Kassa- ja kulunvalvontajärjestelmien hankinnat laitteineen Äänekosken uimahalleihin, liikuntatiloihin ja kirjastoihin

Äänekosken kaupunki pyytää tarjoustanne kahden uimahallin ja liikuntatilojen kulunvalvonta- ja kassajärjestelmän hankintaan sekä kahden kirjaston kassajärjestelmän hankintaan laitteineen Saas -palveluna. Hankintaan sisältyy myyntitapahtumien rajapintasiirrot kirjanpitoon. Kassajärjestelmän maksutavat EMV -standardien mukaan (pankki- ja luottokorttimaksut, liikunta- ja kulttuurisetelit, käteismaksut, laskutus) ja siinä tulee olla toiminnallisuudet asiakasryhmittelyyn, useamman tuotteen/tuotepaketin valintoihin (sarja-, kausi- ja tuotepaketit samaan RFID -siruun) sekä reaaliaikainen kävijäseuranta ja raportointi. Laitteina hankitaan RFID -kortinlukijoille ovilukijat, kulkuportit (sakaraportti ja esteetön kulkuportti) ja kulunvalvonnan ohjaimet. Toimittaja asentaa mahdolliset esteet kulkuporttien ohittamisen estämiseksi. Tuki- ja ylläpitopalvelut sisältyvät hankintaan. Tarjouksen tulee sisältää myös optioina pyydettyjä hintoja. Optiohinnat pyydetään lisätietoina eivätkä vaikuta tarjousten vertailuun. Tilaaja ei sitoudu optioiden käyttämiseen. Äänekosken VesiVelhossa kävijämäärä on keskimäärin 65 000 ja Suolahden uimahallissa 34 000 kävijää vuodessa. Fyysisiä RFID-kortteja kaupungin logolla hankitaan vuosittain n. 1500 kpl. Kummassakin uimahallissa on oma uimahallin kassa ja kahvio. Molempien uimahallien yhteydessä on erilaisilla etäisyyksillä kassasta kuntosaleja: VesiVelhon kompleksissa 3 kpl ja Suolahden uimahallissa 1 kpl. Lisäksi Pankkari Areenalla on 1 kpl kuntosaleja. Uimahallin kassalla on käytössä tällä hetkellä 107 eri tuotekoodia. Myytäviä tuotteita ovat uimahallin sarjakortit, kausikortit, kertakortit sekä kuntosaleille kertakäynnit ja kausiavaimet, tilavuokrat, kurssi- ja ryhmämaksut, uimaopetusmaksut sekä kahvio- ja muu tuotemyynti. Maksutapoina käteinen, pankki- ja luottokortti, liikuntaedut (ePassi, Smartum, Edenred). Verkkomaksujen välittäjänä Paytrail. Verkko-ostoja oli viime vuonna kuntosaleille noin 1000 kpl. Äänekosken pääkirjasto ja Suolahden kirjasto ottavat päivittäin vastaan käteis- ja pankkikorttimaksuja vähäisessä määrin. Järjestelmässä tulee olla toiminnallinen ja dokumentoitu rajapinta Äänekosken kaupungin ProEconomica taloushallintojärjestelmään. Kassajärjestelmän maksutapahtumien tulee siirtyä automaattisesti kirjanpitoon ja myyntireskontraan ilman manuaalista käsittelyä. Järjestelmässä tulee olla toiminnallinen ja dokumentoitu rajapinta Äänekosken kaupungin käytössä olevaan iLoq -lukitusjärjestelmään. Tilaaja huolehtii kiinteän verkkoyhteyden ja vapaan RJ45 -pistokkeen. Laite kytketään pistorasiaan. Tilaaja tekee tarvittavat palomuuriavaukset. Tilaaja huolehtii PoE -kytkimen 24 portille. Sopimus laaditaan toistaiseksi voimassaolevaksi. Laitteet ja järjestelmät tavoitteena on olla asennettuina ja käyttöön otettuina 3.6.2026 mennessä. Tarjouspyynnön liitteinä pohjakuvat kulkuporttien ja kulkuovien sijainneista liikuntakohteissa.Menettelyn pääpiirteetHankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Tarjous tulee jättää sähköisesti Tarjouspalvelu.fi:ssä. Muulla tavalla jätettyjä tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjous on perillä määräaikaan mennessä. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyyntöasiakirjoissa olevat ehdot. Tarjous on tarjoajaa sitova. Tarjoaja vastaa tarjouksen oikeellisuudesta. Tarjoajan ei ole mahdollista muuttaa tarjoustaan jälkikäteen. Tarjousten jättämiselle varatun määräajan jälkeen tarjouksia ei voi jättää sähköisesti Tarjouspalvelu.fi:ssä. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Hankintaan liittyvät tilaajan hankinta-asiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Jos yritys haluaa tarjousasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat yrityksen itsensä vastattavia. Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 6. Hankintasopimuksen solmiminen. Ensimmäisessä vaiheessa Tarjouspalvelu.fi:ssä jätetyt tarjoukset avataan määräajan päättymisen jälkeen. Muulla tavoin saapuneita tarjouksia ei avata. Toisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta asianmukaisesti. Edellytysten arvioimiseksi tarjouspyynnön kohdassa "Soveltuvuusvaatimukset" on asetettu kriteerit, joiden mukaisesti tarkistetaan tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Kolmannessa vaiheessa tarkistetaan, täyttävätkö soveltuvuusvaatimusten mukaisten tarjoajien tarjoukset tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset hankinnan kohteelle. Tarjouspyynnön vastaiset tai edes osittain hankinnan kohteelle asetettuja vähimmäisvaatimuksia vastaamattomat tarjoukset suljetaan hankintamenettelyn ulkopuolelle. Neljännessä vaiheessa saadut tarjoukset vertaillaan keskenään tarjouspyynnössä ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaisesti. Viidennessä vaiheessa toimivaltainen taho tekee hankinnasta hankintapäätöksen. Tehty hankintapäätös annetaan sähköisesti tiedoksi kaikille tarjouksen jättäneille Tarjouspalvelu.fi:n kautta ja julkaistaan kaupungin Internet-sivuilla. Hankintapäätökseen voi hakea muutosta siten kuin päätöksessä/päätökseen liitetyssä muutoksenhakuohjeessa mainitaan. Hankintapäätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. Kuudennessa vaiheessa hankintasopimus syntyy kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella sen jälkeen kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankinta voi toteutua vasta sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista tarjouskilpailun voittaneelta tarjoajalta tarkistetaan Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset. Hankintayksikkö voi tarvittaessa pyytää tarjoajalta milloin tahansa hankintaprosessin aikana lisäselvityksiä tarjoajan soveltuvuuden tai tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden toteamiseksi. Hankintamenettely voidaan keskeyttää todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 125 §). Todellinen ja perusteltu syy on esimerkiksi se, että hankinnalle varatut määrärahat eivät riitä, yksikään tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla tai saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous. Hankintayksiköllä on todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankinta myös, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin hankintayksikkö pidättää oikeuden keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa.