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Deutschland: Ausschreibungen/Stadt Freiburg i. Br. - Vergabemanagement/Beschaffung einer Softwareanwendung für Schulkindbetreuung und Schulverpflegung

  1. Wettbewerbsbekanntmachung veröffentlicht

    28. okt. kl. 09:4128. oktober 2026 kl. 09:41

  2. Fragefrist

    24. nov. kl. 11:0024. november 2026 kl. 11:00

  3. Teilnahmefrist

    1. des. kl. 09:001. desember 2026 kl. 09:00

  4. Angebotsfrist

    Kommt mit der Einladung

Brief

Beschaffung einer Softwareanwendung für Schulkindbetreuung und Schulverpflegung

Teilnahmefrist
1. des.Fragen bis 24. nov.
Zuschlag
Angebotspreis 40 %
Verfahrensart
Mit VerhandlungZwei Stufen
Vertrag
Einkauf von Dienstleistungen
Geschätzter Wert
0 €

Brief

Die Stadt Freiburg im Breisgau benötigt die Einführung und den Betrieb einer integrierten webbasierten SaaS-Lösung für Schulkindbetreuung, Schulverpflegung und die Einsatzplanung von Vertretungskräften an rund 65 Schulen. Die Lösung soll bisher getrennte Systeme und manuelle Abläufe durch digitalisierte, standardisierte und verknüpfte Prozesse ersetzen und die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, Schulen, Betreuungseinrichtungen, Caterern, Sorgeberechtigten und weiteren Nutzergruppen unterstützen. Der Vertrag läuft zunächst 4 Jahre und kann dreimal um jeweils 2 Jahre verlängert werden, insgesamt also bis zu 10 Jahre; ein Vertragswert ist nicht angegeben. Für die Teilnahme ist eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27018:2019 oder eine gleichwertige Zertifizierung erforderlich; außerdem muss der durchschnittliche Jahresumsatz aus vergleichbaren Leistungen in den Geschäftsjahren 2023–2025 mindestens 1 Million Euro betragen. Die Zuschlagskriterien sind Leistung und Qualität (60 %, davon Funktionen 40 % und Benutzerfreundlichkeit 20 %) sowie Preis (40 %).

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Qualifikationsanforderungen

  • Beschreibung

    Das Unternehmen muss über eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 1 Mio. Euro für Personen- und Sachschäden je Schadensfall verfügen. Die Schadensersatzleistung muss mindestens das Zweifache der Versicherungssumme pro Jahr betragen. Bei Bietergemeinschaften gilt dies für jedes Mitglied entsprechend.

    Dokumentationsanforderung

    Eine aktuelle Bescheinigung bzw. Bestätigung der Versicherung (zum Zeitpunkt der Bekanntmachung maximal 12 Monate alt) ist vorzulegen. Es kann auch ein Nachweis der Versicherung vorgelegt werden, dass die Versicherungssumme im Auftragsfall entsprechend den Anforderungen angepasst wird. Eine Eigenerklärung ist nicht ausreichend.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Der durchschnittliche Jahresumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren (2023, 2024 und 2025) muss mindestens 1 Million EUR betragen, soweit es Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen.

    Dokumentationsanforderung

    Eigenerklärung.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Nachweis einer Zertifizierung nach ISO/IEC 27018:2019 (Verhaltenskodex zum Schutz personenbezogener Daten (PBD) in öffentlichen Clouds, die als PBD-Verarbeiter fungieren) oder eine gleichwertige Zertifizierung. Bei Teilnahmeanträgen von Bietergemeinschaften oder dem Einsatz von Nachunternehmern ist erforderlich, dass alle Mitglieder der Bietergemeinschaft bzw. die eingesetzten Nachunternehmer in das zertifizierte Qualitätsmanagementsystem einbezogen sind.

    Dokumentationsanforderung

    Nachweis einer Zertifizierung. In Fällen von Bietergemeinschaften oder Nachunternehmern ist zusätzlich zur Zertifizierung eine Darstellung einzureichen, dass alle Mitglieder der Bietergemeinschaft bzw. die eingesetzten Nachunternehmer in das nach ISO/IEC 27018:2019 zertifizierte Qualitätsmanagementsystem einbezogen sind.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Der Auftraggeber behält sich vor, für die Bewerber einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister (§ 6 WRegG) sowie dem Handels-/Berufs-/Partnerschaftsregister bei der zuständigen Stelle gemäß den gesetzlichen Bestimmungen anzufordern.

    Dokumentationsanforderung

    Der Auftraggeber behält sich vor, einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister sowie dem Handels-/Berufs-/Partnerschaftsregister anzufordern.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Erklärung zur Zusammensetzung bei einer Bietergemeinschaft.

