ERP-Systeem

Result

About the bid

Assignment description

Toelichting: ERP-Systeem met geïntegreerde modules voor boekhouding, aankoop, begrotingsopvolging, contractbeheer, opvolging overheidsopdrachten en managementrapportering. De implementatie van een geïntegreerd en toekomstbestendig ERP-systeem, bij voorkeur gebaseerd op cloud-technologie. AgII zoekt niet enkel een boekhoudtool, maar een geavanceerd platform dat de complexiteit van haar financiële processen en operationele behoeften kan ondersteunen. Het nieuwe systeem moet zowel de boekhoudkundige processen moderniseren als integreren met andere functionele applicaties, zoals Salesforce. Door de implementatie van een moderner systeem kan AgII: • De automatiseringscapaciteit verhogen: Door geautomatiseerde workflows en processen, zoals de verwerking van facturen en goedkeuringsprocessen, te ondersteunen, kan de operationele efficiëntie worden verhoogd. • De rapportagemogelijkheden verbeteren: Het nieuwe systeem moet geavanceerde en real-time managementrapportages ondersteunen, waardoor de organisatie sneller en beter geïnformeerde beslissingen kan nemen. • De integratiemogelijkheden uitbreiden: Het ERP-systeem moet naadloze koppelingen bieden met andere tools, zoals Salesforce, Isabel, 3P… wat de samenwerking en gegevensuitwisseling aanzienlijk zal verbeteren. • Contractbeheer optimaliseren: Een geïntegreerd contractmanagementsysteem binnen het ERP-platform zal het beheer en de opvolging van contracten aanzienlijk verbeteren, waardoor handmatige processen en inefficiënties worden geëlimineerd. Door te investeren in een ERP-systeem kan AgII haar operationele efficiëntie verbeteren en beter inspelen op de complexiteit van haar opdrachten en de behoefte aan snellere en meer accurate rapportages. Deze verandering sluit aan bij de visie van AgII op digitalisering en procesoptimalisatie, waarmee de organisatie haar decretale opdrachten beter kan uitvoeren. Leveringsplaats: Agentschap Integratie en Inburgering, Kanselarijstraat 17A te 1000 Brussel

Contact information

Contact phone

+02 701 70 83

Contact email

benny.brouwers@integratie-inburgering.be

Address

Havenlaan 86C Bus 212, 1000 Brussel

• Prijs

  35%

  Description

  De prijsvergelijking tussen de ingediende offertes zal plaatsvinden op basis van de totaalprijs zoals opgenomen in de inventaris. Deze totaalprijs omvat zowel de eenmalige kosten (waaronder, doch niet uitsluitend, de implementatie, opleiding van personeel en nazorg) als de recurrente kosten voor de volledige looptijd van de overeenkomst, zoals gevraagd in dit bestek.

  Evaluation Method

  De offerte met de laagste totaalprijs verkrijgt de maximale score van 35 punten. De scores van de overige offertes worden berekend door de verhouding te bepalen tussen de totaalprijs van de laagste offerte en de totaalprijs van de desbetreffende offerte, overeenkomstig de toepassing van de regel van drie.

• Functionaliteiten

  35%

  Description

  Dit gunningscriterium wordt beoordeeld op basis van de door de inschrijver ingevulde Functionaliteitenlijst (Bijlage 5 – Excelbestand) en de toelichtingen, bewijsstukken en/of verwijzingen naar externe documenten die de inschrijver dient aan te leveren overeenkomstig de bepalingen opgenomen in Hoofdstuk 3. Technische bepalingen. De inschrijver dient per gevraagde functionaliteit aan te geven in welke mate deze door de aangeboden oplossing wordt ondersteund, en dit te staven met de vereiste technische toelichtingen, documentatie of andere relevante bewijsstukken. De opdrachtgever behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om de door de inschrijver ingevulde Functionaliteitenlijst geheel of gedeeltelijk te herzien op basis van de bevindingen tijdens de door de inschrijver te geven demo. Indien tijdens deze demo blijkt dat de feitelijke werking van de aangeboden oplossing niet overeenstemt met de door de inschrijver ingevulde beoordeling, kan de opdrachtgever de betreffende scores ambtshalve aanpassen.

