Search

  • Search

    Ministry of Foreign Affairs of Denmark tender for canteen services and meeting catering at the Permanent Representation of Denmark to the European Union

    The Ministry of Foreign Affairs of Denmark

    Ministry of Foreign Affairs of Denmark tender for canteen services and meeting catering at the Permanent Representation of Denmark to the European Union

    1. Competition notice published

      Sep 22, 12:00 PMSeptember 22, 2026 12:00 PM

    2. Tender submission deadline

      Oct 13, 11:00 AMOctober 13, 2026 11:00 AM

    3. Tender validity period

      Apr 13, 11:00 AMApril 13, 2027 11:00 AM

    Brief

    Belgium: Tenders/The Ministry of Foreign Affairs of Denmark/Ministry of Foreign Affairs of Denmark tender for canteen services and meeting catering at the Permanent Representation of Denmark to the European Union
    Brief

    Kantine- og cateringvirksomhet

    The Ministry of Foreign Affairs of Denmark needs canteen services and meeting catering for the Permanent Representation of Denmark to the European Union in Brussels, Belgium, for a duration of 5 years, with a maximum total value of 1,700,000 EUR. The services include daily food and beverage for employees and authorized users, meeting catering for various events, fruit arrangements, and coffee/tea supplies. The buyer seeks a supplier capable of delivering high standards of hospitality, professionalism, reliability, and flexibility within a diplomatic environment, noting that the buyer will cover wage costs to ensure advantageous canteen prices. Award criteria are Price (60%) and Quality (40%). Suppliers must document technical and professional ability by providing details of at least two (2) and a maximum of four (4) relevant contracts performed within the last 3 years, including a description, amount, start/end dates, and recipient contact information.

    About the bid

      The Ministry of Foreign Affairs of Denmark at the Permanent Representation of Denmark to the European Union (contracting entity) wants to enter into a contract regarding delivery of canteen services and meeting catering. Canteen services concerns delivery of daily food and beverage services for employees and authorised users of the contracting entity's location. Meeting catering include delivery of food and beverage services in support of meetings, workshops, conferences, receptions and internal gatherings. Furthermore, the supplier shall deliver a fruit arrangement and deliver coffee, tea etc. to the contracting entity's coffee stations. The contracting entity operates within a dynamic international environment and serves as Denmark's official diplomatic mission to the European Union. In addition to supporting the daily activities of employees and visitors, the contracting entity regularly hosts official meetings, working lunches, receptions, cultural events and diplomatic engagements involving national and international stakeholders. Hospitality services therefore play an important role in supporting both the operational functioning and the external representation of the contracting entity. The contracting entity seeks a supplier capable of delivering consistently high standards of hospitality while demonstrating professionalism, reliability, flexibility and an understanding of the specific requirements associated with a diplomatic environment. The contracting entity wants to maintain a price level comparable to that of other private and public canteens. The contracting entity will therefore cover wage costs associated with operating the canteen and thereby ensuring advantageous prices in the canteen. See Annex 5 (Supplier’s charges).Main features of the procedureThe procedure for the competitive procurement resembles that of an open procedure and is divided into the following phases: tender phase and award. The tenderers are to prepare their tenders on the basis of the tender documents and to submit their tender before expiry of the deadline for submission of tender. In this period, the tenderer may participate in an information meeting. The contracting entity will open and review the tender to verify whether it fulfils the formal requirements of the tendering procedure. The contracting entity will then evaluate the compliant tenders in accordance with the award criterion set out in the tender specifications. The contracting entity will decide on award of the contract and inform the tenderers simultaneously of its decision. See tender specifications for further information about the tendering procedure.

      Contact name
      Peter Thomsen
      Contact phone
      33 92 00 99
      Contact email
      pethom@um.dk
      Address
      Rue d’Arlon 73, 1040 Brussels

    Custom Assessment Criteria

    Start a free trial to ask your own questions about the tender and get AI-generated answers.

    Award Criteria

    • Description

      See tender specifications for information.

    • Description

      See tender specifications for information.

    Qualification requirements

    • Description

      Leverandøren skal ha utført minimum to (2) kontrakter innenfor kantinetjenester og møtecatering de siste 3 årene.

      Documentation Requirement

      Leverandøren må fylle ut en liste med minimum 2 og maksimum 4 kontrakter. Hvis en leverandør har oppført mer enn 4 kontrakter, vil oppdragsgiver kun lese og vurdere de 4 nyeste kontraktene (først basert på sluttdato, deretter basert på startdato). Hver oppførte kontrakt skal inneholde følgende informasjon: en beskrivelse av kontrakten (art og mengde tjenester fra leverandøren og hvordan de sammenlignes med beskrivelsen av denne anskaffelsen), beløp (godtgjørelse mottatt av den økonomiske aktøren for utførelsen av tjenestene), startdato (dato for inngåelse av kontrakten), sluttdato (dato for fullføring av tjenestene), og mottaker (navn og kontaktinformasjon). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontakte mottakerne av tjenestene eller kreve uttalelser fra mottakerne, som bekrefter at leverandøren har utført de oppførte kontraktene, som dokumentasjon i forbindelse med den tekniske og faglige evnen. Leverandøren må oppgi informasjonen i tilbudsbrevet.

