Kiinteistötietojärjestelmän hankinta

Hankinnan tavoitteena on hankkia nykyaikainen, kokonaisvaltainen ja integroitavissa oleva toiminnanohjausjärjestelmä, joka tukee vuokrataloyhtiön keskeisiä prosesseja yhtenäisesti yhdestä järjestelmästä. Hankinnan kohteena on vuokrataloyhtiön kokonaisjärjestelmä (SaaS-palvelu), joka kattaa mm. seuraavat keskeiset toiminnallisuudet: • asiakas- ja kohdetietojen hallinta sekä hakutoiminnot • vuokrasopimusten hallinta • reskontrat ja laskutus • sopimusten päättämiseen liittyvät prosessit • huoltokirja ja vikailmoitusten hallinta • asiakasviestintä, varaukset ja tiketöinti Hankinnan kohteen sisältö, laajuus, vähimmäisvaatimukset sekä palvelun toteuttamista koskevat ehdot on kuvattu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Tarjouspyynnön liitteet, mukaan lukien palvelukuvaus (Liite 1), vaatimusmäärittely (Liite 2) ja hintaliite (Liite 3), ovat osa hankinta-asiakirjoja ja niissä esitetyt vaatimukset sekä tiedot ovat tarjoajaa sitovia. Tarjoajan tulee laatia tarjouksensa tarjouspyynnön ja kaikkien sen liitteiden mukaisesti.Menettelyn pääpiirteetHankinta toteutetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain mukaisena EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana käyttäen avointa menettelyä. Avoimessa menettelyssä kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Hankinnasta julkaistaan hankintailmoitus ja tarjouspyyntö sähköisessä hankintajärjestelmässä. Tarjoajien soveltuvuus arvioidaan tarjouspyynnössä asetettujen soveltuvuusvaatimusten perusteella. Tämän jälkeen tarkastetaan tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Tarjousvertailuun otetaan mukaan vain ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset ja ovat muuten tarjouspyynnön mukaisia. Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjoukset vertaillaan tarjouspyynnössä ilmoitettujen hinta- ja laatukriteerien perusteella. Tarjous, joka saa vertailussa suurimman kokonaispistemäärän, valitaan voittajaksi. Hankintayksikkö tekee hankintapäätöksen tarjousvertailun perusteella. Päätös perusteluineen annetaan tiedoksi tarjoajille sähköisesti. Hankintasopimus syntyy vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman tai hankintalaissa säädetty odotusaika on kulunut, ja osapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen hankintasopimuksen. Hankinnan kohteena on yksi yhtenäinen järjestelmäkokonaisuus, jonka toiminnallisuudet, ylläpito, integraatiot ja tuki muodostavat toisiinsa kiinteästi liittyvän kokonaisuuden. Hankinnan jakaminen osiin voisi vaarantaa järjestelmän teknisen yhteensopivuuden, vastuunjaon selkeyden sekä palvelun hallittavuuden ja kustannustehokkaan toteuttamisen. Tämän vuoksi hankintayksikkö on arvioinut, ettei hankinnan jakaminen osiin ole tarkoituksenmukaista.