  Evaluation Method

  De Functionaliteitenlijst omvat een maximaal te behalen puntenaantal van 1282 punten. Voor elke inschrijver wordt het totaal aantal behaalde punten vastgesteld op basis van de door hem verstrekte informatie en de eventuele correcties door de opdrachtgever zoals hierboven beschreven. Vervolgens wordt dit puntenaantal lineair omgerekend naar de maximale score van 35 punten, zijnde het gewicht van dit gunningscriterium.

• Demo

  10%

  Description

  Dit gunningscriterium beoordeelt in welke mate de door de inschrijver gegeven demo aansluit bij de verwachtingen van de opdrachtgever. Bij de uitnodiging tot het indienen van een offerte wordt bijkomende informatie verstrekt over de gewenste inhoud, structuur en aandachtspunten van de demo. De demo moet aantonen dat de voorgestelde oplossing functioneel, intuïtief, gebruiksvriendelijk en adequaat is om de gevraagde doelstellingen te realiseren.

  Evaluation Method

  De evaluatie gebeurt op basis van de feitelijke presentatie, demonstratie van functionaliteiten, beantwoording van vragen en mate waarin de inschrijver aantoont de behoeften van de opdrachtgever te begrijpen en te vertalen naar een werkbare oplossing. Elke demo wordt beoordeeld volgens onderstaande schaal, waarbij de beoordelingscommissie per inschrijver een score van 0 tot 5 toekent. De score op 0–5 wordt lineair omgerekend naar een score op 10 punten:

  • 5: Perfecte overeenstemming (Het aanbod stemt perfect overeen met de verwachtingen van de opdrachtgever. De demo overtreft duidelijk de gestelde eisen, toont een zeer hoge maturiteit van de oplossing en geeft blijk van diepgaand begrip van de behoeften.)
  • 4: Zeer goede overeenstemming (De demo toont een zeer goede aansluiting met de verwachtingen; alle belangrijke elementen zijn aanwezig en overtuigend gedemonstreerd.)
  • 3: Goede overeenstemming (De oplossing voldoet duidelijk aan de verwachtingen, maar er ontbreken beperkte elementen of diepte in de presentatie.)
  • 2: Matige overeenstemming (De demo voldoet slechts gedeeltelijk. Bepaalde onderdelen zijn onvoldoende uitgewerkt of onvoldoende afgestemd op de noden van de opdrachtgever.)
  • 1: Ontoereikende overeenstemming (De aangetoonde oplossing stemt onvoldoende overeen met de verwachtingen. Cruciale onderdelen ontbreken of zijn niet overtuigend aangetoond.)
  • 0: Geen overeenstemming (De demo sluit niet aan bij de gevraagde verwachtingen of werd niet verstrekt).

• Projectplan

  Plan van aanpak - Algemeen | Implementatie (5%) | Opleiding/kennisoverdracht (5%) | Ondersteuning/SLA (5%)

  15%

  Description

  Dit gunningscriterium beoordeelt de kwaliteit, volledigheid en maturiteit van de door de inschrijver voorgestelde aanpak inzake implementatie, opleiding en kennisoverdracht, evenals de aangeboden ondersteuning en Service Level Agreements (SLA). De beoordeling gebeurt op basis van de in de offerte opgenomen documenten en toelichtingen, alsook op basis van de presentatie tijdens de demo. Dit criterium wordt als geheel beoordeeld.

  Evaluation Method

  Voor gunningscriterium 4 gebeurt de scoring als volgt: Corresponderende puntenscore/Beoordeling uitgedrukt in woorden:

  • 5: Het aanbod van de inschrijver is perfect in overeenstemming met de verwachting van de opdrachtgever.
  • 4: Zeer goede overeenstemming
  • 3: Goede overeenstemming
  • 2: Matige overeenstemming
  • 1: Ontoereikende overeenstemming
  • 0: Geen overeenstemming