    Previous Contract Winners

    Start a free trial to see who has won similar tenders for this buyer.

    See the full notice

    Contracting authority
    The Ministry of Foreign Affairs of Denmark
    Title
    Ministry of Foreign Affairs of Denmark tender for canteen services and meeting catering at the Permanent Representation of Denmark to the European Union
    Type
    CompetitionPrequalification
    Main code
    55510000Canteen services
    Supplemental codes
    55500000Canteen and catering services
    Location
    Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad
    Estimated value
    €1,700,000.00
    Duration
    5 years

    Active similar competitions

    • Aarhus Universitet

      Kantine- og cateringvirksomhet

      Kantinedrift på Aarhus Universitet Campus Herning

      Aarhus Universitet søger kantinedrift til Campus Herning i Vestjylland over 4 år, med en maksimal totalværdi på 10,2 millioner DKK. Udover den daglige kantinedrift skal leverandøren også levere forplejning til møder, konferencer og arrangementer. DinnerdeLuxe ApS har en lignende kontrakt i dag. Tildelingskriterierne vægtes som pris (40%), kvalitet (45%) og bæredygtighed (15%). Der kræves minimum 1 og maksimalt 3 referencer på tilsvarende kantinedrift udført inden for de seneste 3 år.

      CompetitionSep 15, 2026
      Oct 20, 2026(11 days)
      DKK 10,200,000

    • Gentofte Kommune

      Kantiner og cateringtjenester

      Levering af hoved- og biretter til plejeboliger og Center for Rehabilitering og Forebyggelse i Gentofte Kommune

      Gentofte Kommune har brug for levering af hoved- og biretter til plejeboliger og Center for Rehabilitering og Forebyggelse i Gentofte Kommune, med en maksimal totalværdi på 150 millioner DKK over 8 år. Formålet er at levere indbydende, appetitvækkende og velsmagende mad af høj ernæringsmæssig og fødevarehygiejnisk kvalitet, der minimerer fejlernæring og understøtter spisemiljøet. Leverandøren skal tilbyde måltider, der kulinarisk og ernæringsmæssigt tilgodeser den enkelte borgers behov og ønsker, og normalkost samt energi- og proteinrig kost til raske ældre må ikke leveres som frost. Tilbud evalueres på pris (50%) og kvalitet (50%), hvor kvalitet yderligere opdeles i kvalitet (30%) og service (20%).

      Framework agreementSep 21, 2026
      Oct 21, 2026(12 days)
      DKK 150,000,000

    • Fællesindkøb Midt

      Engroshandel med nærings- og nytelsesmidler

      Udbud på fødevarer til Hedensted, Horsens, Odder og Samsø Kommuner

      Fællesindkøb Midt har brug for indkøb og levering af fødevarer til Hedensted, Horsens, Odder og Samsø Kommuner i Østjylland. Kontrakten har en varighed på 8 år og en maksimal totalværdi på 520 millioner DKK. Leveringen omfatter fødevarer til små, mellemstore og store leveringssteder med varierende behov og produktionskapacitet. Dansk Cater A/S har en lignende kontrakt i dag. Tildelingskriterierne er pris (70%) og service (30%), hvor service evalueres ud fra bestillingsfrister (40%), reduktion af madspild (20%) og leveringssikkerhed (40%).

      Competition with qualificationSep 28, 2026
      Oct 29, 2026(20 days)
      DKK 520,000,000

    • Ministry of Foreign Affairs of Denmark

      Renholdstjenester, drift og vedlikehold

      Open procedure regarding contract for cleaning services

      The Ministry of Foreign Affairs of Denmark needs cleaning services for the Danish, Icelandic, Norwegian, and Swedish Embassies, as well as the shared Felleshus building, in Berlin, Germany. The contract has a maximum total value of 850,000 EUR over 5 years and includes regular cleaning, deep cleaning, internal glass cleaning, special cleaning, and ad-hoc cleaning for approximately 3,285 m² of building area and 2,400 m² of underground parking. The award criteria are Price (65%), Quality (30%), and Sustainability (5%). Tenderers must have performed a minimum of 3 cleaning service contracts within the last 3 years.

      CompetitionSep 30, 2026
      Oct 8, 2026(0 days)
      €850,000

    • Egedal Kommune

      Kantiner og cateringtjenester

      Light-udbud: Levering af sund frokostordning til daginstitutioner i Egedal Kommune

      Egedal Kommune søger en leverandør til en rammeaftale om levering af sunde frokostordninger til kommunens daginstitutioner (vuggestuebørn 0-2 år og børnehavebørn 3-6 år) i Københavns omegn. Rammeaftalen har en varighed på 4 år og en maksimal totalværdi på 70 millioner DKK. Leverandøren skal have en gennemsnitlig årlig omsætning på minimum 2.500.000 DKK inden for levering af frokostmåltider til kommunale vuggestuer og børnehaver de seneste 3 afsluttede regnskabsår, en erhvervsansvarsforsikring med en dækning på mindst 1 million DKK pr. skade, og kan dokumentere minimum én relevant reference (levering af frokostmåltider til kommunal vuggestue og børnehave med en samlet volumen på mindst 8.000 kuverter pr. år) inden for de seneste 3 år.

      Framework agreementOct 2, 2026
      Nov 3, 2026(25 days)
      DKK 70,000,000