Über das Angebot

Beschreibung der Aufgabe

Die bremenports GmbH & Co, KG (nachfolgend Auftraggeber genannt) nutzt für die strukturierte Dokumentenverwaltung seit ca. 18 Jahren das Produktdatenmanagementsystem (PDM-System) PRO.FILE der Firma ProCAD; aktuell in der Version 8.6. Dieses PDM-System soll durch ein sogenanntes Enterprise Content Management System (ECM-System) abgelöst werden. Der Auftraggeber verfolgt mit der Ablösung bzw. Teilablösung 1 des PRO.FILE-Systems im Wesentlichen drei Ziele: 1. Besser auf die unternehmensspezifischen Anforderungen bei der Verwaltung klassischer Office-Dokumente eingehen zu können; 2. Die Digitalisierung dokumentenbasierter Prozesse leichter zu ermöglichen; 3. Die Eingangsrechnungsverarbeitung und -freigabe zu digitalisieren und zu beschleunigen (Stichwort: E-Rechnung). Zum geplanten Projektverlauf: Die Ablösung bzw. Teilablösung des bisherigen Systems soll in zwei Projektphasen erfolgen. Im 2. Halbjahr 2024 soll die Konzeption und die Installation des Basissystems und die Konzeption und Implementierung von digitalen Eingangsrechnungsprozessen erfolgen. Weiterhin soll die Dokumentenverwaltung für mindestens einen Fachbereich aus der Verwaltung vorbereitet und implementiert werden. In 2025 soll das ECM-System für die Integration weiterer Fachbereiche vorbereitet und freigegeben werden. Über den Umfang und Zeitpunkt für die Implementierung von weiteren (optionalen) Modulen bzw. Anwendungen soll im Projektverlauf bzw. nach dem Ende der zweiten Projektphase entschieden werden.Hauptmerkmale des Verfahrens1. Unter BI Medien sind nähere Informationen zum Inhalt und Umfang der Vergabe, sowie das Formular "Teilnahmeantrag (2024-030)" für diesen Wettbewerb abzurufen. Dieses Formular beschreibt die für den Teilnahmeantrag, insbesondere für die Darstellung der Referenzen zwingend einzuhaltende Form. Das ausgefüllte Formular "Teilnahmeantrag (2024-030)" ist mit den übrigen Teilnahmeunterlagen innerhalb der Bewerbungsfrist einzureichen. Der Abruf ist barrierefrei über https://abruf.bi-medien.de/D453770879 möglich. 2. Die Angebotsphase wird in mehreren Gesprächen (=Angebotsrunden) mit den späteren Bietern geführt werden. Die Dauer dieser Angebotsrunden wird nach Bedarf von der Sektorenauftraggeberin festgelegt. Zu Beginn der Angebotsphase wird die Dauer der ersten Angebotsrunde kommuniziert werden. Nach Abschluss und Auswertung einer Angebotsrunde wird die Dauer der nächsten Angebotsrunde bekannt gegeben werden. Ebenso ob einzelne spätere Bieter gemäß der Leistungsbeschreibung möglicherweise ausscheiden müssen. Nähere Informationen hierzu werden den späteren Bietern in der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots nach Beendigung des Teilnahmewettbewerbes mitgeteilt. 3. Je nach konkretem Vorliegen der Bieterangebote, kann es auch nur eine Angebotsrunde geben. Die Sektorenauftraggeberin behält es sich ausdrücklich vor, auch bei nur einem zuschlagsfähigen Angebot in der ersten Runde den Zuschlag zu erteilen. Es wird daher dringend von "taktischen" Angeboten abgeraten. 4. Es dürfen jederzeit Fragen gestellt werden. Es wird hierbei, wie folgt vorgegangen: Fragen und Antworten von allgemeiner Bedeutung werden für alle jetzigen Bewerber und späteren Bieter gleichberechtigt zur Verfügung gestellt werden. Fragen und Antworten zur individuellen Lösung eines einzelnen jetzigen Bewerbers oder späteren Bieters werden nicht den anderen Bewerbern oder Bietern zur Kenntnis gegeben, um das individuelle Geschäftsgeheimnis zu wahren. Es wird darauf hingewiesen, dass von Fragenkatalogen oder umfassenden Verständnisfragen in den letzten 6 Tagen vor Ablauf einer jeweiligen Angebotsrunde abzusehen ist, damit alle Bewerber oder Bieter gleichberechtigt hinsichtlich Ihrer Chance und Risiken sind. Die Sektorenauftraggeberin ist hier dem Transparenz- und Gleichberechtigungsgebot aus § 97 GWB verpflichtet und wird derartige späte umfassende Fragen oder Fragenkataloge dann nicht vor Fristablauf beantworten, sondern diese erst in einer ggf. nächsten Angebotsrunde vorab beantworten. Sollte dies im Teilnahmewettbewerb zum Ende hin passieren, erhalten die verbleibenden Bieter- oder Bietergemeinschaften die notwendigen Antworten spätestens mit Beginn der ersten Angebotsrunde.

