Über das Angebot

Beschreibung der Aufgabe

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Einführung eines Customer Relationship Management (CRM) Systems mit den Anforderungen eines Energieversorgungsunternehmens. Die Leistungen bestehen in den Grundzügen aus Softwarelieferungen bzw. Cloud- oder SaaS Anbindungen, Beratungsleistungen und Wartungs- und Supportleistungen. Die Regensburger Energie- und Wasserversorgung AG & Co KG (im Folgenden REWAG) hat sich für die Einführung eine Customer-Relationship-Management-Systems (CRM-System) entschieden. Hierdurch schafft die REWAG die Voraussetzung in der unterstützenden Bewältigung (1) mit zunehmenden regulatorischen und wettbewerblichen Anforderungen für Energieversorger sowie (2) die Weiterentwicklung einer personalisierten und ganzheitlichen Kundenbetreuung. Die Implementierung eines CRM-Systems soll per Schnittstelle an die bestehende ERP-Software SAP S/4 HANA Utilities erfolgen. Die Hauptziele für die CRM-Einführung sind die Verbesserung der Kundenbeziehung durch ein exzellentes Kundenerlebnis, die bessere Informationsverfügbarkeit über Kunden sowie die Steigerung der Prozesseffizienz in und zwischen den Bereichen Marketing, Vertrieb und Kundenservice zur optimalen Kundenbindung und Kundengewinnung. Die CRM-Lösung muss insgesamt den heutigen Anforderungen der Energiebranche gerecht werden und mit einer entsprechenden Flexibilität auch künftige Anforderungen eines Energieversorgers bei der weiteren Entwicklung langfristig unterstützen. Die REWAG ist ein regionaler Energie- und Wasserversorger, der Strom, Erdgas, Wärme und Trinkwasser an mehr als 200.000 Privathaushalte und Geschäftskunden liefert. Derzeit sind rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Versorgungssparten Strom, Erdgas, energienahe Dienstleistungen und Trinkwasser beschäftigt. Die REWAG sorgt für eine komfortable und zuverlässige Energie- und Trinkwasserversorgung in der Region für Privat- und Gewerbekunden. Insbesondere für Gewerbe- und Großkundenkunden bietet sie maßgeschneiderte Energiekonzepte. Vom reinen Energielieferanten hat sich die REWAG zum dezentralen Energieproduzenten entwickelt. Sie setzt auf umweltschonende Energieprojekte wie den Bau von effizienten Energieerzeugungs- und Wärmeanlagen, besonders mit der effektiven Kraft-Wärme-Kopplung (KWK). Darüber hinaus betreibt sie Photovoltaik- und Biogasanlagen und mehrere Windkraftanlagen. Als regionales Unternehmen übernimmt die REWAG Verantwortung in Regensburg und der Region. Deshalb unterstützt sie Vereine, Projekte, Veranstaltungen und Aktionen im kulturellen, sportlichen und sozialen Bereich. Meilensteine der Ausführung:  Kickoff ab April 2024  Projektumsetzung von April 2024 bis Oktober 24  Testphase November 2024 Dezember 2024  Produktivsetzung/Go Live im Januar 2025 Die detaillierte Aufgabenbeschreibung entnehmen Sie bitte dem Anforderungskatalog CRM-System (A 03)

