Über das Angebot

Beschreibung der Aufgabe

Implementierung eines Personalmanagementsystems (PMS) Dienstleistungen und SoftwareHauptmerkmale des VerfahrensIm Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb sind vorerst nur die Bewerbungsunterlagen einzureichen. Diese befinden sich im Reiter "Teilnahmeunterlagen" im Abschnitt "vom Unternehmen auszufüllende Dokumente". Die für die Angebotsphase(n) benötigen Unterlagen befinden sich informativ im Abschnitt "Sonstiges" unter dem Reiter "Teilnahmeunterlagen". Sofern sie zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, befinden sich die hierfür notwendigen Unterlagen dann in einem neuen Projektraum (neue CX-Vorgangsnummer) im Entsprechenden Ordner "vom Unternehmen auszufüllende Dokumente". Folgender Ablauf im Verfahren ist vorgesehen: Nach der Öffnung der rechtzeitig eingegangenen Angebote werden diese einer formalen Prüfung durch den Auftraggeber unterzogen. Der Auftraggeber behält sich gemäß § 17 Abs. 11 VgV das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen. Die Bieter werden - sofern erforderlich - mit gesondertem Schreiben zu einer Verhandlungsrunde eingeladen. Sofern eine Verhandlungsrunde stattfindet, haben die Bieter im Anschluss an diese die Möglichkeit, ihre Angebote anhand der Verhandlungsergebnisse zu überarbeiten und anzupassen. Dazu werden Sie mit gesondertem Schreiben (Aufforderung zum finalen Angebot) aufgefordert. Die dann vorliegenden Letztangebote bzw. im Falle eines Zuschlags ohne Verhandlungsrunde die Erstangebote, werden einer formalen Prüfung unterzogen und anhand der bekanntgemachten Zuschlagskriterien (Ziffer 9 Zuschlagskriterien) gewertet. ACHTUNG: Schon das erste Angebot muss vollumfänglich den Anforderungen der Vergabeunterlagen entsprechen. Bedingungen, Einschränkungen, Änderungen etc. führen zum Ausschluss des Angebotes.

Kontaktinformationen

Kontakttelefon

+49 941601-0

Kontakt-E-Mail

ausschreibungen@rewag.de

Adresse

Greflingerstraße 26, 93055 Regensburg

• Nettopreis

  50%

  Beschreibung

  Das Angebot mit dem geringsten Nettopreis für die ausgeschriebene Leistung (vgl. Preisblätter) erhält 50 Punkte. Für die preislich nachfolgenden Angebote wird die Punktzahl wie folgt bestimmt: Punktzahl Bieter XY= (Niedrigster Nettopreis x 50 )/(Preis Bieter XY) Bei der so errechneten Punktzahl findet nur die erste Nachkommastelle Berücksichtigung. Alle weiteren Nachkommastellen fallen ohne Auf- oder Abrundung weg. Der zu bewertende Preis setzt sich aus den folgenden Angebotspreisen des Preisblatt (A05) zusammen: (ID 1A) Gesamtpreis (ID 2A und 2B) Gesamtpreis "Laufende Kosten - Wartung SaaS Cloud" hochgerechnet auf 6 Jahre Die Preisangaben unter ID 1B und ID 3 sind zur Abfrage von möglichen optionalen Funktionen und Erweiterung angedacht. Der Auftraggeber behält sich vor, diese optionalen Funktionen und Erweiterung zum angegebenen Preis einzeln oder vollständig bis spätestens zum Zeitpunkt der Produktivsetzung / Go Live zu beauftragen. Eine Pflicht zur Beauftragung der angebotenen optionalen Funktionen und Erweiterung "ID 1B und ID 3" besteht für den Auftraggeber daraus nicht.