Kontaktinformationen

Kontakttelefon

000

Kontakt-E-Mail

vergabe@bremenports.de

Adresse

Am Strom 2, 27568 Bremerhaven

• Wirtschaftlichstes Angebot (UFAB-Methode)

  Angebot | Standardfunktionen | Ablagestrukturen | Eingangsrechnungen | Lieferscheine (Belegscan) | MS Office Integration | MS Teams Integration | Web-Formulare | Workflowmanagement | Archivdrucker (Cloud) | Mobiles Arbeiten | Optionale Module | Technische Anforderungen

  Beschreibung

  Das wirtschaftlichste Angebot wird nach der Prämisse der UFAB-Methode (Leistung pro zu zahlenden EUR) ermittelt. Die prozentuale Verteilung der Gewichtung und die konkrete Bewertung der Kriterien werden den Bietern zu Beginn der Angebotsphase nebst Beispielbewertung zur Verfügung gestellt. Die in der Wertung erreichten Leistungspunkte werden anschließend durch den gesamten Angebotspreis aus dem später mit dem Angebot beizureichenden Preisblatt dividiert und ergeben sodann die Leistungskennzahl. Das Angebot mit der höchsten Leistungskennzahl erhält den Zuschlag. In jeder Runde (sofern es keinen Erstzuschlag gibt) können die zwei schlechtesten Angebote mit den niedrigsten Leistungskennzahlen ausgeschlossen werden.

  Bewertungsmethode

  Die Leistungskennzahl wird ermittelt, indem die in der Wertung erreichten Leistungspunkte durch den gesamten Angebotspreis dividiert werden. Das Angebot mit der höchsten Leistungskennzahl erhält den Zuschlag.

  Unterkriterien

  Angebot

  Beschreibung

  Kriterium zur Ermittlung der Leistungskennzahl.

  Standardfunktionen

  Beschreibung

  Kriterium zur Ermittlung der Leistungskennzahl.

  Ablagestrukturen

  Beschreibung

  Kriterium zur Ermittlung der Leistungskennzahl.

  Eingangsrechnungen

  Beschreibung

  Kriterium zur Ermittlung der Leistungskennzahl.

  Lieferscheine (Belegscan)

  Beschreibung

  Kriterium zur Ermittlung der Leistungskennzahl.

  MS Office Integration

  Beschreibung

  Kriterium zur Ermittlung der Leistungskennzahl.

  MS Teams Integration

  Beschreibung

  Kriterium zur Ermittlung der Leistungskennzahl.

  Web-Formulare

  Beschreibung

  Kriterium zur Ermittlung der Leistungskennzahl.

  Workflowmanagement

  Beschreibung

  Kriterium zur Ermittlung der Leistungskennzahl.

  Archivdrucker (Cloud)

  Beschreibung

  Kriterium zur Ermittlung der Leistungskennzahl.

  Mobiles Arbeiten

  Beschreibung

  Kriterium zur Ermittlung der Leistungskennzahl.

  Optionale Module

  Beschreibung

  Kriterium zur Ermittlung der Leistungskennzahl.

  Technische Anforderungen

  Beschreibung

  Kriterium zur Ermittlung der Leistungskennzahl.

