Dynamisk innkjøpsordning for person- og varebiler

Bakgrunn Namsos kommune inviterer til deltakelse i konkurranse om etablering av en dynamisk innkjøpsordning (DIO) for kjøp av kjøretøy under 3,5 tonn. I økonomiplanen er det lagt opp til at bilparken skal rulleres innenfor en ramme på ca. 4 mill. kroner årlig. For å sikre en enkel og smidig anskaffelsesprosess etableres det en dynamisk innkjøpsordning. Dette gir oppdragsgiver mulighet til å gjennomføre forenklede konkurranser med ti dagers tilbudsfrist for én eller flere biler. Dette har vært etterspurt av aktører i bilbransjen, ettersom reservasjon av biler over flere uker i forbindelse med tradisjonelle anbudskonkurranser gjør det vanskelig for leverandørene å delta. Med den nye ordningen gis leverandørene bedre mulighet til å delta, noe som igjen antas å gi kommunen bedre tilbud. Om dynamisk innkjøpsordning Den dynamiske innkjøpsordningen etableres i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og del III, og gjennomføres som en begrenset anbudskonkurranse, jf. FOA § 26-5. Ordningen er en totrinnsprosedyre: Trinn 1: Kvalifikasjonsfase, hvor leverandører søker om opptak i ordningen Trinn 2: Gjennomføring av minikonkurranser, hvor kvalifiserte leverandører inviteres til å gi tilbud Det inngås ikke kontrakt ved opptak i ordningen. Kontrakt inngås først etter gjennomført konkurranse for det enkelte kjøp. Ordningen er helelektronisk, og all kommunikasjon og tilbudslevering skal skje via oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy. Leverandører kan søke om opptak i ordningen ved å levere kvalifikasjonssøknad med ESPD. Ordningen er åpen for løpende opptak: Nye leverandører kan søke om opptak gjennom hele ordningens varighet Søknader behandles fortløpende Alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil bli tatt opp i ordningen. Beskrivelse av leveransen Den dynamiske innkjøpsordningen omfatter kjøp av personbiler og varebiler. Ordningen skal benyttes ved løpende anskaffelser i hele ordningens varighet. Estimert verdi over 10 år er 40 mill. kroner. Det kan være aktuelt å anskaffe både personbiler og varebiler, og behovet vil kunne variere med hensyn til blant annet størrelse, kapasitet og øvrige egenskaper. Service og oppfølging av bilene er en del av leveransen. Det er derfor et krav for opptak i ordningen at leverandøren er autorisert merkeforhandler og har eget verksted godkjent av Statens vegvesen. Gjennomføring av konkurranser i ordningen Ved konkrete anskaffelser vil oppdragsgiver gjennomføre minikonkurranser, hvor: Alle kvalifiserte leverandører inviteres til å gi tilbud Kravspesifikasjon og kontraktsvilkår fastsettes i den enkelte konkurranse Tildeling skjer på grunnlag av kriteriene angitt i konkurransen Tildelingskriteriene vil normalt omfatte: Pris Teknisk og funksjonell kvalitet Service og oppfølging Leveringstid Tilbudsfristen i minikonkurranser vil normalt ikke være kortere enn 10 dager. Andre forhold Det stilles krav til lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende regelverk Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene, eller som omfattes av avvisningsreglene i FOA § 24-2 Opplysninger underlagt taushetsplikt vil bli behandlet i henhold til gjeldende regelverk.Hovedtrekkene i prosedyrenAlle kan søke om å delta, men bare et utvalg av kvalifiserte leverandører blir invitert til å levere tilbud. Selve tilbudsfasen skjer uten dialog eller forhandling utover mindre avklaringer og korrigeringer av tilbudene. Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i kommunikasjonsmodulen i Hyyr.