  Bewertungsmethode

  Das Angebot mit dem geringsten Nettopreis für die ausgeschriebene Leistung erhält 50 Punkte. Bei der so errechneten Punktzahl findet nur die erste Nachkommastelle Berücksichtigung. Alle weiteren Nachkommastellen fallen ohne Auf- oder Abrundung weg. Der zu bewertende Preis setzt sich aus den folgenden Angebotspreisen des Preisblatt (A05) zusammen: (ID 1A) Gesamtpreis (ID 2A und 2B) Gesamtpreis "Laufende Kosten - Wartung SaaS Cloud" hochgerechnet auf 6 Jahre.

• Qualitative Erfüllung der Anforderungen

  15%

  Beschreibung

  Die Anforderungen aus "Projektinformationen Personalmanagementsystems" (A03) und der "Tabelle zum Anforderungskatalog" (A04) sind als "qualitative und funktionelle Kriterien" zu verstehen und werden einzeln mit Punkten bewertet. Der Bieter muss, unter anderem, bei Angebotsabgabe die vollständig ausgefüllte A04 Tabelle zum Anforderungskatalog einreichen. Alle in der Spalte "Priorität" mit dem Zusatz "A" aufgeführten Anforderungen sind Mindestanforderungen und müssen durch die angebotene Softwarelösung vorhanden sein. Bei der Spalte "Angaben Bieter" in A04 ist bei jeder Leistungszeile ein Auswahlfeld als "Drop Down-Feld" hinterlegt. Zur Auswahl stehen: "erfüllt" - Mit Auswahl gibt der Bieter an das diese Anforderung erfüllt ist und im Angebotspreis unter ID1 und/ oder ID 2 enthalten ist "nicht erfüllt" - Mit Auswahl gibt der Bieter an, dass diese Anforderung nicht erfüllt ist "in Programmierung" - Mit Auswahl gibt der Bieter an, dass diese Anforderungen aktuell in Programmierung / Umsetzung ist und im Projektverlauf zum Test zur Verfügung steht. Zudem sind die Kosten der Umsetzung im Preisblatt unter ID 1 und / oder ID 2 enthalten. Mit den Angaben der A04 Spalte "Antwort des Anbieters" werden die Punkte nach fachlichen Präferenzen des Auftraggebers, wie nachfolgend aufgeführt, vergeben. Insgesamt sind maximal 6.610 Qualitäts-Punkte zu erreichen. Es werden nur Angebote zur Wertung zugelassen, wenn eine Mindestpunktzahl von 3.000 Qualitäts-Punkten (Q-Punkten) durch die Angaben des Bieters erreicht werden. Die Q-Punkte fließen, wie nachfolgende beschrieben, in die Gesamtbewertung ein: Die Umrechnung der Q-Punkte für die Punkte zur Zuschlagswertung ist wie folgt: Der Bieter mit der höchsten Anzahl an Q-Punkten erhält 15 Punkte der Gesamtwertung. Die anderen Bieter werden gemäß der nachfolgenden Formel ermittelt: Punktezahl Bieter XY = Erreichte Q-Punktezahl des Bieters x 15 Meiste Q-Punktezahl eines Bieters Die Angaben der "Qualitative Erfüllung der Anforderungen" werden Bestandteil der Leistungsbeschreibung und damit der vom Bieter und späteren Auftragnehmer geschuldeten Leistung.

  Bewertungsmethode

  Die Anforderungen aus "Projektinformationen Personalmanagementsystems" (A03) und der "Tabelle zum Anforderungskatalog" (A04) werden einzeln mit Punkten bewertet. Der Bieter muss die vollständig ausgefüllte A04 Tabelle zum Anforderungskatalog einreichen. Alle in der Spalte "Priorität" mit dem Zusatz "A" aufgeführten Anforderungen sind Mindestanforderungen und müssen durch die angebotene Softwarelösung vorhanden sein. Zur Auswahl stehen: "erfüllt", "nicht erfüllt", "in Programmierung". Mit den Angaben der A04 Spalte "Antwort des Anbieters" werden die Punkte nach fachlichen Präferenzen des Auftraggebers vergeben:

  • Prio 1: Erfüllt - 30 Punkte / nicht erfüllt - 0 Punkte / in Programmierung - 5 Punkte
  • Prio 2: Erfüllt - 20 Punkte / nicht erfüllt - 0 Punkte / in Programmierung - 5 Punkte
  • Prio 3: Erfüllt - 10 Punkte / nicht erfüllt - 0 Punkte / in Programmierung - 5 Punkte
    Insgesamt sind maximal 6.610 Qualitäts-Punkte zu erreichen. Es werden nur Angebote zur Wertung zugelassen, wenn eine Mindestpunktzahl von 3.000 Qualitäts-Punkten (Q-Punkten) durch die Angaben des Bieters erreicht werden. Der Bieter mit der höchsten Anzahl an Q-Punkten erhält 15 Punkte der Gesamtwertung.

• Mitwirkungspflichten des Auftraggebers zur Projektumsetzung

  5%

  Beschreibung

  Der Bieter hat mit Angebotsabgabe die Mitwirkungspflichten des Auftraggebers (AG) bzw. der REWAG-Mitarbeiter inkl. Angabe von Arbeitstagen, mit inhaltlich fachlich und zeitlichen Verfügbarkeit. Der geringste berechnete Gesamtpreis (A05 Preisblatt - ID 4) erhält die volle Punktzahl (5 Punkte). Die übrigen angebotenen Preise werden hierzu anhand folgender Formel bepunktet: Die Berechnung erfolgt auf Grundlage der Bieterangabe zu der Anzahl der für die Projektumsetzung benötigten Mitarbeiter des Auftraggebers zu einem durchschnittlichen Tagessatz von 500,00 Euro je REWAG-Mitarbeiter. Der geringste Preis der Mitwirkungspflicht erhält die volle Punktezahl (5 Punkte). Die übrigen angebotenen Preise werden hierzu anhand folgender Formel bepunktet: Angabe der Tagessätze für Mitwirkungspflicht x 500,00 Euro = Preis der Mitwirkungspflicht Punktezahl Bieter XY = günstigster Preis der Mitwirkungspflicht x 5 Preis der Mitwirkungspflicht des Bieters Die Angabe erfolgt durch den Bieter im Preisblatt (Anlage 05 ID 4) unter der Rubrik "Mitwirkungspflicht des Auftraggebers (AG)". HINWEISE FÜR DIE EINREICHUNG Die Angaben sind mit Angebotsabgabe einzureichen und werden nicht nachgefordert! Die Angaben werden Bestandteil der Leistungsbeschreibung und damit der später vom Bieter und Auftragnehmer geschuldeten Leistung.

  Bewertungsmethode

  Der geringste berechnete Gesamtpreis (A05 Preisblatt - ID 4) erhält die volle Punktzahl (5 Punkte). Die Berechnung erfolgt auf Grundlage der Bieterangabe zu der Anzahl der für die Projektumsetzung benötigten Mitarbeiter des Auftraggebers zu einem durchschnittlichen Tagessatz von 500,00 Euro je REWAG-Mitarbeiter. Die Angabe erfolgt durch den Bieter im Preisblatt (Anlage 05 ID 4) unter der Rubrik "Mitwirkungspflicht des Auftraggebers (AG)".

• Projektumsetzungskonzept mit Meilensteinen und Anbindungsmodell

  20%

  Beschreibung

  Der Bieter muss mit seinem Angebot ein Projektumsetzungskonzept mit Meilensteinen und Anbindungsmodell einreichen. Dieses Konzept darf einen Umfang von 4 DIN A4 Seiten (Arial, Schriftgröße 11, Seitenränder 2,5 cm) nicht überschreiten. Mit diesem Konzept hat der Bieter für das konkrete Vorhaben darzulegen, mit welcher Software und Tools mit Dienstleistungsaufwand wie er die geschuldete Leistung erbringen wird. Insbesondere die nachfolgenden Themenschwerpunkte sind mit Bezug zur fachlichen Anforderungskatalog (A03 und A04) transparent und nachvollziehbar mi seinem Konzept darzustellen. Bitte beachten Sie die fachlichen Anforderungen in Dokument "A03 Projektinformationen Personalmanagementsystems". Darstellung möglicher Lösungsansätze aller Module und Anwendungsbereiche mit Bezug zum Anforderungskatalog (A03 mit A04) a. Der Anbieter zeigt zusätzlich zum Integrationskonzept, mit welchen Schnittstellen er bereits Payroll-Systemen angebunden hat, die Tarifverträge des öffentlichen Dienstes (TVöD, TV-V, TV-N) abbilden können. b. Ebenfalls in der Ausschreibung befindet sich derzeit eine SaaS basierte Payroll-Anwendung, (Go Live zum 01.01.2026), das Tarifverträge des öffentlichen Dienstes abbilden kann. Dies ist somit als besondere Herausforderung bei der Konzeption eines Einführungsprojektes und für die technische Anbindung eines neuen Personalmanagementsystems zu beachten. c. Darstellung der Softwarearchitektur- und dem Schnittstellenkonzept incl. Anbindungsmodell an SAP HCM und Drittsysteme wie in A03 aufgeführt d. Der Anbieter zeigt auf, wie Stammdaten und Bewerbungsunterlagen aus dem Recruiting "Softgarden" in das Personalmanagementsystem automatisiert übernommen werden können. e. Darstellung eines Projektablaufplan, der den Inhalt der signifikanten Projektphasen und Meilensteine in Bezug auf die beschriebenen Anforderungen und Leistungsbestandteile für die Implementierung eines Personalmanagementsystems berücksichtigt, mit dem Ziel des Go Live zum 01.01.2026. f. Der Anbieter benennt mit Angebotsabgabe die Mitwirkungspflichten des Auftraggebers pro Modul, die notwendig sind, um das Projekt durch den Anbieter termingerecht realisieren zu können. g. Darstellung des Schulungskonzepts mit Schwerpunkten des Ablaufs und der Durchführung. h. Nennung von aktuellen Themen, die in der angebotenen Software in Umsetzung oder in Planung ist. Hierzu bitte die Themen aufführen, welche für HR aus Ihrer Sicht relevant sind sowie innovative und technologische Neuerungen der angebotenen Softwarelösung welche zur Umsetzung geplant sind (Roadmap der Entwicklung). Das Konzept ist mit Abgabe des Angebotes einzureichen und die Angabe des Projektumsetzungskonzeptes mit Meilensteinen und Anbindungsmaßnahmen werden Bestandteil der Leistungsbeschreibung und damit der vom Bieter und späteren Auftragnehmer geschuldeten Leistung.

  Bewertungsmethode

  Das Konzept darf einen Umfang von 4 DIN A4 Seiten nicht überschreiten. Das Konzept muss die Themenschwerpunkte mit Bezug zum fachlichen Anforderungskatalog (A03 und A04) transparent und nachvollziehbar darstellen. Die Bewertung erfolgt wie folgt:

  • Sehr gute Lösung: 20-16 Punkte (Lösungsansätze aller Module und Anwendungsbereiche mit Bezug zum Anforderungskatalog wurden im Konzept plausibel und nachvollziehbar beschrieben.)
  • Gute Lösung: 15 - 10 Punkte (Die meisten Lösungsansätze aller Module und Anwendungsbereiche mit Bezug zum Anforderungskatalog im Konzept wurden plausibel und nachvollziehbar beschrieben.)
  • Ausreichende Lösung: 9 - 5 Punkte (Einige Lösungsansätze der Module und Anwendungsbereiche mit Bezug zum Anforderungskatalog wurden im Konzept erwähnt bzw. sind nicht plausibel und /oder nachvollziehbar beschrieben.)
  • Ungenügende Lösung: 4 - 0 Punkte (Die Lösungsansätze aller Module und Anwendungsbereiche mit Bezug zum Anforderungskatalog enthalten große Lücken in der Plausibilität und Nachvollziehbarkeit bzw. wurde nicht beschrieben oder ein Konzept abgegeben.)

• Angebotspräsentation

  10%

  Beschreibung

  Der Bieter stellt in der Angebotspräsentation sein Angebot unter Berücksichtigung der fachlichen Anforderungen des Auftraggebers (A03 und A04) als Live-Demo in seiner angebotenen Softwarelösung dar. Die Dauer der Angebotspräsentation beträgt 60 Minuten, davon 40 Minuten zur Präsentation durch den Bieter und 20 Minuten für Fragen. Darzustellen sind die Schwerpunkte: - Kurze technische Erklärung zur Anbindung der Lösungen in die Softwarelandschaft des Auftraggebers - Navigation und Bedienung der Software aus Sicht des Nutzers und des Mitarbeiters - fachlichen Anforderung A03 und A04 insbesondere Darstellung des Serviceprozesses "Einstellung" - Schnittstellen / Datenaustausch zu Payroll-Systemen und Fibu - Vorgehensweise bei der Datenmigration Bewertung: Sehr gute Lösung: 10-8 Punkte Die Vorstellung aller Module und Anwendungsbereiche mit Bezug zum Anforderungskatalog wurden in der Angebotspräsentation vollständig plausibel und nachvollziehbar dargestellt. Das Handling der Software ist intuitiv und selbst lernend Gute Lösung: 7 - 5 Punkte Die Vorstellung der Module und Anwendungsbereiche mit Bezug zum Anforderungskatalog in der Angebotspräsentation wurden in großen Teilen plausibel und nachvollziehbar dargestellt. Das Handling der Software ist einfach und mit wenig Aufwand zu schulen Ausreichende Lösung: 5 -3 Punkte Die Vorstellung der Module und Anwendungsbereiche mit Bezug zum Anforderungskatalog in der Angebotspräsentation wurden in einigen Teilen plausibel und nachvollziehbar dargestellt. Das Handling der Software ist durch Schulungen zu erlernen. Ungenügende Lösung: 2 - 0 Punkte Die Vorstellung der Softwarelösung und fachlichen Anwendungsbereiche mit Bezug zum Anforderungskatalog in der Angebotspräsentation wurden in geringen Teilen dargestellt. Das Handling der Software ist durch intensive Schulungen zu erlernen. Nicht alle Module wurden vorgestellt bzw. sind nicht verfügbar. Sofern ein Termin zur Angebotspräsentation durch Verschulden des Bieters nicht erfolgt, wird das Angebot ausgeschlossen.

  Bewertungsmethode

  Die Angebotspräsentation dauert 60 Minuten (40 Minuten Präsentation, 20 Minuten Fragen). Schwerpunkte der Präsentation sind:

  • Kurze technische Erklärung zur Anbindung der Lösungen in die Softwarelandschaft des Auftraggebers
  • Navigation und Bedienung der Software aus Sicht des Nutzers und des Mitarbeiters
  • Fachliche Anforderung A03 und A04, insbesondere Darstellung des Serviceprozesses "Einstellung"
  • Schnittstellen / Datenaustausch zu Payroll-Systemen und Fibu
  • Vorgehensweise bei der Datenmigration
    Die Bewertung erfolgt wie folgt:
  • Sehr gute Lösung: 10-8 Punkte (Die Vorstellung aller Module und Anwendungsbereiche mit Bezug zum Anforderungskatalog wurden in der Angebotspräsentation vollständig plausibel und nachvollziehbar dargestellt. Das Handling der Software ist intuitiv und selbst lernend.)
  • Gute Lösung: 7 - 5 Punkte (Die Vorstellung der Module und Anwendungsbereiche mit Bezug zum Anforderungskatalog in der Angebotspräsentation wurden in großen Teilen plausibel und nachvollziehbar dargestellt. Das Handling der Software ist einfach und mit wenig Aufwand zu schulen.)
  • Ausreichende Lösung: 5 -3 Punkte (Die Vorstellung der Module und Anwendungsbereiche mit Bezug zum Anforderungskatalog in der Angebotspräsentation wurden in einigen Teilen plausibel und nachvollziehbar dargestellt. Das Handling der Software ist durch Schulungen zu erlernen.)
  • Ungenügende Lösung: 2 - 0 Punkte (Die Vorstellung der Softwarelösung und fachlichen Anwendungsbereiche mit Bezug zum Anforderungskatalog in der Angebotspräsentation wurden in geringen Teilen dargestellt. Das Handling der Software ist durch intensive Schulungen zu erlernen. Nicht alle Module wurden vorgestellt bzw. sind nicht verfügbar.)
    Sofern ein Termin zur Angebotspräsentation durch Verschulden des Bieters nicht erfolgt, wird das Angebot ausgeschlossen.

