Anskaffelse - KI Turnus 2026

Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Konkurransen gjelder levering av skybasert verktøy for arbeidstid- og bemanningsplanlegging.Hovedtrekkene i prosedyrenÅpen anbudskonkurranse

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Jenny Marie Rørvik

Kontakt telefon

+4770162000

Kontakt e-post

jenny.marie.rorvik@alesund.kommune.no

Adresse

Keiser Wilhelms gate 11, 6003 ÅLESUND

• Pris

  40%

  Beskrivelse

  Leverandør skal i kostnadsberegningen fylle ut vedlagt prisskjema, og levere som vedlegg til tilbudet i Excel-format. Alle felter i vedlagte prisskjema merket med gult skal fylles ut. Manglende utfylling av prisfelt vil kunne medføre vanskeligheter med å kunne vurdere tilbudet, og tilbudet vil da kunne bli avvist. Alle priser er i NOK, ekskl. mva., inkludert alle direkte eller indirekte utgifter og avgifter som kan tenkes påløpt i forbindelse med leveransen. Ordregebyr og fakturagebyr er å regne som utgifter. Prisene skal inneholde alle kostnader for kunde som inngår i denne konkurransen. Kostnader som leverandør vet vil tilkomme, men som ikke er spesifikt angitt i tilbudet, vil oppfattes som inkludert i de oppgitte kostnadene. Innføringen av lisensbrukere vil skje gradvis og er estimert til å omfatte om lag 3 500 brukere. Oppgitt volum benyttes kun som beregningsgrunnlag i evalueringen og innebærer ingen kjøpsforpliktelse.

  Evalueringsmetode

  Evalueringssum over 5 år fra prisskjemaet legges til grunn ved evaluering av pris. Ved vurdering av pris benyttes hybridmodell med knekkpunkt 1. Vedlagt følger mal for evalueringsmodellen.

  Leverandørens samlede poengscore for dette tildelingskriteriet vektes med tildelingskriteriets vektingsprosent.

• Leverandørens tilbudte løsning

  60%

  Beskrivelse

  Under dette tildelingskriteriet vil det evalueres på leverandørens tilbudte løsning via en digital presentasjon i sanntid hvor kunden kan stille med et utvalg ledere og tillitsvalgte. I denne presentasjonen må det være mulighet for at kunde kan stille spørsmål. I evalueringsfasen vil leverandør bli kontaktet av kunde, og det vil bli avtalt et teamsmøte hvor presentasjonen vil finne sted. Leverandør må kunne stille i teamsmøtet på få dagers varsel. Leverandør skal presentere følgende: * Oppsett og oppstart * hvordan turnusregler og arbeidstidsregler registreres, administreres og vedlikeholdes i løsningen * hvordan lokale avtaler, særavtaler og dispensasjoner kan registreres og forvaltes * hvordan løsningen håndterer individuelle unntak eller tilpasninger i regelverket for enkeltansatte * hvordan løsningen varsler om avvik, brudd eller risiko for brudd knyttet til arbeidsmiljøloven og øvrige relevante regler * Arbeidsflyt og brukergrensesnitt * hvordan ansatte registrerer innspill, preferanser og ønsker i løsningen * hvordan arbeidsflyten for leder eller turnusplanlegger er * hvilke steg som må gjennomføres før generering av turnus kan igangsettes * hvor lang tid løsningen bruker på å generere en turnus med om lag 25 linjer * hvordan løsningen presenterer forslag, avvik og varsler * hvordan løsningen tar hensyn til individuelle ønsker og tilretteleggingsbehov, for eksempel varierende helgefrekvens * hvordan løsningen prioriterer mellom relevante hensyn, herunder lov- og avtaleverk, kompetansebehov, bemanningsplan, kontinuitet for brukere eller pasienter, rettferdig fordeling av vakter, ansattes ønsker og kostnadseffektivitet * hvilke funksjoner eller vurderinger som må håndteres eller kontrolleres manuelt * Forklarbarhet og kontroll * hvordan løsningen forklarer grunnlaget for det genererte turnusforslaget * hvordan bruker kan se hvilke regler, hensyn og prioriteringer som ligger til grunn * hvordan forslag kan justeres eller overstyres * hvordan konsekvenser av endringer synliggjøres * hvordan løsningen viser hvilke krav eller hensyn som eventuelt ikke kan oppfylles fullt ut

  Evalueringsmetode

  Ved evaluering vil det bli gjort en innkjøpsfaglig samlet vurdering av tilbudte løsning.

