Helsingin seudun kaupunkipyöräpalvelun hankinta

Espoon kaupunki, Vantaan kaupunki sekä Pääkaupunkiseudun Kaupunkiliikenne Oy (jäljempänä myös "KLOY") ovat allekirjoittamallaan sopimuksella sopineet hankintayhteistyöstä koskien kaupunkipyöräpalvelujen hankintaa ns. hankintarenkaana (myöhemmin myös tilaaja tai tilaajaosapuoli). Hankintaan osallistuvat hankintayksiköt ovat sopineet yhteistyössä Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymän (HSL) kanssa Helsingin seudun lähtökohdiltaan yhden ja yhtenäisen kaupunkipyöräpalvelun kilpailuttamisesta. Tarjouskilpailun teknisestä toteutuksesta vastaa omasta ja kaikkien osallistumispyynnössä mainittujen kuntien puolesta Pääkaupunkiseudun Kaupunkiliikenne Oy. Hankinnan kohteena on kaupunkipyöräpalvelu. Hankittavaan palveluun sisältyy kaupunkipyörien ja -asemien toimittamisen lisäksi niiden huolto ja ylläpito, pyörien siirtäminen asemalta toiselle, pyörien ja mahdollisesti asemien siirrot varastoon ja varastointi niinä kuukausina kun pyöräjärjestelmä ei ole käytössä, IT-järjestelmä̈ ja asiakaspalvelu koko sopimuskauden ajan. Osallistumispyynnön liitteenä olevat dokumentit (liitteet 2 - 13) ovat luonnoksia, ja ne täydentyvät sekä muuttuvat hankinnan jatkovalmistelun ja neuvottelumenettelyyn valittujen tarjoajien kanssa käytyjen neuvottelujen perusteella. Lopullinen tarjouspyyntö ja hankinta-asiakirjat muodostuvat näiden täydennysten ja muutosten pohjalta. Osallistumispyynnön liitteenä olevat dokumentit ja alustavat hankinta-asiakirjat on esitetty osallistumispyynnön liitteenä olevassa hankinta-asiakirjaluettelossa.Menettelyn pääpiirteetHankinta toteutetaan osallistumispyynnössä ilmoitettujen hankintayksiköiden yhteishankintana hankintalain 21 §:ssä tarkoitetulla tavalla. Hankinnan luonteeseen ja monimutkaisuuteen liittyvistä erityisistä syistä ja näihin liittyvien riskien vuoksi hankintasopimusta ei voida tehdä ilman edeltäviä neuvotteluita. Tämän johdosta hankintayksiköllä on hankintalain 34 §:n mukainen oikeus valita hankintamenettelyksi neuvottelumenettely. Hankintamenettelyn ensimmäisessä vaiheessa ehdokkaita pyydetään jättämään osallistumishakemukset neuvottelumenettelyyn. Neuvottelumenettelyyn valitaan korkeintaan viisi (5) ehdokasta. Mikäli soveltuvuusvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on viisi (5) tai vähemmän valitsee KLOY neuvotteluvaiheeseen kaikki ehdokkaat. Mikäli soveltuvuusvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin viisi (5), valitsee KLOY tarjoajat neuvottelumenettelyyn referenssien perusteella siten kuin osallistumispyynnön referenssilomakkeessa (Liite 1) on kuvattu. Ehdokkaan alustavaa tarjousta käydään neuvotteluvaiheen pohjana ja lopullisessa tarjouspyynnössä huomioidaan mahdollisuuksien mukaan ehdokkaiden kannanotot. Käytössä on vaiheittainen menettely, jolla käsiteltävien ratkaisujen tai neuvoteltavien tarjousten määrää alennetaan asteittain. Hankintamenettelyn alustava järjestys: 1. Hankintailmoitus (osallistumispyyntö). 2. Ehdokkaan osallistumishakemus (palautusaika 31.7.2026 ilman tilaajan sitoutumista). 3. Valitaan neuvotteluvaiheen ehdokkaat. 4. Alustavan tarjouspyynnön ja neuvottelukutsun julkaisu 24.8.2026 (ilman tilaajan sitoutumista). 5. Ehdokkaan alustava tarjous (palautusaika 21.9.2026 ilman tilaajan sitoutumista). 6. Neuvottelut. Hankintayksikkö varaa oikeuden useampaa neuvottelukierrokseen. Alustava aika neuvotteluille on 30.9–6.10. 2026 (ilman tilaajan sitoutumista). 7. Neuvottelujen päättäminen ja LOPULLINEN tarjouspyyntö valituille ehdokkaille. 8. LOPULLISTEN Tarjousten jättäminen. Alustavasti 6.12.2026 (ilman tilaajan sitoutumista). 9. Pyörien ja sovellutusten testaus Helsingissä. Alustavasti 12/2026 (ilman tilaajan sitoutumista). 10. Hankintapäätökset. Alustavasti 01–02/2027 (ilman tilaajan sitoutumista). 11. Hankintasopimuksen allekirjoitukset 03/2027 (ilman tilaajan sitoutumista). Neuvottelujen perusteella varsinaiseen tarjouspyynnön tiedot täsmentyvät, joten alustava tarjouspyyntö poikkeaa mahdollisesti lopullisesta tarjouspyynnöstä. Hankintayksikkö varaa oikeuden muuttaa ja täsmentää aikataulua hankintamenettelyn kuluessa. Mikäli neuvottelujen kuluessa selviää, että tarvitaan toinen (tai useampi) neuvottelukerta, voi tilaaja pyytää ehdokkailta myös toiselle kierrokselle alustavat tarjoukset (ns. mukautetut tarjoukset). Suullisesti annetut selvitykset ja ilmoitukset eivät sido hankintayksikköä eivätkä ehdokasta/tarjoajaa. Soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimuksista ei neuvotella. Neuvottelujen päätarkoituksena on hankinnan kohteen yksityiskohtien täsmentäminen siten, että tilaajan tarpeet tulee huomioitua mahdollisimman hyvin. Neuvottelut käsittävät hankinnan laajuuteen, sisältöön ja teknisten ratkaisujen laatutasoon, kaupalliseen sisältöön liittyviä asioita.