• Registrierungsbescheinigung

  Beschreibung

  Dieser Nachweis ist zu erbringen durch Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister bzw. vergleichbarer Nachweis.

  Dokumentationsanforderung

  Die geforderten Existenznachweise dürfen zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Angebote nicht älter als sechs Monate sein.

• Eigenerklärung

  Beschreibung

  Mit Abgabe des Angebotes erkläre ich/wir, dass der Bieter/ die Mitglieder der Bietergemeinschaft nicht wegen einer der in § 123 Abs. 1 - 4 GWB genannten Vorschriften verurteilt ist und dass keine Ausschlussgründe nach §124 Abs. 1 GWB vorliegen.

  Dokumentationsanforderung

  Mit Abgabe des Angebotes erkläre ich/wir, dass der Bieter/ die Mitglieder der Bietergemeinschaft nicht wegen einer der in § 123 Abs. 1 - 4 GWB genannten Vorschriften verurteilt ist und dass keine Ausschlussgründe nach §124 Abs. 1 GWB vorliegen.

• Haftpflichtversicherung

  Beschreibung

  Der Bieter erklärt, dass er eine Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 3 Mio. EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden je Versicherungsjahr abgeschlossen hat, die für die gesamte Auftragsausführung gültig ist oder für die gesamte Ausführungszeit des Auftrags abschließen wird. Geforderte Mindeststandards: mindestens die geforderte Deckungssumme.

  Dokumentationsanforderung

  Das Einreichen einer Versicherungsbescheinigung ist NICHT erforderlich.

• Referenzprojekte

  Beschreibung

  Nachweis über die Durchführung und der erfolgten Produktivsetzung / Go Live von mindestens drei vergleichbaren Referenzprojekten. Als vergleichbares Referenzprojekt wird angesehen, die Einführung eines Personalmanagementsystems (PMS), davon mindestens eines bei einem Sektorenauftraggeber oder einem öffentlichen Auftraggeber mit mehr als 500 Beschäftigten die betreut werden. Zudem müssen mindestens bei zwei Referenzen eine beauftrage und erfolgte Schnittstellenanbindung zu einem Payrollsystem beinhalten, das Tarifverträge des öffentlichen Dienstes (TVöD, TV-V, TV-N), abrechnet. Der Zeitraum der Produktivsetzung / Go Live der Referenz darf die letzten 5 Kalenderjahren, zum Stichtag der Angebotsfrist, nicht überschreiten.

  Dokumentationsanforderung

  Es wird darauf hingewiesen, dass die Formblätter des Auftraggebers (A07) für jede Referenz einzeln zu verwenden sind. Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen: Kurze Beschreibung des Referenzprojektes und Kenndaten mit Bezug zu vergleichbaren Leistungen Name und Adresse des Referenzauftraggebers, sowie Benennung eines Ansprechpartners mit Telefonnummer beim Referenzauftraggeber Zeitraum und Datum der Produktivsetzung / Go Live Anzahl der Beschäftigten, die mit der Referenz betreut werden Auftraggeber ist ein Sektorenauftraggeber oder ein öffentlicher Auftraggeber Angaben zu den erfolgten Schnittstelleanbindungen für ein Payrollsystem. Fehlt eine der geforderten Angaben zu einer Referenz, so kann die jeweilige Referenz nicht berücksichtigt werden!

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