  Tildelingskriteriet evalueres på grunnlag av leverandørens presentasjon av de 3 punktene ovenfor.

  Ved evalueringen vil oppdragsgiver særlig vektlegge:

  • Oppsett og regelhåndtering
    Det vil vurderes positivt dersom løsningen gir en enkel, strukturert og sikker måte å registrere, administrere og vedlikeholde turnusregler, arbeidstidsregler, lokale avtaler, særavtaler, dispensasjoner og individuelle unntak. Det vil også vurderes positivt dersom løsningen tydelig varsler om avvik, brudd eller risiko for brudd, og dersom slike varsler er forståelige og enkle å følge opp.

  • Arbeidsflyt og brukervennlighet
    Det vil vurderes positivt dersom løsningen har en intuitiv og effektiv arbeidsflyt for ansatte, ledere og turnusplanleggere. Oppdragsgiver vil vektlegge hvor enkelt det er å registrere innspill og preferanser, klargjøre grunnlaget for turnusgenerering, generere turnus, forstå forslagene som presenteres, og følge opp avvik og varsler. Det vil også vurderes positivt dersom løsningen i stor grad reduserer behovet for manuelle vurderinger og kontroller.

  • Prioritering, forklarbarhet og kontroll
    Det vil vurderes positivt dersom løsningen på en tydelig og etterprøvbar måte viser hvordan den prioriterer mellom lov- og avtaleverk, kompetansebehov, bemanningsplan, kontinuitet, rettferdig fordeling av vakter, ansattes ønsker, individuelle tilretteleggingsbehov og kostnadseffektivitet. Det vil videre vurderes positivt dersom løsningen forklarer hvorfor et turnusforslag er generert, hvilke regler og hensyn som ligger til grunn, hvilke forhold som eventuelt ikke kan oppfylles fullt ut, og hvilke konsekvenser endringer eller overstyringer får.

  Beste løsning tildeles 10 poeng. Øvrige tilbud tildeles poeng ut fra en skjønnsmessig vurdering av relevante kvalitetsforskjeller sammenlignet med beste løsning. Leverandørens poengscore for tildelingskriteriet vektes med tildelingskriteriets angitte vektingsprosent.

  Leverandørens samlede poengscore for dette tildelingskriteriet vektes med tildelingskriteriets vektingsprosent.

• Miljø

  Beskrivelse

  Oppdragsgiver benytter unntaksbestemmelsen i LOA § 5b tredje ledd, og vekter ikke klima- og miljøhensyn etter andre ledd. Det vurderes at anskaffelsen etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig, og dette begrunnes nedenfor. Arten av anskaffelsen i dette tilfellet er kjøp av et KI-basert turnusverktøy som skal bistå med turnusplanlegging. Videre innebærer anskaffelsen vedlikehold og videreutvikling av et slikt verktøy, drift og bruk av verktøyet. Arbeidet med vedlikehold og videreutvikling av verktøyet kan sammenlignes med en konsulenttjeneste uten særlig reisevirksomhet og anses derfor å ha uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning. Energiforbruket og den eventuelle miljøbelastningen av dette systemet er svært begrenset, og gjør det formålsløst for oppdragsgiver å vektlegge eller stille krav i kravspesifikasjonen til miljø i denne anskaffelsen. På bakgrunn av dette vurderes anskaffelsen av KI-basert turnusverktøy etter sin art å ha uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning, og faller dermed inn under unntaksregelen i LOA § 5b (3).

• Skatteattest

  Beskrivelse

  Leverandør må ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift i henhold til lovbestemmelsene og leverandør skal ikke ha vesentlige restanser. Eventuelle restanser eller andre misligheter må kunne begrunnes.

  Dokumentasjonskrav

  Leverandør skal dokumentere kravet gjennom attesten "Opplysninger om skatt og avgift". Attesten skal være av typen "RF-1507", og ikke "RF-1316". Leverandør bestiller slik attest på Skatteetaten på vegne av sin virksomhet. Leverandør bes om å vedlegge attesten i tilbudet eller ettersende den på forespørsel. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere tilbud.

• Kredittvurdering

  Beskrivelse

  Leverandør må ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre avtalen. Det kreves at leverandør er kredittverdig, minimum A, i henhold til Dun & Bradstreets tjeneste RiskGuardian Suite, eller har økonomisk kapasitet til å gjennomføre avtalen basert på oppdragsgivers skjønn.

