KESKEYTYSILMOITUS Talouden tietojärjestelmien ja ERP-toiminnallisuuksien uudistus

Hankinnan kohteena on talouden ja toiminnanohjauksen järjestelmäkokonaisuus sekä siihen liittyvä toimitusprojekti. Hankintaan sisältyvät muun muassa ohjelmistot ja käyttöoikeudet, tarvittavat palvelu- ja kapasiteettiympäristöt, integraatiot, tietokonversiot, koulutus, dokumentaatio, käyttöönotto-, tuki- ja ylläpitopalvelut sekä järjestelmän jatkuva kehittäminen. Toimituskokonaisuus hankitaan pääosin kokonaistoimituksena. Hankintayksikkö tavoittelee nykyaikaista, pitkäikäistä ja ylläpidettävää ratkaisua. Ensisijaisena vaihtoehtona pidetään roolipohjaista SaaS-palvelua, jossa tiedot sijaitsevat EU-/ETA-alueella. Ratkaisun tulee tukea integraatioita, automaatiota, raportointia, tiedolla johtamista sekä tulevaisuudessa myös tekoälyn hyödyntämistä. Rajapintojen tulee olla tietoturvallisia, valvottavia ja mahdollistaa tiedon hyödyntäminen myös muissa tietojärjestelmissä ja data-alustoissa. Hankinnan keskeisenä tavoitteena on turvata konsernin talouden ja liiketoimintaprosessien jatkuvuus, vähentää manuaalista työtä, yhtenäistää master-dataa, mahdollistaa ajantasainen raportointi sekä varmistaa lakisääteisten ja viranomaisvaatimusten täyttäminen koko järjestelmän elinkaaren ajan.Menettelyn pääpiirteetHankintayksikkö kutsuu tähän hankintailmoitukseen jätettyjen osallistumishakemusten ja niiltä vaadittujen oheisliitteiden pisteytyksen perusteella valitut ehdokkaat (5 kpl) jättämään alustavan tarjouksen. Osallistumishakemusten vertailu tapahtuu hankinnan liiteaineistoissa kuvattujen ohjeiden ja menettelyiden mukaisesti: Liite 1. Hankekuvaus Liite 1.1 Arkkitehtuuri Liite 2. Referenssit Liite 3. Kuvaus kyvykkyydestä Liite 3.1 Kuvaus kyvykkyydestä - ohje laadintaan ja arviointiin Liite 4. Alihankkijat Liite 5. Voimavarayksiköt Tarjoajia vaaditaan vahvistamaan hankintayksikölle kirjallisesti yhden viikon kuluessa alustavan tarjouspyynnön toimituksesta, tulevatko ne jättämään tarjouksen. Mikäli tarjoaja ilmoittaa, ettei jätä tarjousta tai jättää osallistumisensa kesken, hankintayksiköllä on oikeus kutsua mukaan osallistumishakemusten vertailussa seuraavaksi sijoittunut ehdokas. Tarjoaja tiedostaa, että tällä menettelyllä mukaan nostettu tarjoaja, saa noin viikon lyhyemmän vastausajan alustavan tarjouksen jättämiselle. Alustavien tarjousten perusteella käynnistetään neuvotteluvaihe, jossa neuvotellaan tarjousten parantamisesta, mutta hankinnan vähimmäisvaatimuksista tai vertailuperusteista ei neuvotella. Tarjoajan tulee täyttää seuraavat ehdot tullakseen valituksi mukaan neuvotteluvaiheeseen: 1) alustava tarjous on toimitettu hankintayksikön antaman ohjeistuksen mukaisesti 2) Tarjoaja on sisällyttänyt tarjoukseensa kaikki vaaditut dokumentit ja selvitykset 3) Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin 4) Tarjoaja on sijoittunut kahdesta neljään (2–4) kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjoajan joukkoon. Hankintayksikkö päättää, kuinka monta tarjoajaa kutsutaan tarjousneuvotteluihin. Tarjousten vertailu toteutetaan erikseen hankintayksikön tarjouspyynnössä tarkentamilla hinta- ja laatupisteiden painoarvoilla. Arvioitaessa kokonaistaloudellisesti edullisinta alustavaa tarjousta tai lopullista tarjousta otetaan huomioon sekä hintapisteet että laatupisteet seuraavan kaavan mukaisesti: kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous = painotetut hintapisteet + painotetut laatupisteet. Neuvottelujen päätyttyä vähintään kahdelle jäljellä olevalle tarjoajalle lähetetään lopullinen tarjouspyyntö määräaikoineen. Lopullisista tarjouksista ei enää neuvotella, ja toimittaja valitaan lopullisten tarjousten perusteella asetettujen vertailuperusteiden mukaisesti. Hankintayksikkö varaa oikeuden keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan, mikäli siihen on hankintalainsäädännössä tarkoitettu perusteltu syy, kuten hankintatarpeen olennainen muuttuminen, hankinnan kohteen muuttuminen, määrärahojen tai rahoituksen muuttuminen taikka muu hankintayksikön toimintaan tai hankinnan toteuttamisedellytyksiin vaikuttava olennainen muutos.