    Dokumentationsanforderung

    Erklärung gemäß § 43 VgV. Die Erklärung kann nicht nachgereicht werden.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Erklärung zu vorgesehenen Nachunternehmerleistungen, sofern im Auftragsfall Teile des Auftrags als Unterauftrag an Nachunternehmen vergeben werden sollen.

    Dokumentationsanforderung

    Erklärung gemäß § 36 VgV.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Eigenerklärung zu einer beabsichtigten Eignungsleihe, sofern zum Nachweis der Eignung die Leistungsfähigkeit eines anderen Unternehmens in Anspruch genommen wird.

    Dokumentationsanforderung

    Eigenerklärung gemäß § 47 VgV. Die Erklärung kann nicht nachgereicht werden.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Eigenerklärung, dass die Leistungserbringung unabhängig von Ausführungs- und Lieferinteressen erfolgt, insbesondere durch wirtschaftliche Verknüpfungen mit anderen Unternehmen und keine Interessen bestehen, die im Widerspruch zur Ausführung des Auftrags stehen oder diese nachteilig beeinflussen könnten.

    Dokumentationsanforderung

    Eigenerklärung gemäß § 46 Abs. 2 VgV.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen.

    Dokumentationsanforderung

    Eigenerklärung gemäß § 123 und § 124 GWB.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Eigenerklärung, dass die Tariftreue- und Mindestentgeltverpflichtungen nach dem Landestariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (LTMG) erfüllt werden.

    Dokumentationsanforderung

    Eigenerklärung.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Eigenerklärung, dass im Rahmen der Auftragsausführung nur Produkte verwendet werden, die unter Beachtung der in den Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation der Vereinten Nationen (ILO) festgelegten Mindeststandards hergestellt und/oder verarbeitet wurden.

    Dokumentationsanforderung

    Eigenerklärung.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Eigenerklärung zur Einhaltung der Sanktionen der EU gegen russische Unternehmen / Personen / Lieferanten (Auftragsverbot).

    Dokumentationsanforderung

    Eigenerklärung.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.

Zuschlagskriterien

  • Beschreibung

    60 % Leistung/Qualität. Unterkriterium: Features gem. Anforderungstabelle mit 40 % und Anwendungsfreundlichkeit „Ease of use“ mit 20 %. Die Einzelheiten sind der Verfahrensbeschreibung zu entnehmen.

    Unterkriterien

    • Features gem. Anforderungstabelle40 %

      Features gem. Anforderungstabelle mit 40 %.

    • Anwendungsfreundlichkeit „Ease of use“20 %

      Anwendungsfreundlichkeit „Ease of use“ mit 20 %.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Gewichtung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    40 % Angebotspreis. Die Einzelheiten sind der Verfahrensbeschreibung zu entnehmen.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Gewichtung anhand der Vergabeunterlagen.

Frühere Gewinner

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    Die Anbieter, die ähnliche Aufträge bei Stadt Freiburg i. Br. - Vergabemanagement gewonnen haben

Aus der Bekanntmachung

  • Die Stadt Freiburg im Breisgau beabsichtigt eine integrierte Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) für die Bereiche Schulkindbetreuung, Schulverpflegung sowie Personaleinsatzplanung von Vertretungskräften zu beschaffen, einzuführen und zu betreiben. Hintergrund der Ausschreibung sind die zunehmenden fachlichen, organisatorischen und administrativen Anforderungen an die Verwaltung dieser Aufgabenbereiche. Die bestehenden Verfahren werden derzeit durch verschiedene Einzellösungen sowie manuelle Arbeitsabläufe unterstützt und ermöglichen keine durchgängige Bearbeitung der miteinander verbundenen Geschäftsprozesse. Mit der Einführung einer modernen, webbasierten Gesamtlösung für ca. 65 Schulen sollen die Verwaltungsprozesse digitalisiert, standardisiert und stärker miteinander verzahnt werden. Gleichzeitig soll die Software eine serviceorientierte Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, Schulen, Einrichtungen der Schulkindbetreuung, Caterern, Sorgeberechtigten sowie weiteren beteiligten Nutzergruppen unterstützen. Die Software muss spätestens zum Beginn des Schuljahres 2027/2028, voraussichtlich zum 11.09.2027, produktiv einsatzbereit sein. Die Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre nach Auftragserteilung (voraussichtlich April 2027) mit Verlängerungsoption von 3 x 2 Jahre. Die maximale Vertragslaufzeit beläuft sich somit auf 10 Jahre. Zur Vertragslaufzeit und Preisgleitklausel siehe Nr. 9 der Leistungsbeschreibung. Die Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

  • Kontakt

    Vergabemanagementvergabemanagement@freiburg.de
  • Typ
    Wettbewerb · Präqualifikation
  • Ort
    Freiburg im Breisgau, Stadtkreis
  • Hauptcode
    IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
    72000000
  • 48000000Softwarepaket und Informationssysteme72260000Dienstleistungen in Verbindung mit Software

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