  Dokumentasjonskrav

  Oppdragsgiver vil selv gjennomføre en vurdering av økonomien til leverandør gjennom RiskGuardian Suite. Leverandør kan vedlegge annen nødvendig informasjon dersom leverandør mener at RiskGuardian Suite ikke gir riktig bilde av den økonomiske situasjonen. Tjenesten RiskGuardian Suite omfatter alle nordiske land. Oppdragsgiver godtar som hovedregel ikke kredittvurderinger fra andre firma- og regnskapsinformasjonssystem enn RiskGuardian Suite på grunn av likebehandling av leverandørene. For utenlandske leverandører utenfor Norden vil oppdragsgiver imidlertid benytte og godta kredittvurdering gjennom Dun & Bradstreets tjeneste Credit. Leverandør som oppdragsgiver ikke kan finne på RiskGuardian Suite (eller Credit for leverandører utenfor Norden), eksempelvis nyetablerte leverandører som ikke har opparbeidet seg grunnlag for kredittvurdering, må vedlegge erklæring / garanti fra morselskap / eier / bank eller lignende finansieringsinstitusjoner, vedrørende firmaets finansielle og økonomiske stilling.

• Referanseprosjekter

  Beskrivelse

  Det kreves at leverandør har erfaring fra minst 1 leveranse av KI Turnus verktøy til en sammenlignbar offentlig eller privat virksomhet av sammenlignbar størrelse siste to (2) år.

  Dokumentasjonskrav

  Utfylt vedlegg "Leverandørens erfaring", eller annet dokument med tilsvarende informasjon. Dersom det brukes annet dokument skal besvarelsen skal være på maks. 1 A4-sider. Besvarelsen skal ikke inneholde forside eller innholdsfortegnelse. Eventuelle sider etter side 1 vil ikke bli vurdert. Eventuelle lenker og lignende i besvarelsen vil ikke bli vurdert.

• Kontroll av produksjonskapasitet

  Beskrivelse

  For varer eller tjenester som er kompliserte, eller som unntaksvis skal benyttes til et spesielt formål: Vil leverandøren tillate, at det foretas kontroll av leverandørens produksjonskapasitet eller tekniske kapasitet og, hvor det er nødvendig, av de undersøkelses- og forskningsfasiliteter som leverandøren råder over, og av kvalitetskontrolltiltak? Kontrollen skal foretas av oppdragsgiveren eller oppdragsgiver kan overlate det til et kompetent offentlige organ i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjonskrav

  Ikke spesifisert.

• Prøver, beskrivelser eller fotografier

  Beskrivelse

  Ved anskaffelser av varer: Leverandøren fremlegger for de varer som skal leveres, etterspurte prøver, beskrivelser eller fotografier, som ikke behøver å være ledsaget av attester for at de er ekte.

  Dokumentasjonskrav

  Ikke spesifisert.

• Attester for ekthet

  Beskrivelse

  Ved anskaffelse av varer: Hvis det etterspørres, erklærer leverandøren videre at denne vil levere de etterspurte attestene for at de er ekte.

  Dokumentasjonskrav

  Ikke spesifisert.

• Attester fra kvalitetskontrollorganer

  Beskrivelse

  Kan leverandør levere etterspurte attester utstedt av offisielle organer for kvalitetskontroll, og som kan bekrefte at varene, som er klart identifisert ved henvisning til tekniske spesifikasjoner eller standarder, som er fastsatt i kunngjøringen eller i anskaffelsesdokumentene, er i overensstemmelse med disse?

  Dokumentasjonskrav

  Ikke spesifisert.

• Kvalitetssikringsstandarder

  Beskrivelse

  Kan leverandør fremlegge attester utstedt av uavhengige organer som dokumentasjon for at leverandøren oppfyller de angitte kvalitetssikringsstandardene, inkludert krav til universell utforming?

  Dokumentasjonskrav

  Ikke spesifisert.

• Miljøledelsessystemer eller -standarder

  Beskrivelse

  Er leverandøren i stand til å fremlegge attester utstedt av uavhengige organer som dokumentasjon for at leverandøren oppfyller de angitte miljøledelsessystemene eller -standardene?

  Dokumentasjonskrav

  Ikke spesifisert.

Se hele utlysningen