Kontaktinformationen

Kontakttelefon

0941 601-0

Kontakt-E-Mail

ausschreibungen@rewag.de

Adresse

Greflingerstraße 26, 93055 Regensburg

• Preis netto

  60%

  Beschreibung

  Das Angebot mit dem geringsten Nettopreis (siehe CRM-Preisblatt A05, Zelle G26) für die ausgeschriebene Leistung erhält 60 Punkte. Für die preislich nachfolgenden Angebote wird die Punktzahl wie folgt bestimmt: Der zu bewertende Preis setzt sich aus den folgenden Angebotspreisen des Preisblatt (A05) zusammen: * (ID 1) Gesamtpreis „Implementierungskosten" * (ID 2) Gesamtpreis „Laufende Kosten“ hochgerechnet auf 6 Jahre Die Preisangaben unter ID3 sind zur Abfrage von möglichen optionalen Funktionen und Erweiterung angedacht. Der Gesamtpreis von ID 3 ist nicht Bestandteil der Gesamtwertung. Der AG behält sich vor, diese optionalen Funktionen und Erweiterung zum angegebenen Preis einzeln oder vollständig bis spätestens zum Zeitpunkt der Produktivsetzung / Go Live zu beauftragen. Eine Pflicht zur Beauftragung der angebotenen optionalen Funktionen und Erweiterung besteht für den AG daraus nicht.

  Bewertungsmethode

  Das Angebot mit dem geringsten Nettopreis erhält 60 Punkte. Für die preislich nachfolgenden Angebote wird die Punktzahl wie folgt bestimmt: Bei der so errechneten Punktzahl findet nur die erste Nachkommastelle Berücksichtigung. Alle weiteren Nachkommastellen fallen ohne Auf- oder Abrundung weg.

• Qualitative Erfüllung der Anforderungen

  15%

  Beschreibung

  Die Anforderungen aus dem „Anforderungskatalog CRM-System“ (A03) und der „Tabelle zum Anforderungskatalog“ (A04) sind als „qualitative und funktionelle Kriterien“ zu verstehen und werden einzeln mit Punkten bewertet. Der Bieter muss, unter anderem, bei Angebotsabgabe die vollständig ausgefüllte A04 Tabelle zum Anforderungskatalog einreichen. Bei der Spalte „Angaben Bieter“ in A04 ist bei jeder Leistungszeile ein Auswahlfeld als „Drop Down-Feld“ hinterlegt. Zur Auswahl stehen: * „erfüllt“ – Mit Auswahl gibt der Bieter an das diese Anforderung erfüllt ist und im Angebotspreis unter ID1 und/ oder ID 2 enthalten ist * „nicht erfüllt“ - Mit Auswahl gibt der Bieter an, dass diese Anforderung nicht erfüllt ist * „in Programmierung“ - Mit Auswahl gibt der Bieter an, dass diese Anforderung aktuell in Programmierung / Umsetzung ist und im Projektverlauf zum Test zur Verfügung steht. Zudem sind die Kosten der Umsetzung im Preisblatt unter ID 1 und/oder ID 2 enthalten. Mit den Angaben der A04 Spalte „Typ“ werden die Punkte nach fachlichen Präferenzen des AG, wie nachfolgend aufgeführt, vergeben. * Typ „A“ Erfüllt - 30 Punkte / nicht erfüllt - 0 Punkte / in Programmierung - 5 Punkte * Typ „B“ Erfüllt - 20 Punkte / nicht erfüllt - 0 Punkte / in Programmierung - 5 Punkte * Typ „C“ Erfüllt - 10 Punkte / nicht erfüllt - 0 Punkte / in Programmierung - 5 Punkte Insgesamt sind maximal 6.890 Qualitäts-Punkte zu erreichen. Es werden nur Angebote zur Wertung zugelassen, wenn eine Mindestpunktzahl von 3.500 Qualitäts-Punkten (Q-Punkten) durch die Angaben des Bieters erreicht werden.

  Bewertungsmethode

  Der Bieter mit der höchsten Anzahl an Q-Punkten erhält 15 Punkte der Gesamtwertung. Die anderen Bieter werden gemäß der nachfolgenden Formel ermittelt.

• Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

  5%

  Beschreibung

  Der Bieter hat mit Angebotsabgabe die Mitwirkungspflichten des Auftraggebers (AG) bzw. der REWAG-Mitarbeiter:innen inkl. Angabe von Arbeitstagen, mit inhaltlich fachlichen und zeitlichen Verfügbarkeit. Die Berechnung erfolgt auf Grundlage der Bieterangabe zu der Anzahl der für die Projektumsetzung benötigten Mitarbeiter:innen des AG zu einem durchschnittlichen Tagessatz von 500,00 Euro je REWAG-MA. Die Angabe erfolgt durch den Bieter im Preisblatt (Anlage 05 – ID 4) unter der Rubrik „Mitwirkungspflicht des Auftraggebers (AG)

  Bewertungsmethode

  Der geringste berechnete Gesamtpreis (A05 CRM-Preisblatt - ID 4) erhält die volle Punktzahl (5 Punkte). Die übrigen angebotenen Preise werden hierzu anhand folgender Formel bepunktet:

  Angabe der Tagessätze für Mitwirkungspflicht x 500,00 Euro = Preis der Mitwirkungspflicht

  Faktor / Preis der Mitwirkungspflicht = Punktzahl
  wobei sich der Faktor wie folgt berechnet: Faktor = günstigster Preis der Mitwirkungspflicht x maximale Punktzahl (5 Punkte)

• Projektumsetzungskonzept mit Meilensteinen und Anbindungsmodell

  20%

  Beschreibung

  Der Bieter muss mit seinem Angebot ein Projektablauf- und Personaleinsatzkonzept einreichen. Dieses Konzept darf einen Umfang von 4 DIN A4 Seiten (Arial, Schriftgröße 11, Seitenränder 2,5 cm) nicht überschreiten. Mit diesem Konzept hat der Bieter für das konkrete Vorhaben darzulegen, mit welcher Software und Tools mit Dienstleistungsaufwand wie er die geschuldete Leistung erbringen wird. Insbesondere die nachfolgenden Themenschwerpunkte sind mit Bezug zur fachlichen Anforderungskatalog (A05) transparent und nachvollziehbar mi seinem Konzept darzustellen. Bitte beachten Sie die fachlichen Anforderungen in Dokument „A03 Anforderungskatalog CRM-System“. * Darstellung möglicher Lösungsansätze aller Module und Anwendungsbereiche mit Bezug zum Anforderungskatalog (A03 mit A04) * Darstellung der Softwarearchitektur- und dem Schnittstellenkonzept incl. Anbindungsmodell an SAP und Drittsysteme wie in A03 Ziffer 3.3 aufgeführt * Darstellung für eine optimierte Vorgehensweise bei Umsetzung und Einführung des neuen CRM-Systems mit fachlichen und zeitlichen Meilensteinen im Projektablauf. Aufzuzeigen sind auch die benötigten Personalressourcen des Auftraggebers unter Berücksichtigung der Angaben zu A08 Ziffer 3. * Darstellung des Schulungskonzepts mit Schwerpunkten des Ablaufs und der Durchführung * Nennung von aktuellen Themen die in der angebotenen Software in Umsetzung oder in Planung ist. Hierzu bitte die Themen aufführen, welche für einen Energieversorger aus Ihrer Sicht relevant sind sowie innovative und technologische Neuerungen der angebotenen Softwarelösung welche zur Umsetzung geplant sind (Roadmap der Entwicklung). Das Konzept ist mit Abgabe des Angebotes einzureichen und die Angaben des Projektumsetzungskonzepts mit Meilensteinen und Anbindungsmodell werden Bestandteil der Leistungsbeschreibung und damit der vom Bieter und späteren Auftragnehmer geschuldeten Leistung.

  Bewertungsmethode

  Bewertung:

  • sehr gute Lösung: 20 – 16 Punkte (Alle Aspekte wurden im Konzept plausibel und nachvollziehbar beschrieben.)
  • gute Lösung: 15 - 10 Punkte (Die meisten Aspekte im Konzept wurden plausibel und nachvollziehbar beschrieben.)
  • ausreichende Lösung: 09 - 05 Punkte (Die Punkte wurden im Konzept erwähnt bzw. sind nicht plausibel und /oder nachvollziehbar beschrieben.)
  • ungenügende Lösung: 04 – 0 Punkte (Das Konzept enthält große Lücken in der Plausibilität und Nachvollziehbarkeit bzw. wurde nicht abgegeben.)

