdsregistratiesysteem, planningssysteem en boekhoudsoftware); • Onderhoudsfase De Go-live van de software dient alleszins op 1 januari 2026 plaats te vinden. Dit vormt een absolute deadline De maximale looptijd van de opdracht bedraagt tien (10) jaar (basisopdracht van vier (4) jaar met zes (6) mogelijke verlengingen van één (1) jaar). Er wordt ingeschat dat de implementatiefase eind 2025 afgerond kan worden.

  • Contact

    Ive Segersive.segers@grimbergen.be
  • Type
    Competition · Prequalification
  • Location
    Arr. Halle-Vilvoorde
  • Main code
    Software implementation services
    72263000

Similar active competitions

  • Intergemeentelijke opdrachthoudende Vereniging voor huisvuilverwerking Meetjesland (IVM)

    Regnskaps- og rådgivningstjenester

    Aanstelling sociaal secretariaat

    Intergemeentelijke opdrachthoudende Vereniging voor huisvuilverwerking Meetjesland (IVM) heeft behoefte aan een erkend sociaal secretariaat voor de levering van diensten in Arr. Eeklo. De opdracht omvat een modern en flexibel payrollsysteem (SAAS), loonverwerking en -administratie, met een sterke focus op automatisering, compliance en deskundige dienstverlening. De implementatie moet uiterlijk op 1 januari 2028 operationeel zijn. De gunningscriteria zijn prijs (35%), functionaliteit van de oplossing (35%), implementatietraject en projectaanpak (15%) en dienstverlening en ondersteuning (15%). Kandidaten moeten een minimale jaarlijkse omzet van € 250.000 over de laatste drie boekjaren aantonen, 5 gelijkaardige opdrachten in de laatste drie jaar kunnen voorleggen, minimaal 80% eigen personeel inzetten en beschikken over een geldig ISO 9001 (versie 2015) certificaat of gelijkwaardige kwaliteitsbewakingsmaatregelen.

    Competition
    Dec 8, 2026(38 days)
  • i-mens vzw

    Regnskaps- og rådgivningstjenester

    Aanstellen van een erkend Sociaal Secretariaat

    i-mens vzw zoekt een in België erkend sociaal secretariaat voor payroll- en aanverwante dienstverlening; de maximale totale contractwaarde bedraagt € 14.876.033,05. De opdracht vraagt onder meer om ervaring met de betrokken paritaire comités (PC 318.02, 319.01, 330 en 331), minstens drie operationele integraties met Syntegro voor elk minimaal 1.000 werknemers, minstens drie integraties met een HRIS voor minimaal 1.000 werknemers en een succesvolle payrollmigratie bij een organisatie met minimaal 1.000 werknemers. Kandidaten moeten minstens drie vergelijkbare referenties uit de afgelopen drie jaar indienen en hun erkenning als sociaal secretariaat aantonen. De verdere beoordeling gebeurt op basis van kosten; de details staan in het bestek.

    Framework agreement with qualification
    Dec 1, 2026(31 days)
    €14,876,033
  • Gemeente Lievegem

    Systemutvikling og programmering

    Aankoop software team burgerzaken

    Aankoop software team burgerzaken

    Competition
    Dec 3, 2026(33 days)