  Sub-criteria

  Plan van aanpak - Algemeen

  Description

  Er wordt een helder, gefaseerd plan van aanpak voorgesteld. Hoe duidelijk en to-the-point de offerte is opgesteld, zal mee in rekening gebracht worden bij de beoordeling. Het plan houdt inhoudelijk rekening met: * de aangeleverde input in het bestek * kwaliteitsgarantie tijdens de samenwerking. We beoordelen de kwaliteit van de samenwerking op basis van volgende vragen: * Hoe verloopt de communicatie, prestatiestaten en facturatie? * Hoe ziet de opdrachtnemer de samenwerking met medewerkers van AgII? Welke interne capaciteit is minimaal bij AgII nodig en welke taken ziet de opdrachtnemer bij AgII? * Hoe ziet de opdrachtnemer de samenwerking met de hoofdsponsor van het project? * Hoe ziet de opdrachtnemer de kennisoverdracht? * de risico’s die in kaart gebracht worden met een voorstel van mitigerende maatregelen. * de verwachting dat na het tijdspad van 4 maanden er een helder en overzichtelijk plan klaarligt voor verdere aanpak in 2027. Daarnaast beoordelen we de planning en timing op basis van deze vragen: * Welke deliverables voorziet de opdrachtnemer, wanneer en in welke volgorde? Hoeveel man-dagen staan t.o.v. de verschillende deliverables? * Hoe haalbaar is het plan van de opdrachtnemer gelet op de verandercapaciteit en - draagkracht van een organisatie? * Welke governance wordt door de opdrachtnemer voorzien (betrekken advies- en beslisorganen,…)?

  Implementatie

  5%

  Description

  Onder implementatie wordt verstaan: * de installatie en configuratie van alle modules van de aangeboden tool; * de technische integratie van deze tool met de bestaande applicaties binnen het applicatielandschap van de aanbestedende overheid. De inschrijver voegt bij zijn offerte een uitgewerkte implementatienota en een projectplan toe, waarin: * een gedetailleerde en realistische planning wordt opgenomen; * de rollen en verantwoordelijkheden van zowel inschrijver als opdrachtgever duidelijk worden omschreven; * aantoonbaar rekening wordt gehouden met de planning uiteengezet in Hoofdstuk 3. Technische bepalingen, waarbij de “Go Live” voorzien is op 01/01/2027. * rekening houdend met een gefaseerde aanpak en de impact daarvan op planning, oplevermomenten en afhankelijkheden. Elke inschrijver dient zijn voorstel op te maken alsof AgII een nieuwe klant betreft.

  Opleiding/kennisoverdracht

  5%

  Description

  De inschrijver dient in zijn offerte inzichtelijk te maken welke maatregelen, methodieken en stappen worden genomen om een vlotte en efficiënte overgang naar de nieuwe tool te waarborgen. De inschrijver beschrijft minstens: * de aanpak voor opleiding van eindgebruikers en beheerders; * de wijze van kennisoverdracht tijdens het implementatietraject; * de modaliteiten voor het aanleveren van bestaande data door de opdrachtgever, met bijzondere aandacht voor dataveiligheid, integriteit en efficiëntie.

  Ondersteuning/SLA

  5%

  Description

  De inschrijver geeft aan welke maatregelen hij neemt om afgesproken termijnen te waarborgen, de reactietermijn bij technische en andere vragen en zijn termijnen om te reageren op aanvragen tot specifieke ondersteuning op afroep in functie van doorontwikkeling. De inschrijver wordt gevraagd om het projectplan in de demo te presenteren.

• Expertise van het team

  5%

  Description

  De inschrijver levert een overzicht van het projectteam dat zal worden ingezet voor de uitvoering van de opdracht, inclusief rollen, verantwoordelijkheden en relevante ervaring. Voor elk teamlid worden een curriculum vitae (CV) en een beschrijving van hun specifieke competenties, opleidingen en relevante werkervaring bij vergelijkbare opdrachten toegevoegd. De inschrijver geeft aan in welke mate het voorgestelde team beschikbaar is gedurende de looptijd van de opdracht en bevestigt dat de opgenomen CV’s actueel en correct zijn. Indien een teamlid wegvalt door bepaalde omstandigheden (bijv. omwille van ontslag of ziekte, dan wel overlijden), verbindt de inschrijver zich ertoe om een persoon met minstens hetzelfde profiel in te zetten als vervanger.

  Evaluation Method

  Bij de beoordeling van dit criterium wordt gelet op:

  • De relevante ervaring van het team voor soortgelijke opdrachten;
  • De geschiktheid en complementariteit van de teamleden voor de uitvoering van deze opdracht;
  • Het aantal ervaren medewerkers dat daadwerkelijk beschikbaar wordt gesteld;
  • De aanwezigheid van specialistische kennis of certificeringen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de opdracht.
    De beoordeling gebeurt op basis van de door de inschrijver aangeleverde informatie over het team en de CV’s. Een volledig en goed onderbouwd teamoverzicht kan een positief effect hebben op de score, terwijl een onvolledig overzicht kan leiden tot puntenaftrek.

Found no qualification requirements in the contract notice.

See the full notice