• Registrierungsbescheinigung

  Beschreibung

  Der Bewerber muss einen Existenznachweis erbringen.

  Dokumentationsanforderung

  Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Heimatlandes oder vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bewerbers.

• Ausschlussgründe nach GWB

  Beschreibung

  Der Bewerber/die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft dürfen nicht wegen einer der in § 123 Abs. 1 – 4 GWB genannten Vorschriften verurteilt sein und es dürfen keine Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 1 GWB vorliegen.

  Dokumentationsanforderung

  Eigenerklärung mit Abgabe des Angebotes.

• Bewerbergemeinschaftserklärung

  Beschreibung

  Wenn eine Bewerbergemeinschaft vorliegt, muss eine Erklärung beigefügt werden.

  Dokumentationsanforderung

  Dem Angebot ist eine Erklärung beizufügen, aus der sich die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft, die Absicht ihres Zusammenschlusses zu einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfalle, die gesamtschuldnerische Haftung der Bewerbergemeinschaft sowie der bevollmächtigte Vertreter der Bewerbergemeinschaft ergeben.

• Haftpflichtversicherung

  Beschreibung

  Der Bewerber muss eine Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 3 Mio. EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden je Versicherungsjahr abgeschlossen haben oder für die gesamte Ausführungszeit des Auftrags abschließen.

  Dokumentationsanforderung

  Das Einreichen einer Versicherungsbescheinigung ist NICHT erforderlich.

• Nettogesamtumsatz

  Beschreibung

  Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft muss in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren einen Nettoumsatz erzielt haben.

  Dokumentationsanforderung

  Angabe des Nettoumsatzes in EUR netto für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.

• Referenzprojekte

  Beschreibung

  Nachweis über die Durchführung und der erfolgten Produktivsetzung / Go Live von mindestens 3 vergleichbaren Referenzprojekten. Als vergleichbares Referenzprojekt wird die Einführung eines Customer Relationship Management (CRM) Systems angesehen, davon mindestens zwei bei einem Energieversorgungsunternehmen, vorzugsweise mit Sitz in Deutschland und einer Auftragssumme von mindestens netto 300 TSD € incl. Wartung und/oder Cloud / SaaS Kosten. Zudem müssen mindestens 2 Referenzen eine beauftragte und erfolgte Schnittstellenanbindung zu SAP (R3 oder S4HANA) beinhalten. Der Zeitraum der Produktivsetzung / Go Live der Referenz darf die letzten 5 Kalenderjahre, zum Stichtag der Angebotsfrist, nicht überschreiten. Im Sinne eines Energieversorgungsunternehmens zählen Gesellschaften und/oder juristische Personen die Energien an Klein-, Mittel- und Großkunden liefern und abrechnen. Zudem müssen mindestens 5 Einzelprozesse der unter Buchstabe „b“ aufgeführten Prozesse in den drei eingereichten Referenzen über das CRM eingebunden worden sein. Hierbei ist zu beachten, dass 5 unterschiedliche Einzelprozesse nachzuweisen sind, eine Aufteilung auf die 3 eingereichten Referenzen ist zulässig.

  Dokumentationsanforderung

  Für jede Referenz sind folgende Angaben zu machen: Name des Auftraggebers, Angabe ob Energieversorgungsunternehmen, Auftragssumme netto in Euro, Angabe ob Einführung erfolgte, Angabe ob Schnittstellen zu SAP S4HANA vorhanden sind, Jahr der Produktivsetzung / Go Live. Es sind die Formblätter des Auftraggebers (A10) für jede Referenz einzeln zu verwenden.

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