Dynamisk innkjøpsordning for kjøp av biler under 3,5 tonn

Vennesla kommune inviterer til deltakelse i konkurranse for etablering av dynamisk innkjøpsordning (DIO) for kjøp av kjøretøy under 3,5 tonn. Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å etablere en dynamisk innkjøpsordning som skal sikre effektiv, fleksibel og fremtidsrettet anskaffelse av kjøretøy til kommunens virksomheter. Ordningen skal bidra til å dekke løpende behov for kjøp av nye kjøretøy, og samtidig støtte opp under kommunens klima- og miljømål. Som hovedregel skal det anskaffes nullutslippskjøretøy. Avvik kan forekomme dersom det er nødvendig av hensyn til beredskap eller særlige behov. Om dynamisk innkjøpsordning Den dynamiske innkjøpsordningen etableres i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og del III, og gjennomføres som en begrenset anbudskonkurranse (jf. FOA § 26-5). Ordningen er en to-trinns prosedyre: Trinn 1: Kvalifikasjonsfase hvor leverandører søker om opptak i ordningen Trinn 2: Gjennomføring av minikonkurranser hvor kvalifiserte leverandører inviteres til å gi tilbud Det inngås ikke kontrakt ved opptak i ordningen. Kontrakt inngås først etter gjennomført konkurranse for det enkelte kjøp. Ordningen er helelektronisk, og all kommunikasjon og tilbudslevering skal skje via oppdragsgivers KGV-løsning. Omfang og estimert verdi Anskaffelsen omfatter kjøp av: Personbiler Varebiler Andre kjøretøy under 3,5 tonn Estimert samlet verdi for anskaffelsene under ordningen er ca. 32 millioner kroner ekskl. mva. over en periode på inntil 5 år. Maksimal verdi er satt til 52 millioner kroner ekskl. mva. Det presiseres at: Oppgitt volum er estimater og ikke bindende Oppdragsgiver har ingen kjøpsforpliktelse Behov og omfang vil variere gjennom avtaleperioden Deltakelse i ordningen Leverandører kan søke om opptak i ordningen ved å levere kvalifikasjonssøknad (ESPD). Ordningen er åpen for løpende opptak: Nye leverandører kan søke om opptak gjennom hele ordningens varighet Søknader behandles fortløpende Alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene vil bli tatt opp i ordningen. Kvalifikasjonskrav (kort oversikt) Leverandører må blant annet dokumentere: Betalte skatter og avgifter (skatteattest) Lovlig etablert foretak (firmaattest/registrering) Tilstrekkelige tekniske og faglige kvalifikasjoner, herunder: Autorisasjon som merkeforhandler Miljøledelsessystem (f.eks. ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende) Kvalitetssikringssystem (f.eks. ISO 9001 eller tilsvarende) Fullstendig oversikt fremgår av konkurransegrunnlaget. Gjennomføring av konkurranser i ordningen Ved konkrete anskaffelser vil oppdragsgiver gjennomføre minikonkurranser, hvor: Alle kvalifiserte leverandører inviteres til å gi tilbud Kravspesifikasjon og kontraktsvilkår fastsettes i den enkelte konkurranse Tildeling skjer basert på kriterier angitt i konkurransen Tildelingskriterier vil normalt omfatte: Pris Teknisk og funksjonell kvalitet Service og oppfølging Leveringstid Tilbudsfrist i minikonkurranser vil normalt ikke være kortere enn 10 dager. Viktige datoer Frist for første kvalifikasjonssøknad: se KGV Evaluering skjer fortløpende Oppstart av ordningen: snarest etter første evaluering Kommunikasjon All kommunikasjon i konkurransen skal foregå via KGV. Spørsmål skal stilles i KGV innen angitte frister Tilbuds- og søknadsdokumenter skal leveres elektronisk Språk: norsk Andre forhold Det stilles krav til lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende regelverk Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene eller som omfattes av avvisningsreglene i FOA § 24-2 Opplysninger underlagt taushetsplikt vil bli behandlet i henhold til regelverket All utskiftning av kommunale biler styres av Økonomiseksjonen i kommunen.Hovedtrekkene i prosedyrenAlle kan søke om å delta, men bare et utvalg av kvalifiserte leverandører blir invitert til å levere tilbud. Selve tilbudsfasen skjer uten dialog eller forhandling utover mindre avklaringer og korrigeringer av tilbudene. Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i kommunikasjonsmodulen i Hyyr.