• Referenzprojekte

  Beschreibung

  Jeder Bewerber und jede Bewerbergemeinschaft muss durch maximal 5 Referenzen nachweisen, dass insgesamt die technische Leistungsfähigkeit vorliegt, die für diese Vergabe erforderlich ist. Der Erfahrungshorizont des Auftragnehmers erfordert umfassende Erfahrung in den folgenden Bereichen: Realisierung in einem Unternehmen mit mind. 250 Installationen (30 Punkte), Realisierung bei einem Öffentlichen Auftraggeber mit mind. 250 Installationen (40 Punkte), Marktreifes Produkt* benennen, welches dort installiert worden ist (30 Punkte). Der Bieter muss anhand seiner Referenzen eine Mindestpunktzahl von 60 Punkten erreichen, wobei in jeder Referenz ein marktreifes Produkt* vorliegen muss. Die kumulative Vorlage dieser Erfordernisse durch einige wenige Referenzen bleibt möglich. Die Anzahl der vorzulegenden Referenzen muss dennoch mindestens drei insgesamt betragen und kann maximal fünf Vorlagen erreichen.

  Dokumentationsanforderung

  Jede dieser Referenzen muss folgende Mindestangaben enthalten: Die Bezeichnung des Auftraggebers, den Erbringungszeitraum der Leistung, Benennung des marktreifen Produktes, Name und Bezeichnung eines Ansprechpartners. Die konkrete Liste der Eignungs- und Mindestkriterien finden Sie im Dokument "Teilnahmeantrag (2024-030)", welches zwingend auszufüllen und mit den dort geforderten Anlagen fristgemäß einzureichen ist. Es wird darauf hingewiesen, dass für die geforderten Angaben zwingend das von der Sektorenauftraggeberin unter BI Medien zur Verfügung gestellte Formular Teilnahmeantrag "2024-030 " zu verwenden ist. Soweit gefordert, sind diesem Formular die erforderlichen Anlagen und Nachweise beizufügen.

• Berufliche Qualifikation des Personals

  Beschreibung

  Benennung der Namen und Nachweis der beruflichen Qualifikation der Personen, die für die Durchführung des begehrten Auftrages verantwortlich und stellvertretend verantwortlich sein sollen, als unmittelbare Ansprechpartner der Sektorenauftraggeberin. Die verantwortliche Person und die stellvertretend verantwortliche Person hat die fachliche und tatsächliche Qualifikation für die Einführung der Software.

  Dokumentationsanforderung

  Ggf. Nachweis über Deutschkenntnisse nach Goethe-Institut C1 oder vergleichbar. Praktische Beweisführung verbleibt ebenso möglich (Eigenerklärungen). Die konkrete Liste der Eignungs- und Mindestkriterien finden Sie im Dokument "Teilnahmeantrag (2024-030)", welches zwingend auszufüllen und mit den dort geforderten Anlagen fristgemäß einzureichen ist. Es wird darauf hingewiesen, dass für die geforderten Angaben zwingend das von der Sektorenauftraggeberin unter BI Medien zur Verfügung gestellte Formular Teilnahmeantrag "2024-030 " zu verwenden ist. Soweit gefordert, sind diesem Formular die erforderlichen Anlagen und Nachweise beizufügen.

• Mitarbeiteranzahl und Qualifikation

  Beschreibung

  Der Interessent verfügt im Mittel über 25 festangestellte Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren, wovon mind. 10 Informatiker/Ingenieure im Bereich der Systemanalytik (Dipl.-Ing./Master) sein müssen.

  Dokumentationsanforderung

  Die konkrete Liste der Eignungs- und Mindestkriterien finden Sie im Dokument "Teilnahmeantrag (2024-030)", welches zwingend auszufüllen und mit den dort geforderten Anlagen fristgemäß einzureichen ist. Es wird darauf hingewiesen, dass für die geforderten Angaben zwingend das von der Sektorenauftraggeberin unter BI Medien zur Verfügung gestellte Formular Teilnahmeantrag "2024-030 " zu verwenden ist. Soweit gefordert, sind diesem Formular die erforderlichen Anlagen und Nachweise beizufügen.

• Eigenerklärung zu Ausschlussgründen

  Beschreibung

  Eigenerklärung, dass kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde oder ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde; dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet; dass nachweislich keine der im § 123 GWB Abs. 1 bis 3 genannten zwingenden Ausschlussgründe vorliegen, die die Zuverlässigkeit des Bewerbers in Frage stellen; dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt wurde; dass kein bestehender Interessenkonflikt nach § 6 SektVO vorliegt.

  Dokumentationsanforderung

  Eigenerklärung mit den genannten Angaben. Die Sektorenauftraggeberin behält sich vor, vor der Auftragsvergabe entsprechende Bescheinigungen der zuständigen Stellen zu verlangen. Die konkrete Liste der Eignungs- und Mindestkriterien finden Sie im Dokument "Teilnahmeantrag (2024-030)", welches zwingend auszufüllen und mit den dort geforderten Anlagen fristgemäß einzureichen ist. Es wird darauf hingewiesen, dass für die geforderten Angaben zwingend das von der Sektorenauftraggeberin unter BI Medien zur Verfügung gestellte Formular des "Teilnahmeantrag (2024-030) zu verwenden ist. Soweit gefordert, sind diesem Formular die erforderlichen Anlagen beizufügen.

• Haftpflichtversicherung

  Beschreibung

  Der Bewerber oder die Bewerbergemeinschaft weisen ausreichenden Versicherungsschutz (Betriebs- und oder Berufshaftpflicht) nach. Für diesen Versicherungsschutz gelten die im Teilnahmeantrag formulierten Mindestanforderungen. Nachweis eines bestehenden oder geplanten Versicherungsschutzes in Höhe von mind. 1 Mio. EUR gemäß den Voraussetzungen und Inhalten aus der Anlage 7 des Teilnahmeantrages.

  Dokumentationsanforderung

  Der Entwurf einer entsprechenden Versicherungsbestätigung wird mit dem Formular Teilnahmeantrag (Anlage 7), zur Verfügung gestellt und ist mit dem Teilnahmeantrag abzugeben. Alternativ hierzu ist auch eine entsprechende Bankerklärungen durch ein in der EU zugelassenes Bankunternehmen möglich. Die konkrete Liste der Eignungs- und Mindestkriterien finden Sie im Dokument "Teilnahmeantrag (2024-030)", welches zwingend auszufüllen und mit den dort geforderten Anlagen fristgemäß einzureichen ist. Es wird darauf hingewiesen, dass für die geforderten Angaben zwingend das von der Sektorenauftraggeberin unter BI Medien zur Verfügung gestellte Formular des "Teilnahmeantrag (2024-030) zu verwenden ist. Soweit gefordert, sind diesem Formular die erforderlichen Anlagen beizufügen.

• Durchschnittlicher Jahresumsatz

  Beschreibung

  Der Bewerber oder die Bewerbergemeinschaft haben in den abgeschlossenen Geschäftsjahren 2020 - 2023 durchschnittlich Umsatzerlöse durch Dienstleistungen und andere Leistungen, die mit der hier zu vergebenden Leistungen vergleichbar sind, von nicht weniger als € 500T EUR jährlich erzielt; bei Bewerbergemeinschaften werden insoweit die Umsätze kumuliert betrachtet.

  Dokumentationsanforderung

  Verbindliche Angaben zum Umsatz des Unternehmens jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre 2020 bis 2023, soweit es Leistungen und andere Leistungen betrifft, die mit der hier zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Aufträgen. Vorlage der im "Teilnahmeantrag (2024-030)" verlangten Referenzen. Die konkrete Liste der Eignungs- und Mindestkriterien finden Sie im Dokument "Teilnahmeantrag (2024-030)", welches zwingend auszufüllen und mit den dort geforderten Anlagen fristgemäß einzureichen ist. Es wird darauf hingewiesen, dass für die geforderten Angaben zwingend das von der Sektorenauftraggeberin unter BI Medien zur Verfügung gestellte Formular des "Teilnahmeantrag (2024-030) zu verwenden ist. Soweit gefordert, sind diesem Formular die erforderlichen Anlagen beizufügen.

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